Identity en access management
BambooHR Okta koppeling: medewerkers uit BambooHR als Okta-gebruikers, ook bij vertrek op tijd
Met een koppeling tussen BambooHR en Okta wordt elke nieuwe medewerker in BambooHR een Okta-gebruiker met functie, afdeling, locatie en leidinggevende, en gaat de toegang dicht op de einddatum in BambooHR. KoppelHet reageert direct op de melding uit BambooHR, ook bij een vertrek met directe ingang, en deactiveert in de tijdzone van de locatie.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR en Okta gebruiken, willen dat de toegang dichtgaat op het moment van vertrek. Een vertrekker houdt nu soms tot de volgende ochtend toegang, en bij een ontslag op staande voet moet HR de IT-afdeling bellen.
- HR maakt in BambooHR een nieuwe medewerker aan met startdatum, functie, afdeling en locatie.
- BambooHR meldt de wijziging; KoppelHet haalt de medewerker op en zet de gebruiker klaar in Okta.
- Op de startdatum wordt de gebruiker actief en kent Okta via groepen de apps van afdeling en locatie toe.
- Het werkadres gaat terug naar BambooHR, zodat HR het juiste adres in het dossier heeft.
- Op de einddatum, in de tijdzone van de locatie, deactiveert KoppelHet de gebruiker; bij een afgesproken ontslagreden meteen.
Waar je op let bij BambooHR en Okta
- KoppelHet reageert op de melding uit BambooHR en deactiveert voor afgesproken ontslagredenen direct, zonder op een geplande import te wachten.
- Bij vestigingen in Europa en Amerika scheelt de tijdzone een halve werkdag. KoppelHet deactiveert aan het einde van de laatste werkdag in de tijdzone van de locatie in BambooHR.
- Stagiairs en inhuur staan niet altijd als medewerker in BambooHR. KoppelHet spreekt per soort dienstverband af wie een account krijgt.
- BambooHR geeft de leidinggevende als e-mailadres, terwijl Okta een verwijzing naar een gebruiker verwacht. KoppelHet zoekt de Okta-gebruiker van de leidinggevende op, zodat goedkeuringen in apps achter Okta bij de juiste persoon uitkomen.
- Een wijziging die vanuit Okta in BambooHR terechtkomt, kan HR-gegevens overschrijven. KoppelHet schrijft alleen het werkadres terug; de rest blijft in BambooHR leidend.
- Een verwijderd dossier in BambooHR is meestal een vergissing, geen vertrek. KoppelHet deactiveert dan niet, maar meldt het aan IT.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst; salarisgegevens uit BambooHR vallen buiten de koppeling. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest BambooHR via event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields, employee.deleted), ondertekend met HMAC SHA-256, en het endpoint voor gewijzigde medewerkers als vangnet. terminationDate en supervisorEmail zijn alleen-lezen; het werkadres gaat terug via update-employee (workEmail).
- Naar Okta schrijven we via de Users API (aanmaken zonder activatie, activeren, deactiveren) of via een Custom Identity Source met de Identity Sources API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Okta | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employeeNumber | |
preferredName of firstName | firstName | |
lastName | lastName | |
Naamgevingsregel | login en email | |
jobTitle | title | |
department | department | |
division | division | |
location | city en countryCode | Via een tabel per locatie, ook voor de tijdzone |
supervisorEmail | managerId en manager | Opgezocht via de Okta-gebruiker van de leidinggevende |
employmentStatus en terminationDate | status (STAGED, ACTIVE, DEPROVISIONED) |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll