Identity en access management
AlexisHR Google Workspace koppeling: een Google-account dat de medewerker volgt, van onboarding tot vertrek
Met een koppeling tussen AlexisHR, nu Simployer One, en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker een Google-account met werkadres, en houdt KoppelHet bedrijf, afdeling, functie en leidinggevende in Google bij. Zodra AlexisHR het vertrek meldt, wordt het account geschorst.
Wat de koppeling doet
Organisaties die AlexisHR voor HR gebruiken en in Google Workspace werken, maken het Google-adres bij de onboarding vaak los aan. Daarna loopt Google niet meer mee. Afdeling en functie blijven leeg of verouderd, en een vertrekker houdt zijn account tot IT het zelf schorst.
- Een Owner in AlexisHR maakt een API-sleutel voor KoppelHet, en in Google krijgt een serviceaccount rechten op gebruikers.
- Bij de onboarding maakt KoppelHet het Google-account aan, met het werkadres uit AlexisHR.
- Na de melding dat de medewerker is aangemaakt of gewijzigd, vult KoppelHet bedrijf, afdeling, functie en leidinggevende in Google aan.
- Bereikt de offboarding de einddatum, dan schorst KoppelHet het Google-account.
- Na een afgesproken termijn gaan de bestanden naar de leidinggevende en wordt het account verwijderd.
Waar je op let bij AlexisHR en Google Workspace
- KoppelHet zet de privételefoon uit AlexisHR als herstelnummer in Google. Google wil dat nummer internationaal, met een plusteken. KoppelHet zet een Nederlands of Zweeds nummer om naar dat formaat.
- KoppelHet werkt aan de Google-kant met een serviceaccount dat alleen gebruikers en groepen mag beheren, zodat de koppeling niet op het persoonlijke account van een superbeheerder draait.
- Een account kan alleen op een domein dat in Google actief is en geen alias is. Hebben dochterbedrijven een eigen domein, dan kiest KoppelHet per bedrijf in AlexisHR het domein en de organisatie-eenheid, en meldt het een werkadres op een aliasdomein voordat Google het weigert.
- AlexisHR meldt een vertrek pas met een webhook als de einddatum van de offboarding is bereikt. KoppelHet schorst het Google-account op die melding, zodat Gmail en Drive dicht gaan op de dag dat het dienstverband eindigt en niet bij het starten van de offboarding.
- In AlexisHR verwijst een medewerker naar het nummer van zijn leidinggevende, terwijl Google bij de relatie manager een e-mailadres verwacht. KoppelHet zoekt het Google-adres van die leidinggevende op, zodat de organisatiestructuur in Google Contacts en het adresboek klopt.
- Elke webhook van AlexisHR heeft een vast eventId en een handtekening. KoppelHet controleert de handtekening en verwerkt een melding die twee keer binnenkomt maar één keer, zodat een account niet twee keer wordt aangemaakt of hernoemd.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Is AlexisHR hetzelfde als Simployer One?
Ja. AlexisHR heet nu Simployer One; de API is dezelfde.
Wat gebeurt er met de bestanden van een vertrekker?
Die gaan na de afgesproken termijn naar de leidinggevende uit AlexisHR, daarna wordt het account verwijderd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AlexisHR via de HRM One API (api.alexishr.com/v1, bearer token met owner-rechten): GET /employee met employeeNumber, workEmail, title, managerEmployeeId, departmentId, companyId en endDate, en filters[updated][$gte] voor de nachtelijke vergelijking. Webhooks employee.created, employee.updated en employee.offboarded met eventId en X-Simployer-Signature (HMAC-SHA256).
- Google via de Admin SDK Directory API (users met primaryEmail, name, externalIds, orgUnitPath, organizations met department en title, relations type manager, recoveryPhone in E.164, suspended) en de Data Transfer API, met een serviceaccount met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AlexisHR | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | externalIds (type organization) | |
firstName en lastName | name.givenName en name.familyName | Bij aanmaken |
workEmail | primaryEmail | Actief domein, geen alias |
Privételefoon | recoveryPhone | Omgezet naar E.164 |
companyId | orgUnitPath | |
departmentId | organizations.department | |
title | organizations.title | |
managerEmployeeId | relations (type manager) | Als Google-adres van de leidinggevende |
Webhook employee.offboarded | suspended = true |
Gerelateerd
AlexisHR → Active Directory
AlexisHR Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein vanuit Simployer One
AlexisHR → AFAS Profit
AlexisHR (Simployer One) koppelen met AFAS: de Nederlandse vestiging in AFAS Profit Payroll
AlexisHR → Microsoft Entra ID
AlexisHR Entra ID koppeling: gebruikers met personeelsnummer en groepen, geblokkeerd bij vertrek
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie