HR naar ERP
BambooHR NetSuite koppeling: medewerkers uit BambooHR als employee per subsidiary, met vertrekreden
Met een koppeling tussen BambooHR en Oracle NetSuite wordt elke medewerker uit BambooHR een employee in NetSuite, bij de subsidiary van zijn divisie, met afdeling, locatie, supervisor en functie. KoppelHet vertaalt divisie en afdeling met een tabel naar subsidiary en department, en vult bij vertrek de verplichte vertrekredenen in.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR als HR-systeem gebruiken en NetSuite OneWorld voor meerdere entiteiten, willen employees in NetSuite voor declaraties, goedkeuringen en projecten. Overplaatsingen tussen entiteiten en vertrekredenen blijven daarbij vaak handwerk.
- BambooHR meldt een wijziging; KoppelHet leest job info en employment status met hun datums.
- KoppelHet zoekt de employee in NetSuite op het bewaarde intern ID, of bij de eerste vulling op werkmail en personeelsnummer.
- Divisie, afdeling en locatie worden vertaald naar subsidiary, department en location van die subsidiary.
- De employee wordt aangemaakt of bijgewerkt; een supervisor die nog niet bestaat, gaat eerst.
- Bij een uitdiensttreding vult KoppelHet datum, categorie, reden en regretted, en trekt de toegang in.
Waar je op let bij BambooHR en Oracle NetSuite
- Een divisie in BambooHR heet vaak anders dan de juridische naam van de subsidiary in NetSuite. KoppelHet werkt met een vertaaltabel, zodat jullie beide systemen niet gelijk hoeven te benoemen.
- Een divisie in BambooHR kan pas in de toekomst ingaan. KoppelHet leest de job info met datum en zet de nieuwe subsidiary op de ingangsdatum, zodat een overplaatsing die vooruit is ingevoerd op de juiste dag ingaat.
- Gebruikt NetSuite het bijhouden van vertrekredenen, dan zijn categorie, reden, toelichting en regretted verplicht. BambooHR legt bij een uitdiensttreding het type, de reden en regrettable vast. KoppelHet zet die drie met een tabel om naar de NetSuite-velden, zodat een uitdiensttreding niet blijft hangen op een verplicht veld.
- Een employee die aan de parent subsidiary hangt, is in NetSuite niet meer naar een andere subsidiary te verplaatsen. Gaat zo iemand in BambooHR naar een andere divisie, dan stuurt KoppelHet geen wijziging die NetSuite weigert, maar meldt het aan finance met het voorstel voor een nieuwe employee.
- In NetSuite keurt de supervisor declaraties goed als er geen aparte goedkeurder is. KoppelHet maakt daarom eerst de supervisor aan en houdt een medewerker met een onbekende supervisor vast tot die bestaat.
- BambooHR heeft één lijst met afdelingen voor alle divisies, terwijl een department in NetSuite alleen bruikbaar is bij de subsidiaries waaraan het is gekoppeld. KoppelHet vertaalt de combinatie van divisie en afdeling naar het department van die subsidiary, zodat een medewerker van de Britse divisie niet op een Nederlands department komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat salaris of het loonjournaal mee naar NetSuite?
Nee. Deze koppeling houdt employees actueel. Een journaal uit de payroll kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields, employee.deleted) en gewijzigde tabeldata voor jobInfo (date, division, department, location, jobTitle) en employmentStatus (date, Terminated). Velden terminationTypeId (Death, Resignation (Voluntary), Termination (Involuntary)), terminationStatusId (reden) en terminationRegrettable (Regrettable, Non-Regrettable). supervisorEmail en terminationDate zijn alleen-lezen.
- NetSuite via SuiteTalk REST web services (employee-record) met OAuth 2.0 en een integratierol. Subsidiary op de parent niet te wijzigen; department per subsidiary; met Termination Reason Tracking zijn categorie, reden, toelichting en regretted verplicht; inactief zetten trekt rollen en toegang niet vanzelf in.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Oracle NetSuite | Toelichting |
|---|---|---|
workEmail | Email | |
employeeNumber | Employee ID | |
jobInfo.division | Subsidiary | Vertaaltabel in plaats van naamgelijkheid |
jobInfo.department | Department | Per subsidiary |
jobInfo.location | Location | |
supervisorEmail | Supervisor | |
jobInfo.jobTitle | Job Title | |
terminationTypeId, terminationStatusId, terminationRegrettable | Termination Category, Reason, Details, Regretted |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll