Payroll koppeling
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll
Met een koppeling tussen BambooHR en ADP iHCM NL gaan salariswijzigingen, bonussen, commissies en uitdiensttredingen van Nederlandse medewerkers uit BambooHR automatisch naar ADP, in de salarisperiode waarin ze horen. HR werkt alleen in BambooHR, en de salarisadministratie hoeft geen bedragen meer over te nemen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in BambooHR doen en de Nederlandse salarissen bij ADP iHCM laten verwerken, exporteren elke maand een rapport en zetten bonussen en commissies met de hand in ADP. Een bonus die HR na de export invoert, komt pas een maand later in de loonstrook.
- ADP of de salarisadministratie maakt de nieuwe medewerker in iHCM aan; KoppelHet koppelt hem één keer aan de BambooHR-medewerker.
- BambooHR meldt een nieuw salaris of een vertrek; KoppelHet haalt de compensatietabel op.
- Het salaris gaat met ingangsdatum naar het dienstverband in ADP.
- Nieuwe bonus- en commissieregels gaan als variabel bedrag naar de ADP-periode van de datum waarop ze verdiend zijn.
- Een vertrek in BambooHR beëindigt het dienstverband in ADP.
Waar je op let bij BambooHR en ADP iHCM
- BambooHR geeft bij een gewijzigde medewerker altijd alle rijen van een tabel terug, ook als er maar één veld veranderde. KoppelHet vergelijkt de bonus- en commissieregels daarom met wat al naar ADP is gestuurd, zodat een oude bonus niet opnieuw wordt uitbetaald.
- Bonussen en commissies staan in BambooHR in eigen tabellen met het bedrag en de datum waarop ze verdiend zijn. ADP koppelt een bedrag alleen aan een run als de begin- en einddatum van de periode precies kloppen. KoppelHet zoekt bij die datum de periode van de paygroup op en stuurt die mee.
- BambooHR legt een salaris vast met een eenheid zoals uur, week of jaar. ADP iHCM kent voor het salaris een bedrag en een salariscode. KoppelHet vertaalt de eenheid naar die code, en houdt een bedrag in dollars tegen, omdat BambooHR vaak vanuit de Verenigde Staten wordt ingericht.
- Webhooks in BambooHR melden wijzigingen in gewone velden, maar niet in eigen tabellen. Een organisatie die bonussen in een eigen tabel bijhoudt, krijgt daarvoor geen melding; KoppelHet leest die tabel elk uur op wijzigingen.
- Wijzigt HR een bonus die al naar ADP ging, dan gaat het verschil naar ADP, bijvoorbeeld min vijftig. Is de aanlevering nog niet verwerkt, dan vervangt KoppelHet hem; ADP keurt dan de hele aanlevering af als één regel niet klopt, dus KoppelHet controleert eerst alle regels.
- Commissies hebben in BambooHR geen eigen reden, bonussen wel. Elk soort krijgt in ADP een eigen variabel veld van de paygroup, zodat de salarisadministratie in iHCM ziet wat een bonus is en wat een commissie.
- BambooHR probeert een mislukte melding tot vijf keer opnieuw, de laatste keer na veertig minuten. Daarna haalt KoppelHet bij de controle vóór de afsluitdatum de compensatietabel op, zodat een gemiste salariswijziging toch op tijd in ADP staat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling nieuwe medewerkers aan in ADP?
Nee. De openbare ADP-gidsen voor iHCM hebben daar geen API voor. ADP of de salarisadministratie maakt de medewerker aan, daarna houdt de koppeling hem bij.
Wat als een bonus na de afsluitdatum wordt ingevoerd?
Dan gaat hij naar de volgende periode, en ziet de salarisadministratie dat in de controle. Een bonus met terugwerkende kracht markeert ADP zelf als zodanig.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via permissioned webhooks (HTTPS, HMAC-SHA256 met X-BambooHR-Timestamp en X-BambooHR-Signature; tot vijf herhalingen na 0, 5, 10, 20 en 40 minuten; velden in custom tables niet ondersteund) en GET /api/v1/employees/changed/tables/{table}?since= voor compensation, bonus, commission en employmentStatus. Velden onder meer employeeNumber, payRate, paidPer, paySchedule; bonus met amount, date, reason en comment.
- ADP iHCM via event notifications (worker.hire), de Base Remuneration Change API (2416 en 2417, één event per aanroep), de Pay Data Input API voor iHCM NL (.add met batch-ID in events/data/output/payDataInput/itemId; .replace met alle velden, alles-of-niets) en de Worker Terminate API. Elke URI in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | payrollfilenumber | Eenmalig gekoppeld aan het associateOID |
paySchedule | payrollGroupCode | Vertaaltabel per betaalschema |
Compensatie: rate | 2417 salarisbedrag | Alleen in euro |
Compensatie: paidPer | 2416 salariscode | Uur, maand of jaar naar de ADP-code |
Compensatie: startDate | effectiveDateTime | |
Bonustabel: amount en date | earningCode Vxxx en earnedPayPeriodStartDate | |
Commissietabel: amount en date | earningCode Vxxx (eigen veld) | |
Employment status: date bij status beëindigd | worker.terminate |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → AFAS Profit
BambooHR AFAS koppeling: contract en salaris automatisch naar de salarisadministratie