Payroll koppeling
BambooHR AFAS koppeling: contract en salaris automatisch naar de salarisadministratie
Met een koppeling tussen BambooHR en AFAS Profit komen nieuwe Nederlandse medewerkers, salarisverhogingen, functiewijzigingen en uitdiensttredingen uit BambooHR automatisch in AFAS, klaar voor de salarisverwerking. Elke wijziging krijgt in AFAS de ingangsdatum uit BambooHR, dus ook een verhoging met terugwerkende kracht wordt goed verrekend.
Wat de koppeling doet
Internationale werkgevers die hun mensen in BambooHR beheren en de Nederlandse BV in AFAS Profit verlonen, typen elke nieuwe collega over uit BambooHR. Een salarisverhoging die HR met terugwerkende kracht in BambooHR invoert, ziet in Nederland niemand.
- HR voert een nieuwe medewerker of wijziging in in BambooHR, zoals altijd.
- KoppelHet ziet de wijziging en houdt alleen de medewerkers van de Nederlandse BV over.
- Een nieuwe medewerker staat daarna in AFAS met persoonsgegevens, contract, functie, rooster, salaris en bankrekening.
- Een nieuw salaris of een nieuwe functie komt in AFAS als wijziging met dezelfde ingangsdatum als in BambooHR.
- Legt HR een datum uit dienst vast in BambooHR, dan wordt het contract in AFAS op die datum beëindigd.
Waar je op let bij BambooHR en AFAS Profit
- BambooHR geeft bij elke wijziging in een dossier de hele historie van die medewerker terug. KoppelHet kijkt per regel of die al in AFAS staat, zodat een oude salarisregel niet opnieuw als wijziging in AFAS komt.
- BambooHR legt vast of iemand een maandsalaris of een uurloon heeft. AFAS maakt hetzelfde onderscheid, dus iemand met een uurloon krijgt in AFAS ook een uurloon en geen omgerekend maandbedrag.
- Soorten dienstverband zijn in BambooHR per organisatie in te richten. KoppelHet vertaalt ze naar de dienstbetrekking in AFAS, zoals fulltimer, parttimer of oproepkracht, met een tabel die we bij de start samen vaststellen.
- BambooHR kent uren per week, maar geen dagen per week. AFAS vraagt in het rooster ook het aantal dagen. Dat komt uit een extra veld in BambooHR of uit een standaardwaarde per contractvorm.
- Het veld voor een identiteitsnummer is in BambooHR niet aan een land gebonden. KoppelHet controleert met de elfproef of het een BSN is voordat het naar AFAS gaat, zodat een buitenlands nummer geen fout of verkeerde aangifte oplevert.
- BambooHR heeft standaard geen veld voor het IBAN. Legt HR het vast in een extra veld, dan gaat het mee en kan AFAS het controleren; anders vult de salarisadministratie het in AFAS in.
- Loonheffingskorting en cao staan niet in BambooHR. De salarisadministratie vult ze in AFAS in, en de koppeling laat ze bij latere wijzigingen staan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook als BambooHR geen IBAN heeft?
Ja. De medewerker komt in AFAS zonder bankrekening en de salarisadministratie vult die aan. Wil je dat niet, dan maken we er een extra veld voor in BambooHR.
Wat als HR een salaris met terugwerkende kracht aanpast?
Het nieuwe salaris heeft in BambooHR de oude ingangsdatum. KoppelHet zet die datum in AFAS, en AFAS verrekent het verschil in de eerstvolgende run.
Kunnen we ook naar Nmbrs in plaats van AFAS?
Ja, BambooHR koppelen we ook met Nmbrs.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR wordt gelezen via de REST API, met het endpoint voor gewijzigde medewerkers en gewijzigde tabeldata op tijdstempel sinds de vorige run, aangevuld met webhooks op geselecteerde velden.
- Gebruikte BambooHR-tabellen zijn jobInfo, compensation (payRate, payType, paidPer) en employmentStatus; uit dienst via terminationDate; BSN uit nationalId.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector KnEmployee, met AfasContract, AfasSalary, AfasBankInfo en het rooster in één bericht.
- Toegang tot BambooHR met een API-key van een aparte gebruiker met alleen leesrechten op de benodigde velden en tabellen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Medewerker (EmId) | |
firstName | Voornaam (FiNm) | |
lastName | Voorvoegsel (Is) en Achternaam (LaNm) | Voorvoegsels zoals van en de afsplitsen |
nationalId | BSN (SoSe) | Alleen als het een geldig BSN is |
hireDate | Begindatum contract (DaBe) | |
employmentStatus | Dienstbetrekking (ViEt) | Bijvoorbeeld Full-Time naar fulltimer, Part-Time naar parttimer |
standardHoursPerWeek | Aantal uren per week (HrWk) | |
jobTitle | Functie (FuId) | Via een vertaaltabel |
department | Organisatorische eenheid (DpId) | Via een vertaaltabel |
payRate, payType, paidPer | Salaris (EmSa) en Soort salaris (SaPe) | |
terminationDate | Einddatum contract (DaEn) |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll