Verlof, verzuim en uren
BambooHR Planday koppeling: medewerkers, verlof en saldi in de planning, en open diensten na vertrek
Met een koppeling tussen BambooHR en Planday staan medewerkers uit BambooHR in de juiste Planday-afdeling en medewerkersgroep, en komen goedgekeurd verlof en verlofsaldi in de planning. KoppelHet past een gewijzigd e-mailadres direct aan en zet bij vertrek de latere diensten open in het rooster.
Wat de koppeling doet
Organisaties die personeelsgegevens in BambooHR bijhouden en hun vestigingen in Planday laten roosteren, lopen aan tegen saldi die in de Planday-app ontbreken, een nieuw e-mailadres dat niet doorkomt en diensten die na een vertrek aan de oud-collega blijven hangen.
- HR maakt in BambooHR een medewerker aan of wijzigt locatie, functie of werk-e-mail.
- KoppelHet zet de medewerker in de juiste Planday-afdeling en medewerkersgroep, en past bij een nieuw adres de gebruikersnaam aan.
- Goedgekeurd verlof uit BambooHR wordt in Planday ingediend en goedgekeurd; geannuleerd verlof wordt ingetrokken.
- Dagelijks boekt KoppelHet het verschil tussen het saldo in BambooHR en in Planday als correctie.
- Bij een vertrek deactiveert KoppelHet de medewerker op de laatste dag en zet zijn latere diensten open.
Waar je op let bij BambooHR en Planday
- BambooHR geeft per medewerker een saldo per verlofsoort. KoppelHet boekt dagelijks het verschil op de Planday-verlofrekening met de BambooHR-soort in de referentie, en slaat soorten zonder opbouw over, omdat BambooHR die als nul teruggeeft.
- Een nieuw e-mailadres in BambooHR moet ook de gebruikersnaam in Planday worden, anders kunnen er dubbele profielen ontstaan. KoppelHet laat de BambooHR-webhook op het werk-e-mailveld letten en past de gebruikersnaam in Planday meteen aan.
- Zonder verdere instructie blijven diensten na een deactivering op het profiel van de vertrokken medewerker staan. Planday kan bij deactiveren de diensten na de laatste dag loskoppelen. KoppelHet geeft de vertrekdatum uit BambooHR mee en laat die diensten loskoppelen, zodat ze als open dienst in het rooster komen.
- Wie in BambooHR een andere functie krijgt, mag in Planday niet in zijn oude groep blijven, met de loonkosten die daarbij horen. KoppelHet vervangt de groep bij een nieuwe functie in BambooHR.
- BambooHR stuurt geen webhook voor verlof. KoppelHet vraagt elk kwartier de aanvragen op die sinds de vorige ronde zijn bijgewerkt, ook geannuleerde. Een geannuleerde aanvraag die al in Planday stond, trekt KoppelHet daar in, zodat de medewerker weer inplanbaar is.
- Afwezigheid die in een vorig kalenderjaar begon, dient KoppelHet in via de afwezigheids-API van Planday, zodat iemand die over de jaarwisseling vrij is ook in januari als afwezig in het rooster staat.
- Verplichte eigen velden in Planday laten het aanmaken van een medewerker mislukken als ze leeg blijven. KoppelHet vult die velden uit BambooHR of met een vaste waarde per afdeling, zodat ze verplicht kunnen blijven voor wie in Planday zelf medewerkers invoert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het uurloon uit BambooHR mee?
Standaard niet; loonkosten in de planning komen uit de medewerkersgroep. Uurloon kan later als uitbreiding.
Gaan gewerkte uren terug naar BambooHR?
Nee, uren gaan van Planday naar de salarisverwerking.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via de REST API met een API-sleutel van een gebruiker die verlof en vertrekdatum van alle medewerkers mag zien. Event-based webhooks employee.created, employee.updated (alleen op aangevinkte monitor fields, met changedFields) en employee.deleted. Verlof via GET /api/v1/time_off/requests met updatedSince en status (approved, denied, superceded, requested, canceled); saldi via Get Time Off Balance.
- Planday via de Open API met OAuth 2.0. POST en PUT /hr/v1.0/employees (departments, employeeGroups, salaryIdentifier, eigen velden), PUT /hr/v1.0/employees/{employeeId}/change_username, PUT /hr/v1.0/employees/deactivate/{employeeId} (date, keepShifts, terminationTypeId). Verlof via /absence/v1.0/absencerequests (draft, submit, approve, cancel), saldi via POST /absence/v1.0/accounts/{accountId}/adjustments met externalReference.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Planday | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | salaryIdentifier | Het Planday-ID bewaart KoppelHet zelf |
firstName, lastName | firstName, lastName | |
workEmail | userName en email | Bij een wijziging via change_username |
location | departments | |
jobTitle | employeeGroups | Oude groep wordt verwijderd bij een nieuwe functie |
Time off request (approved / canceled) | Absence request, daarna approve of cancel | |
Time off balance (accruing) | Adjustment op de verlofrekening met externalReference | |
terminationDate | deactivate met date en keepShifts false |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll