Accounts in applicaties
BambooHR HubSpot koppeling: HubSpot-gebruikers per divisie en afdeling, verlof uit BambooHR als afwezigheid
Met een koppeling tussen BambooHR en HubSpot krijgt een nieuwe medewerker in een commerciële afdeling in BambooHR automatisch een HubSpot-gebruiker, met de rechtenset bij zijn functie en het team van zijn afdeling onder zijn divisie. Goedgekeurd verlof uit BambooHR staat als afwezigheid in HubSpot, en na de terminationDate verdwijnt de HubSpot-gebruiker.
Wat de koppeling doet
Organisaties met BambooHR als HR-systeem en HubSpot voor sales, marketing of service maken HubSpot-gebruikers met de hand aan zodra een manager erom vraagt. Teams lopen achter na een herindeling, verlof van een verkoper is in HubSpot niet te zien, en een vertrekker blijft een seat bezetten.
- BambooHR meldt een nieuwe medewerker of een wijziging in afdeling, divisie, functie of status.
- Valt de medewerker onder een commerciële afdeling, dan maakt KoppelHet een HubSpot-gebruiker met de rechtenset bij zijn functie.
- De gebruiker komt in het team van zijn afdeling, onder het team van zijn divisie.
- Elke dag zet KoppelHet goedgekeurd verlof voor de komende twee weken als afwezigheid in HubSpot.
- Voor de terminationDate krijgt de leidinggevende een overdrachtslijst; daarna verwijdert KoppelHet de gebruiker.
Waar je op let bij BambooHR en HubSpot
- BambooHR werkt met divisies boven afdelingen. HubSpot-teams kunnen een bovenliggend team hebben. KoppelHet zet de divisie als bovenliggend team en de afdeling eronder, zodat een salesmanager per divisie de deals van al zijn afdelingen ziet.
- BambooHR geeft via de API een lijst met goedgekeurd verlof in een periode, standaard vandaag plus veertien dagen. KoppelHet zet dat verlof als afwezigheid in HubSpot, zodat een lead niet bij een verkoper blijft liggen die op vakantie is.
- Een regel in Job Information in BambooHR heeft een eigen datum, en een functiewissel wordt vaak vooruit ingevoerd. KoppelHet past rechtenset en team in HubSpot pas aan op die datum, niet op het moment dat HR de regel opslaat.
- In BambooHR heeft elke medewerker een employment status, zoals Full-Time, Part-Time of Contractor, die per account is in te richten. Per status spreken we af of iemand een HubSpot-gebruiker krijgt, zodat bijvoorbeeld stagiairs zonder seat blijven.
- BambooHR stuurt webhooks alleen voor velden die je laat volgen. KoppelHet volgt alleen werkadres, functie, afdeling, divisie, status en uitdienstdatum, zodat een adres- of salariswijziging HubSpot niet raakt.
- HubSpot heeft geen eigen sleutel voor een BambooHR-medewerker en zoekt een gebruiker op ID of op e-mailadres. KoppelHet bewaart daarom het HubSpot-ID bij het BambooHR-ID, zodat een gewijzigd werkadres de bestaande gebruiker bijwerkt in plaats van een tweede aan te maken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet HubSpot waarom iemand afwezig is?
Nee. Alleen de periode gaat naar HubSpot, niet het soort verlof. Ziekte blijft in BambooHR.
Kan dit ook via SCIM vanuit een identity provider?
HubSpot ondersteunt SCIM bij Professional- en Enterprise-accounts met single sign-on. Teams en afwezigheid regelt SCIM niet; die kan KoppelHet uit BambooHR aanvullen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via event-based webhooks met monitor fields, ondertekend met HMAC SHA-256, en het endpoint voor gewijzigde medewerkers als vangnet. Job Information (date, division, department, jobTitle) en employmentStatus als tabellen met datum; verlof via List Who's Out (goedgekeurd verlof in een periode, standaard vandaag tot veertien dagen vooruit). API-gebruiker zonder toegang tot compensation.
- Naar HubSpot via de user provisioning API (settings/v3/users met idProperty=EMAIL; aanmaken, wijzigen met rechtenset en team, verwijderen), de Teams API met een bovenliggend team en de Users-objecten (hs_job_title, hs_standard_time_zone, hs_out_of_office_hours; tijdzone eerst). Rechtensets met een betaalde seat vragen de scope billing-write.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in HubSpot | Toelichting |
|---|---|---|
id (BambooHR) | Koppeltabel naar de HubSpot-gebruiker | |
preferredName of firstName, lastName | firstName, lastName | |
workEmail | email | Opzoeken in HubSpot met idProperty=EMAIL |
jobTitle | roleId en hs_job_title | Rechtenset via een tabel per functie |
division | Bovenliggend team (parentTeamId) | |
department | primaryTeamId | |
employmentStatus | Wel of geen HubSpot-gebruiker | Bijvoorbeeld geen gebruiker voor stagiairs |
Who's Out (goedgekeurd verlof) | hs_out_of_office_hours | |
terminationDate | Verwijderen van de gebruiker |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll