HR naar ITSM
AlexisHR TOPdesk koppeling: kantoren als vestigingen, teams en afdelingen, en meldingen voor nieuwe en vertrekkende collega's
Met een koppeling tussen AlexisHR en TOPdesk staat iedere medewerker uit AlexisHR als persoon in TOPdesk, bij het juiste kantoor en de juiste afdeling, en krijgt de servicedesk een onboardingmelding voor de startdatum en een offboardingmelding voor de einddatum. KoppelHet rekent die datums om met de tijdzone van het kantoor, zodat een melding voor Amsterdam of Stockholm op de goede dag staat.
Wat de koppeling doet
Organisaties met AlexisHR en een Nederlandse vestiging die IT via TOPdesk regelt, hebben vaak kantoren in meerdere landen in één HR-account. Zonder koppeling weet de Nederlandse servicedesk niet welke nieuwe collega's bij hen horen, en lopen datums van vertrek een dag uit de pas omdat HR in een andere tijdzone werkt.
- HR maakt de medewerker in AlexisHR aan, met kantoor, afdeling, team en leidinggevende.
- KoppelHet krijgt employee.created, haalt de medewerker op en zet de persoon in TOPdesk als het kantoor door deze servicedesk wordt bediend.
- Vier weken voor de startdatum, gerekend in de tijdzone van het kantoor, komt een onboardingmelding bij de behandelaarsgroep.
- Bij een overstap naar een ander kantoor, team of afdeling past KoppelHet de persoon aan en meldt het aan de servicedesk.
- Een week voor de einddatum komt de offboardingmelding. Na de einddatum archiveert KoppelHet de persoon.
Waar je op let bij AlexisHR en TOPdesk
- Een kantoor in AlexisHR heeft een eigen naam, telefoonnummer, e-mailadres en tijdzone. KoppelHet maakt per kantoor een vestiging in TOPdesk en zet telefoon en e-mail van het kantoor erbij, zodat de servicedesk weet wie er ter plaatse de laptop in ontvangst neemt.
- De datums in AlexisHR zijn kalenderdagen, en de servicedesk werkt in Nederlandse tijd. KoppelHet rekent de start- en einddatum om met de tijdzone van het kantoor van de medewerker, zodat de streefdatum van een melding niet een dag verschuift.
- AlexisHR stuurt employee.offboarded pas als de offboarding is ingegaan. Dat is te laat om de laptop op te halen. KoppelHet maakt de offboardingmelding al zodra er een einddatum staat, en gebruikt employee.offboarded alleen om de persoon te archiveren.
- Afdelingen in AlexisHR kunnen onder een andere afdeling hangen. TOPdesk kent één platte lijst van afdelingen. KoppelHet zet de bovenliggende afdeling in de naam, zodat twee afdelingen Sales in verschillende landen in TOPdesk niet samenvallen.
- Een medewerker kan in AlexisHR in meerdere teams zitten via aparte teamkoppelingen. TOPdesk heeft daar geen veld voor. KoppelHet zet de teams in de tekst van de onboardingmelding, zodat de servicedesk weet welke teamkanalen en gedeelde mappen nodig zijn.
- Eén AlexisHR-account kan meerdere bedrijven en kantoren in meerdere landen hebben. KoppelHet neemt alleen medewerkers over van de kantoren die deze TOPdesk-omgeving bedient, zodat collega's elders niet als aanmelder in de Nederlandse servicedesk verschijnen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
AlexisHR heet nu Simployer One. Maakt dat uit?
Nee. De API is dezelfde. Gebruiken jullie Simployer One onder die naam, dan geldt de pagina over Simployer en TOPdesk net zo.
Kan de servicedesk ook kantoren in andere landen bedienen?
Ja. Welke kantoren meegaan, leggen we bij de start vast. Elk kantoor wordt een eigen vestiging met een eigen behandelaarsgroep.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AlexisHR via de HRM One API van Simployer (api.alexishr.com/v1, bearer token): GET /employee (employeeNumber, firstName, lastName, workEmail, workPhone, title, officeId, departmentId, companyId, managerEmployeeId, hireDate, endDate, offboardDate), /office (name, phone, email, timezone), /department (parentId) en /employee-team-reference (teamId, employeeId). Webhooks employee.created, employee.updated, employee.deleted, employee.onboarded en employee.offboarded (dit laatste pas als de offboarding ingaat).
- Naar TOPdesk via de TOPdesk REST API met een applicatiewachtwoord: vestigingen en personen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens, archiveren met reden), meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, request, operatorGroup, targetDate, externalNumber).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AlexisHR | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employeeNumber | |
firstName en lastName | firstName en surName | |
workEmail en workPhone | email en phoneNumber | |
title | jobTitle | |
officeId (naam, telefoon, e-mail en timezone via /office) | branch | |
departmentId met parentId | department | Bijvoorbeeld Sales - Benelux |
Teams (employee-team-reference) | Tekst van de onboardingmelding | |
managerEmployeeId | manager | |
endDate met de tijdzone van het kantoor | employmentTerminationDate en targetDate |
Gerelateerd
AlexisHR → Active Directory
AlexisHR Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein vanuit Simployer One
AlexisHR → AFAS Profit
AlexisHR (Simployer One) koppelen met AFAS: de Nederlandse vestiging in AFAS Profit Payroll
AlexisHR → Microsoft Entra ID
AlexisHR Entra ID koppeling: gebruikers met personeelsnummer en groepen, geblokkeerd bij vertrek
AlexisHR → Google Workspace
AlexisHR Google Workspace koppeling: een Google-account dat de medewerker volgt, van onboarding tot vertrek