Payroll koppeling
BambooHR Paychex Flex koppeling: medewerkers en loon naar Paychex Flex, met kloppende sleutels
Met een koppeling tussen BambooHR en Paychex Flex gaan nieuwe medewerkers, wijzigingen, vertrek en herintreders uit BambooHR naar Paychex Flex, met persoonsgegevens, functie, leidinggevende en loon. KoppelHet zorgt vooraf dat SSN en personeelsnummers in beide systemen kloppen en neemt ook eenmalige bedragen uit eigen tabellen van BambooHR mee.
Wat de koppeling doet
Organisaties met BambooHR als HR-systeem en Paychex Flex voor de Amerikaanse lonen voeren nieuwe medewerkers en loonwijzigingen vaak twee keer in. Bij het aanzetten van de koppeling blijkt dan dat personeelsnummers of SSN's in beide systemen niet overeenkomen.
- KoppelHet vergelijkt de medewerkers in BambooHR en Paychex Flex op SSN en personeelsnummer en levert een lijst met verschillen.
- HR en payroll lossen de verschillen op in het systeem dat leidend is.
- De klant maakt een API-key aan in BambooHR en kiest welke gegevenssoorten meegaan.
- Nieuwe medewerkers, wijzigingen, vertrek en herintreders gaan uit BambooHR naar Paychex Flex.
Waar je op let bij BambooHR en Paychex Flex
- SSN en Employee ID moeten vooraf in beide systemen kloppen. In BambooHR is employeeNumber een vrij tekstveld dat de organisatie zelf toekent, en het wordt niet automatisch gevuld. KoppelHet vergelijkt vóór de start beide bestanden en maakt een lijst van ontbrekende en dubbele nummers.
- De koppeling stuurt een supervisor ID mee. In BambooHR is supervisorId het personeelsnummer van de leidinggevende, alleen-lezen en afgeleid uit de rapportagelijn. Dat werkt alleen als ook de leidinggevende in Paychex hetzelfde Employee ID heeft.
- Het loon gaat mee met paytype, ingangsdatum en exemption type. BambooHR bewaart dat als payRate, payType, payRateEffectiveDate en exempt, de FLSA-status. Een overuurtarief in BambooHR is alleen te vullen bij Non-exempt; zet HR die status verkeerd, dan komt dat zo ook in Paychex.
- De koppeling werkt met een API-key uit BambooHR, en zo'n key heeft de rechten van de gebruiker die hem maakt. Een key van een gebruiker zonder toegang tot SSN of loon geeft die velden niet door. KoppelHet adviseert een aparte BambooHR-gebruiker met precies de rechten voor de gekozen gegevenssoorten.
- Eenmalige bedragen zoals een bonus staan in BambooHR vaak in een eigen tabel, en voor eigen tabellen geeft BambooHR geen webhooks. Moeten zulke bedragen in dezelfde Amerikaanse run, dan leest KoppelHet de tabel via het endpoint voor gewijzigde tabeldata.
- Een medewerker die via de API in Paychex Flex wordt aangemaakt, krijgt daar de status IN_PROGRESS en moet in Flex verder worden ingericht. KoppelHet meldt zo'n nieuwe medewerker aan de salarisadministratie, zodat hij niet half ingericht blijft staan.
- Paychex geeft bij een nieuwe medewerker een workerId terug. KoppelHet bewaart dat ID bij de medewerker uit BambooHR en gebruikt alleen een workerId uit een geslaagd antwoord, zoals Paychex voorschrijft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat er iets terug van Paychex naar BambooHR?
Nee, de koppeling werkt in één richting. Loonstroken of loonresultaten terug kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest BambooHR via het endpoint voor gewijzigde tabeldata (eigen tabellen zonder webhooks) en de velden employeeNumber, ssn, payRate, payType, payRateEffectiveDate en exempt.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Paychex Flex | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Employee ID | Sleutel; moet in beide systemen gelijk zijn |
ssn | SSN | |
firstName, lastName, dateOfBirth, gender | Demografische gegevens | |
address1, city, state, zipcode, homeEmail, workEmail | Adres en e-mail | |
jobTitle, supervisorId, employmentStatus | Functie, supervisor ID, status | |
payRate, payType, payRateEffectiveDate, exempt | Loon, paytype, ingangsdatum, exemption type |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll