ASVerzuimmelding (SIVI)
BambooHR koppelen met de arbodienst via SIVI: ziekteverlof als verzuimmelding voor Nederland
Met een koppeling tussen BambooHR en de Arbodienst wordt goedgekeurd ziekteverlof van Nederlandse medewerkers in BambooHR automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij de arbodienst, in het SIVI-formaat. Een aanpassing van een ziekmelding in BambooHR gaat als wijziging van hetzelfde verzuimgeval mee, niet als tweede ziekmelding.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR als HR-systeem gebruiken en Nederlandse medewerkers hebben met een arbodienst, houden ziekte vaak bij in BambooHR en daarnaast in het portaal van de arbodienst. Wie een ziekmelding in BambooHR aanpast, moet eraan denken dat ook bij de arbodienst te doen.
- Bij de start kiezen we de time off-types die ziekte zijn en geven de API-gebruiker rechten op die types en op de Nederlandse medewerkers.
- Elk uur haalt KoppelHet de aanvragen op die sinds de vorige keer zijn gewijzigd, met een kleine overlap.
- Goedgekeurde ziekte van een Nederlandse medewerker gaat als ziekmelding naar de arbodienst; een latere aanpassing als wijziging of betermelding.
- Eén keer per dag vergelijkt de koppeling alle lopende ziekte met wat de arbodienst heeft, om verwijderde aanvragen te vinden.
- De retourmelding van de arbodienst staat in het KoppelHet platform; een afkeuring of een verdwenen aanvraag wordt een taak voor HR.
Waar je op let bij BambooHR en Arbodienst (SIVI)
- BambooHR heeft webhooks voor wijzigingen aan medewerkers, maar niet voor time off. KoppelHet vraagt daarom elk uur de aanvragen op die sinds de vorige keer zijn gewijzigd, met een overlap, omdat BambooHR waarschuwt dat een wijziging iets later kan worden vastgelegd dan het tijdstip dat ze draagt.
- Past iemand een aanvraag aan die nog in behandeling is, dan vervangt BambooHR die door een nieuwe aanvraag met een nieuw nummer. KoppelHet houdt het nummer van de eerste aanvraag aan als verzuimgeval, zodat de arbodienst een wijziging krijgt en geen dubbele ziekmelding.
- Een verwijderde aanvraag verschijnt niet meer bij de gewijzigde aanvragen. Daarom vergelijkt de koppeling dagelijks de lopende ziekte in BambooHR met wat de arbodienst heeft; ontbreekt er een, dan krijgt HR een taak.
- Mag de API-gebruiker een medewerker of het ziektetype niet zien, dan geeft BambooHR geen foutmelding maar een lege lijst. Het type ziekte is vaak alleen voor beheerders zichtbaar. We testen bij de start met een bekende ziekmelding of de koppeling haar echt ziet.
- Een aanvraag in BambooHR bevat per datum de hoeveelheid, in uren of dagen. Daaruit rekent KoppelHet per dag het verzuimpercentage, zodat een medewerker die halve dagen werkt bij de arbodienst niet volledig ziek staat.
- Bij een aanvraag kunnen notities van de medewerker en de manager staan, waarin soms een klacht wordt genoemd. De koppeling vraagt de aanvragen op zonder die notities, zodat ze niet eens bij KoppelHet aankomen.
- In BambooHR filtert de begingrens van een zoekvenster op de einddatum van een aanvraag en de eindgrens op de begindatum. De dagelijkse vergelijking gebruikt dat om ook ziekte te vinden die vóór het venster begon en nog loopt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom geen directe melding bij elke ziekmelding?
BambooHR stuurt geen webhook bij time off. Daarom kijkt de koppeling elk uur. Voor een arbodienst is dat ruim op tijd.
Gaan de notities bij een aanvraag mee?
Nee. De koppeling haalt de aanvragen op zonder notities.
Wat als iemand een ziekmelding in BambooHR verwijdert?
Dan ziet de dagelijkse vergelijking dat, en krijgt HR een taak om het met de arbodienst af te stemmen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via GET /api/v1/time_off/requests met updatedSince (ISO 8601, resultaten op updated oplopend), type (ID's van het ziektetype), status (approved, denied, superceded, requested, canceled) en excludeNote; dagelijks met start en end. Velden id, employeeId, start, end, updated, status.status, type.id, amount.unit en dates. Ziektetypes via GET /api/v1/meta/time_off/types. Medewerkers via de employee-API met jobInfo en de event-based webhooks voor employee.created en employee.updated.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met Vangnet J/N (verplicht), organisatie-eenheid en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
employeeId (of employeeNumber) | Identificatie werknemer | Geen BSN |
jobInfo (Nederlandse locatie) | Identificatie dienstverband | |
id van de eerste aanvraag | Verzuimgeval identificatie | Blijft gelijk als BambooHR de aanvraag vervangt |
start | Datum eerste verzuimdag | |
dates (hoeveelheid per dag) en amount.unit | Percentage verzuim | Ten opzichte van de uren per dag |
end + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
department | Organisatie-eenheid, code | |
Eigen veld vangnet | Vangnet J/N | BambooHR kent geen Nederlandse vangnetregeling |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll