Payroll koppeling
BambooHR DATEV koppeling: Duitse mutaties uit BambooHR voor de Steuerberater in DATEV
Een koppeling tussen BambooHR en DATEV zet nieuwe Duitse medewerkers, salarissen met hun ingangsdatum, eenmalige betalingen en vertrek uit BambooHR klaar in DATEV, waar de Steuerberater ze controleert en overneemt. KoppelHet bouwt de aanlevering op de API van BambooHR en levert via de importdienst van DATEV of als ASCII-bestand.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR gebruiken en een Duitse vestiging bij een Steuerberater in DATEV laten verlonen, sturen het kantoor elke maand een export met wijzigingen. Wat na die export in BambooHR verandert, of met terugwerkende kracht ingaat, ziet het kantoor pas een maand later.
- KoppelHet laat in BambooHR een aparte gebruiker aanmaken die alleen de Duitse medewerkers en de velden voor DATEV ziet, met een eigen API-key.
- Webhooks en een uurlijkse ronde over gewijzigde tabellen melden nieuwe gegevens.
- KoppelHet zet de gegevens om naar stam- en mutatiegegevens, met de loonsoorten van het kantoor.
- De aanlevering gaat via de Lohnimportdatenservice naar het DATEV-rekencentrum, of als ASCII-bestand naar het kantoor.
- De Steuerberater neemt de gegevens over in LODAS of Lohn und Gehalt.
Waar je op let bij BambooHR en DATEV
- BambooHR bewaart het salaris als tabel met een ingangsdatum per regel. Zet HR een verhoging een maand terug, dan gaat die met de oorspronkelijke datum naar DATEV, zodat de Steuerberater de nabetaling in de juiste maand berekent.
- Een salaris kan in BambooHR per uur, per maand of per jaar staan. DATEV kent een vast maandbedrag en een uurloon als aparte soorten; KoppelHet zet een jaarsalaris om naar het maandbedrag en laat een uurloon een uurloon.
- BambooHR stuurt geen webhooks voor zelf aangemaakte tabellen. Staan eenmalige betalingen of Duitse gegevens zoals de Steuer-ID in zo'n tabel, dan haalt KoppelHet ze op in de uurlijkse ronde over gewijzigde tabeldata.
- BambooHR heeft geen standaardveld voor een IBAN, en DATEV heeft de bankverbinding nodig om uit te betalen. KoppelHet gebruikt een extra veld in BambooHR, of de Steuerberater vult het IBAN zelf in DATEV in; dat kiezen we bij de start.
- De API-key van BambooHR hoort bij een gebruiker en krijgt diens rechten. Met een aparte gebruiker die alleen de Duitse vestiging ziet, kan de koppeling geen salaris van collega's uit andere landen naar het kantoor sturen.
- Wat het kantoor in DATEV aanvult, zoals Steuerklasse, Krankenkasse en Sozialversicherungsnummer, overschrijft de koppeling niet. BambooHR heeft daar geen standaardvelden voor, dus de Steuerberater blijft daar de bron.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet de Steuerberater iets doen?
Ja. Het kantoor zet de importdienst aan in DATEV, of spreekt af een ASCII-bestand zelf in te lezen, en neemt elke aanlevering over.
Gaan loonstroken terug naar BambooHR?
Niet in de eerste versie. Dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via webhooks op gewijzigde velden en het endpoint voor gewijzigde tabeldata (jobInfo, compensation, employmentStatus en custom tables) op tijdstempel; salaris uit payRate en paidPer, einde uit terminationDate. Webhooks werken niet voor custom tables. API-key van een aparte gebruiker met beperkte rechten.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en mutatiegegevens als ASCII-import via het DATEV-rekencentrum, activering door de Steuerberater, alleen voor geselecteerde partnersoftware) of een ASCII-bestand dat het kantoor in LODAS inleest.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Personalnummer | |
firstName, lastName, dateOfBirth | Vorname, Name, Geburtsdatum | |
hireDate | Eintrittsdatum | |
compensation: payRate, paidPer, startDate | Festbezug of Stundenlohn | Per uur blijft per uur; per jaar wordt een maandbedrag |
Eenmalige betaling (extra tabel) | Lohnart (Bewegungsdaten) | Via een vertaaltabel naar de loonsoorten van het kantoor |
IBAN (extra veld) | Bankverbindung | |
terminationDate | Austrittsdatum |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll