Payroll koppeling
BambooHR Paylocity koppeling: Amerikaanse starters uit BambooHR klaargezet in Paylocity Web Link
Een koppeling tussen BambooHR en Paylocity zet een nieuwe Amerikaanse medewerker uit BambooHR klaar in Paylocity Web Link, met personeelsnummer, SSN, startdatum, afdeling en loon, bij de juiste Company ID. BambooHR en Paylocity hebben samen geen eigen integratie; Flexspring biedt er een aan in de BambooHR Marketplace, en KoppelHet bouwt hem als die niet past.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR voor HR gebruiken en hun Amerikaanse lonen in Paylocity verwerken, typen elke Amerikaanse starter na in Paylocity. Personeelsnummers lopen dan uiteen, en een paytype als pro rata of commission uit BambooHR past niet in de keuze van Paylocity.
- HR legt in BambooHR een nieuwe medewerker vast met een Amerikaanse locatie.
- KoppelHet ontvangt de ondertekende webhook en haalt de velden op, met de rechten van een aparte BambooHR-gebruiker.
- KoppelHet kiest de Company ID bij de locatie of divisie en zet de medewerker klaar in Web Link.
- De Paylocity-beheerder maakt het record af met belastinggegevens en bankrekening.
- Foutmeldingen van Paylocity komen per veld op een lijst voor HR.
Waar je op let bij BambooHR en Paylocity
- BambooHR en Paylocity hebben geen eigen integratie met elkaar. Flexspring staat in de BambooHR Marketplace met koppelingen naar onder meer Paylocity; in het voorbeeld van Flexspring is het personeelsnummer de sleutel, die in beide systemen gelijk moet zijn. KoppelHet bouwt alleen als die route niet past, bijvoorbeeld bij een eigen veldlogica.
- In BambooHR is employeeNumber een vrij tekstveld, terwijl het employeeId in Paylocity maximaal tien tekens mag hebben. KoppelHet controleert de lengte vóór het klaarzetten. Een te lang nummer laat KoppelHet leeg zodat Paylocity er een toekent, en de koppeling legt de relatie vast.
- BambooHR kent paytypes als hourly, salary, commission, pro rata en piece rate, met een bedrag per Hour, Day, Week, Month of Year. Paylocity wil in primaryPayRate alleen Hourly of Salary. KoppelHet vertaalt hourly en salary en rekent een salaris om naar een jaarbedrag; andere paytypes gaan op een lijst voor payroll.
- Paylocity neemt een nieuwe medewerker via de API op als klaargezet record in Web Link, dat een beheerder afmaakt. Een bedrijf in de implementatiefase kan daarbij nog geen toekomstige startdatum aannemen. In BambooHR staat een hireDate vaak weken vooruit; in die fase wacht KoppelHet tot de startdatum.
- Elke payrollentiteit heeft in Paylocity een eigen Company ID van maximaal negen tekens. BambooHR kent geen veld voor de juridische werkgever; organisaties gebruiken daarvoor location of division. KoppelHet legt per waarde de Company ID vast en zet een medewerker zonder bekende waarde niet klaar.
- Een bankrekening via de staging-API vervangt alle direct deposit-gegevens in Paylocity, en BambooHR heeft geen standaardveld voor een bankrekening. KoppelHet stuurt daarom geen bankgegevens; de medewerker vult ze bij de onboarding in Paylocity in.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan loonwijzigingen ook mee?
Niet in de eerste versie. Die kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via ondertekende webhooks (X-BambooHR-Signature) en de employees-API met employeeNumber, ssn, hireDate, location, division, department, payType, payRate en paidPer, met een API-key van een aparte gebruiker.
- Paylocity met OAuth 2.0 client credentials (scope WebLinkAPI): POST /v2/weblinkstaging/companies/{companyId}/employees/newemployees; 201 met trackingNumber, fouten met field, message en path.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Paylocity | Toelichting |
|---|---|---|
location of division | companyId | Eén Company ID per payrollentiteit |
employeeNumber | employeeId | Maximaal tien tekens |
firstName, lastName, ssn, dateOfBirth | firstName, lastName, ssn, birthDate | |
hireDate | status.hireDate | |
department | departmentPosition | |
payType, payRate, paidPer | primaryPayRate (Hourly of Salary) | Vertaaltabel; commission en piece rate naar een lijst |
address1, city, state, zipcode | homeAddress |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll