Payroll koppeling
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
Met een koppeling tussen AlexisHR en Loket komen medewerkers van het Nederlandse bedrijf in AlexisHR als conceptwerknemer in Loket, met naam en tussenvoegsel, BSN, contractduur, werkweek en salaris. Een salariswijziging of een einddatum in AlexisHR gaat daarna ook naar Loket, zodat de salarisadministratie niet meer op lijstjes hoeft te wachten.
Wat de koppeling doet
Organisaties die AlexisHR gebruiken voor teams in Scandinavië en Nederland en de Nederlandse salarissen in Loket verwerken, typen nieuwe Nederlandse medewerkers nu over. AlexisHR is ingericht op Scandinavische payroll, dus naamopbouw, BSN en contractduur moeten bij die stap elke keer met de hand worden aangepast.
- HR neemt iemand aan bij het Nederlandse bedrijf in AlexisHR, met het persoonsnummer met landcode NL.
- KoppelHet maakt een conceptwerknemer in Loket bij de werkgever die bij dat companyId hoort, met het tussenvoegsel apart.
- Het BSN gaat via het eigen BSN-onderdeel van het concept; de salarisadministratie vult cao en loonheffingskorting aan.
- Een nieuwe salarisregel of werkweek in AlexisHR wordt een nieuw record in Loket met dezelfde ingangsdatum.
- Een einddatum beëindigt het dienstverband in Loket.
Waar je op let bij AlexisHR en Loket
- Loket heeft aparte velden voor voorletters, tussenvoegsel en achternaam, en een instelling voor hoe de naam op de loonstrook staat. AlexisHR heeft alleen voornaam en achternaam. KoppelHet haalt het tussenvoegsel uit de achternaam en zet het in het juiste veld; de salarisadministratie ziet de splitsing in het platform.
- Het BSN heeft in Loket een eigen onderdeel van de conceptwerknemer. KoppelHet vult dat alleen met een persoonsnummer uit AlexisHR met landcode NL; een Zweeds of Noors nummer van iemand die naar Nederland verhuist, gaat er nooit in.
- Een contracttype in AlexisHR kan een maximale duur in maanden hebben. KoppelHet zet het dienstverband in Loket dan als bepaalde tijd met de berekende einddatum, zodat de salarisadministratie in Loket ziet wanneer het contract afloopt.
- Een werkweek in AlexisHR geldt voor een kantoor of voor één medewerker. KoppelHet neemt de persoonlijke werkweek als die er is, anders die van het kantoor, en zet in Loket of het patroon elke week gelijk is.
- AlexisHR kent belastingtabel en -kolom bij de medewerker. Dat zijn Zweedse loonheffingsgegevens; KoppelHet stuurt ze niet naar Loket, waar de salarisadministratie loonheffingskorting en tabel zelf instelt.
- Een salarisregel in AlexisHR heeft een uitbetaalperiode van per uur tot per jaar. Een uurloon wordt in Loket een uurloon, een maandbedrag een periodeloon; andere periodes rekent KoppelHet om naar de verloningsperiode van de Loket-werkgever en toont de omrekening.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met een administratiekantoor dat Loket beheert?
Ja. Het kantoor geeft de koppeling toegang tot jullie werkgever en ziet de nieuwe concepten met een melding over het tussenvoegsel.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AlexisHR via de HRM One API (api.alexishr.com/v1, bearer access token met eigenaarsrechten, alleen lezen) - /employee (ssn, ssnCountry, bankAccount), /employment (startDate, endDate, effectiveEndDate, terminated), /employment-type (maxMonths), /work-week, /compensation (payoutPeriod) en /company, met filters op updated en companyId. Geen webhooks in de publieke documentatie.
- Naar Loket via de Loket REST API met OAuth - PostConceptEmployeeByEmployerId (initials, prefix, howToFormatLastName, employmentDurationType, commissionUntilDate), PutCitizenServiceNumberByConceptEmployeeId, PostWorkingHoursByEmploymentId (regularWorkPattern), PostWageByEmploymentId en PatchTerminateByEmploymentId.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AlexisHR | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
employee.id | Vrij veld bij de werknemer | Vaste sleutel |
firstName en lastName | Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | Tussenvoegsel afgesplitst |
ssn met ssnCountry NL | Burgerservicenummer van het concept | |
companyId | Werkgever in Loket | |
employment.startDate en employment-type maxMonths | Begindatum, duur en einddatum dienstverband | |
work-week (working en duration per dag) | Arbeidstijd en werkpatroon | |
compensation (amount, payoutPeriod, effectiveDate) | Loon per periode of per uur | |
bankAccount.iban | IBAN zonder spaties | |
effectiveEndDate of endDate | Einde dienstverband |
Gerelateerd
AlexisHR → Active Directory
AlexisHR Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein vanuit Simployer One
AlexisHR → AFAS Profit
AlexisHR (Simployer One) koppelen met AFAS: de Nederlandse vestiging in AFAS Profit Payroll
AlexisHR → Microsoft Entra ID
AlexisHR Entra ID koppeling: gebruikers met personeelsnummer en groepen, geblokkeerd bij vertrek
AlexisHR → Google Workspace
AlexisHR Google Workspace koppeling: een Google-account dat de medewerker volgt, van onboarding tot vertrek