HR naar ERP
BambooHR AllSolutions koppeling: medewerkers van de Nederlandse vestigingen uit BambooHR in AllSolutions
Met een koppeling tussen BambooHR en AllSolutions komt elke medewerker van een Nederlandse vestiging in BambooHR automatisch in het bijbehorende AllSolutions-bedrijf, met afdeling, functie en datum in dienst. Een overplaatsing gaat in AllSolutions door op de ingangsdatum uit de job info van BambooHR, en een vertrek wordt een datum uit dienst.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR voor alle landen in BambooHR voeren en de Nederlandse projecten, uren en facturatie in AllSolutions, voeren nieuwe collega's met de hand in AllSolutions in. Een interne overplaatsing komt daar pas aan als de medewerker meldt dat hij zijn nieuwe project niet ziet.
- HR legt een nieuwe medewerker of overplaatsing vast in BambooHR.
- BambooHR meldt de wijziging; KoppelHet haalt de medewerker op en kijkt of hij bij een Nederlandse vestiging hoort.
- KoppelHet wisselt naar het AllSolutions-bedrijf van die vestiging en maakt de medewerker aan of werkt hem bij.
- Een job info-regel met een latere datum wacht tot die dag; een beëindiging wordt een datum uit dienst.
Waar je op let bij BambooHR en AllSolutions
- Een webhook voor een gewijzigde medewerker vuurt in BambooHR alleen als een gekozen veld verandert. KoppelHet kiest precies de velden die AllSolutions krijgt, zoals afdeling, functie, vestiging en status. Zo leidt een gewijzigd privéadres niet tot een aanroep naar AllSolutions.
- Afdeling, functie en vestiging staan in BambooHR in de job info-tabel, met een ingangsdatum per regel. AllSolutions toont per medewerker de stand van nu. KoppelHet bewaart een regel met een latere datum en zet hem pas op die dag door, zodat uren tot de overplaatsing op de oude afdeling blijven.
- Elke Nederlandse vestiging in BambooHR hoort bij een eigen AllSolutions-bedrijf. Het koppelaccount logt in bij één bedrijf en wisselt via de functie voor inlogbedrijven. KoppelHet wisselt per vestiging, en laat medewerkers van vestigingen buiten Nederland helemaal buiten AllSolutions.
- AllSolutions eist bij aanmaken dezelfde velden als het formulier, ook velden die de klant zelf verplicht heeft gemaakt, en die moeten ook in de formulierinstellingen voor de REST API staan. BambooHR heeft voor zo'n veld vaak geen waarde. KoppelHet legt bij de start per verplicht veld een bron of vaste waarde vast.
- In BambooHR is de datum uit dienst alleen te lezen; HR zet een vertrek via de employment status-tabel. KoppelHet leest die datum en zet hem in AllSolutions als datum uit dienst. De medewerker en zijn uren blijven staan, zodat projecten en facturen kloppen.
- AllSolutions stelt vrije velden open via de REST API, met een eigen label. KoppelHet zet het interne id van BambooHR in zo'n vrij veld. Een medewerker blijft zo te vinden, ook als HR het personeelsnummer in BambooHR later corrigeert.
- BambooHR stuurt geen webhook voor eigen tabellen. Houden jullie bijvoorbeeld een projectrol of kostenplaats in een eigen tabel bij, dan haalt KoppelHet dagelijks de gewijzigde tabelgegevens op, zodat ook die wijziging AllSolutions bereikt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salarisgegevens mee naar AllSolutions?
Nee. De koppeling leest de compensation-tabel van BambooHR niet. Kostprijzen beheert finance in AllSolutions.
Wat als een afdeling niet in AllSolutions bestaat?
Dan weigert AllSolutions de medewerker. KoppelHet meldt welke afdeling ontbreekt en probeert het opnieuw zodra die er is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via de REST API met een API-sleutel van een gebruiker. Event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields, employee.deleted) en het endpoint voor gewijzigde tabeldata als vangnet. Velden employeeNumber, workEmail, hireDate, terminationDate (alleen lezen, via de employmentStatus-tabel); job info als tabel met een datum per regel (location, department, jobTitle).
- AllSolutions via de REST API: POST /api/v1/Login met signature en daarna het token, GET op de actieve weergave, POST per record met dezelfde controles als het formulier, PUT met alleen gewijzigde velden. Formulierinstellingen voor de REST API met alle verplichte velden; het formulier eenmaal in bewerkmodus openen en de instelling opnieuw opslaan, zodat zowel POST als PUT werkt. Wisselen van bedrijf via Inlogbedrijven/-afdelingen (MWZBDR). Vrije velden met een REST API-label.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Personeelsnummer | |
id (BambooHR) | Vrij veld met REST API-label | Vaste sleutel |
firstName, lastName | Naam | |
workEmail | E-mailadres | |
location (job info) | AllSolutions-bedrijf (inlogbedrijf) | Via een tabel |
department (job info) | Afdeling | |
jobTitle (job info) | Functie | |
hireDate en terminationDate | Datum in dienst en datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll