Payroll koppeling
BambooHR IRIS Payroll koppeling: Britse medewerkers uit BambooHR als employee in Staffology Payroll
Een koppeling tussen BambooHR en IRIS Staffology Payroll maakt een nieuwe Britse medewerker uit BambooHR aan als employee bij de juiste employer in Staffology, met NI-nummer, startdatum en loon, en zet bij vertrek de leaver-gegevens. Loonwijzigingen uit de compensation-tabel van BambooHR gaan mee in de payrun waarin hun ingangsdatum valt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR als HR-systeem gebruiken en de Britse lonen in Staffology draaien, nemen starters en loonsverhogingen met de hand over. Een verhoging die HR in BambooHR met een toekomstige datum vastlegt, wordt in de payroll soms te vroeg of te laat verwerkt.
- HR legt een nieuwe Britse medewerker vast in BambooHR.
- KoppelHet ontvangt de ondertekende webhook en kiest de Staffology-employer bij de locatie.
- KoppelHet maakt de employee aan met naam, adres, NI-nummer, startdatum en loon.
- Een nieuwe loonregel wacht tot de payrun waarin de ingangsdatum valt; KoppelHet leest dan de employee op en schrijft het hele record terug.
- Een beëindiging zet hasLeft en leaveDate in Staffology.
Waar je op let bij BambooHR en IRIS Payroll
- BambooHR heeft een eigen veld nin voor het Britse NI-nummer, naast ssn voor de Verenigde Staten en sin voor Canada. KoppelHet leest voor Staffology alleen nin. Is het leeg bij een Britse starter, dan controleert KoppelHet eerst of de API-gebruiker het veld mag zien, omdat BambooHR velden zonder recht niet teruggeeft.
- BambooHR bewaart loon als regels in de compensation-tabel, elk met een ingangsdatum, en HR legt een verhoging vaak weken vooruit vast. Staffology rekent met de PayOptions van de employee op het moment van de payrun. KoppelHet zet een toekomstige regel daarom pas door in de payrun waarin de ingangsdatum valt.
- Staffology heeft geen PATCH op een employee; een PUT vervangt het hele record. Een webhook van BambooHR meldt alleen de velden die in de webhook zijn ingesteld. KoppelHet leest daarom eerst de employee in Staffology en past alleen het veld aan dat in BambooHR veranderde.
- Het veld terminationDate in BambooHR is alleen-lezen; een vertrek is een nieuwe regel in de employmentStatus-tabel met status en datum. KoppelHet leest die regel en zet hasLeft met leaveDate in Staffology, zodat payroll de laatste betaling in de goede periode doet.
- BambooHR geeft geen webhooks voor eigen tabellen. Houdt de organisatie Britse gegevens zoals een pensioenkeuze in zo'n tabel bij, dan leest KoppelHet die dagelijks via het endpoint voor gewijzigde tabeldata, vóór de payrun.
- Een loonregel in BambooHR heeft een bedrag per Hour, Day, Week, Month of Year en een paytype zoals salary, hourly of pro rata. Staffology wil in PayOptions een periode en een basis. KoppelHet vertaalt per combinatie, en een paytype zonder vertaling gaat naar payroll in plaats van naar Staffology.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan loonstroken terug naar BambooHR?
Niet in de eerste versie. Dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via ondertekende webhooks (HMAC in X-BambooHR-Signature) en de employees-API met nin, hireDate en location; tabellen compensation en employmentStatus, eigen tabellen via het endpoint voor gewijzigde tabeldata. API-key van een aparte gebruiker met rechten op loon en NI-nummer.
- Staffology Payroll REST-API met een API-key als wachtwoord in Basic-authenticatie: POST /employers/{employerId}/employee, GET en PUT op /employers/{employerId}/employee/{id} met het volledige record, PayOptions en leaverDetails.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in IRIS Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
location of division | employerId | Vertaaltabel per Britse entiteit |
firstName, lastName, dateOfBirth | personalDetails | |
nin | personalDetails.niNumber | |
address1, city, zipcode | personalDetails.address | |
hireDate | employmentDetails.startDate | |
compensation-tabel (startDate, rate, paidPer, type) | payOptions (basis, period, payAmount) | |
employmentStatus-tabel (Terminated, date) | leaverDetails (hasLeft, leaveDate) |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll