Payroll koppeling
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Met een koppeling tussen BambooHR en Loket wordt een nieuwe medewerker van de Nederlandse entiteit in BambooHR een conceptwerknemer in Loket, en gaan salaris- en urenwijzigingen met hun ingangsdatum naar het dienstverband. Een beëindiging in BambooHR beëindigt het dienstverband in Loket, zodat het salarisbureau geen mutatielijst meer nodig heeft.
Wat de koppeling doet
Internationale werkgevers die BambooHR gebruiken en hun Nederlandse BV in Loket laten verlonen door een salarisbureau, mailen het bureau elke maand de mutaties. Een loonsverhoging die in BambooHR een maand terug ingaat, wordt daarbij soms gemist.
- HR maakt de nieuwe medewerker aan in BambooHR, met entiteit, startdatum, salaris en uren.
- BambooHR meldt de nieuwe medewerker; KoppelHet haalt de actuele gegevens op.
- In Loket staat een conceptwerknemer bij de werkgever van de Nederlandse BV, met de checklist voor nieuwe medewerkers gestart.
- Een nieuwe regel in de salaristabel van BambooHR gaat met zijn ingangsdatum naar het loon in Loket, omgerekend naar de verloningsperiode.
- Een beëindiging beëindigt het dienstverband in Loket op de einddatum uit BambooHR.
Waar je op let bij BambooHR en Loket
- BambooHR houdt salaris bij als tabel met een ingangsdatum per regel. Een verhoging die HR een maand terug laat ingaan, gaat met die datum naar Loket, dat het verschil binnen hetzelfde jaar zelf verrekent in de volgende run.
- In BambooHR kan een salaris per uur, per maand of per jaar staan. Loket rekent per verloningsperiode; KoppelHet rekent om naar maand, vier weken of week, en een uurloon blijft een uurloon.
- BambooHR stuurt geen directe meldingen voor zelf toegevoegde tabellen. Staan uren of Nederlandse gegevens in zo'n tabel, dan haalt KoppelHet die op in de geplande ronde over gewijzigde tabellen.
- BambooHR heeft geen standaardveld voor het IBAN, Loket vraagt betaalgegevens. We leggen het IBAN vast in een extra veld in BambooHR, of de salarisadministratie vult het in Loket in tijdens de checklist.
- Loket laat een nieuwe werknemer binnenkomen als concept met een eigen checklist. Het salarisbureau controleert en vult aan voordat iemand wordt verloond, en de koppeling overschrijft cao en loonheffingskorting daarna niet.
- BambooHR bevat medewerkers uit alle landen van het bedrijf. Divisie of locatie bepaalt of iemand naar Loket gaat en bij welke werkgever, zodat Amerikaanse collega's buiten de Nederlandse salarisadministratie blijven.
- De koppeling kijkt in BambooHR mee met de rechten van één gebruiker. We laten een aparte gebruiker aanmaken die alleen de Nederlandse medewerkers en de gegevens voor Loket ziet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit als een salarisbureau Loket voor ons beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgever; het ziet nieuwe concepten en wijzigingen in Loket verschijnen.
Moet het hoofdkantoor BambooHR aanpassen?
Alleen een paar extra velden voor Nederland, zoals IBAN en uren per week, als die er nog niet zijn. De rest van de inrichting blijft zoals die is.
Wat als een salarisverhoging in een vorig jaar ingaat?
Dan krijgt het salarisbureau een melding, omdat Loket zo'n correctie niet vanzelf in de volgende run verrekent.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR wordt gelezen via webhooks op gewijzigde velden en het endpoint voor gewijzigde tabeldata (jobInfo, compensation, employmentStatus) op tijdstempel; webhooks werken niet voor custom tables. Salaris uit payRate en paidPer, BSN uit nationalId, einde uit terminationDate. De API-key hoort bij een gebruiker en krijgt diens rechten.
- Naar Loket schrijven we via de Loket REST API met OAuth - concept employee, new hire checklist workflow, loon, arbeidstijd, betaalgegevens en beëindigen dienstverband.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber (of het BambooHR-id) | Personeelsnummer of vrij veld | Vaste sleutel |
firstName en lastName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | Voorvoegsel afsplitsen |
nationalId | Burgerservicenummer | Alleen als HR het in BambooHR vastlegt |
division of location | Werkgever | Bepaalt ook wie naar Loket gaat |
hireDate | Begindatum dienstverband | |
compensation (payRate, paidPer, startDate) | Loon per verloningsperiode, met begindatum | |
Uren per week (eigen veld) | Arbeidstijd | |
IBAN (eigen veld) | Betaalgegevens (SEPA) | BambooHR heeft er standaard geen veld voor |
terminationDate | Einde dienstverband |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll