Verlof, verzuim en uren
BambooHR Quinyx koppeling: medewerkers, goedgekeurd verlof en saldi uit BambooHR in het rooster
Met een koppeling tussen BambooHR en Quinyx komen medewerkers van de vestigingen die in Quinyx roosteren automatisch in de juiste unit, en staat verlof dat in BambooHR is goedgekeurd binnen een kwartier als afwezigheid in Quinyx. Wordt verlof in BambooHR gewijzigd, afgewezen of geannuleerd, dan past KoppelHet de afwezigheid in Quinyx aan, en het saldo per verlofsoort uit BambooHR staat op de tracker in de Quinyx-app.
Wat de koppeling doet
Organisaties die verlof in BambooHR laten aanvragen en goedkeuren, maar in Quinyx roosteren, zetten goedgekeurd verlof met de hand in het rooster. Wordt een aanvraag later aangepast of geannuleerd, dan blijft de oude afwezigheid in Quinyx staan en lijkt iemand vrij die gewoon kan werken.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in BambooHR op een vestiging die in Quinyx roostert.
- KoppelHet maakt de medewerker aan in de Quinyx-unit van die vestiging, met een agreement op basis van de contracturen.
- Een leidinggevende keurt verlof goed in BambooHR. Bij de volgende ronde ziet KoppelHet de wijziging en zet de afwezigheid in Quinyx.
- Wordt de aanvraag gewijzigd of geannuleerd, dan verwijdert KoppelHet de oude afwezigheid en boekt zo nodig de nieuwe.
- 's Nachts zet KoppelHet het saldo per verlofsoort uit BambooHR op de tracker in Quinyx.
Waar je op let bij BambooHR en Quinyx
- BambooHR stuurt webhooks voor aangemaakte, gewijzigde en verwijderde medewerkers, maar niet voor verlof. KoppelHet vraagt daarom elk kwartier de verlofaanvragen op die sinds de vorige ronde zijn bijgewerkt. Volgens BambooHR schuift dat tijdstip mee bij goedkeuren, afwijzen, annuleren, vervangen en bewerken, dus geen wijziging valt tussen de rondes door.
- Bewerkt iemand een aanvraag die nog open staat, dan maakt BambooHR een nieuwe aanvraag met een nieuw id en zet de oude op superceded. Quinyx documenteert voor afwezigheid alleen aanmaken en verwijderen. KoppelHet verwijdert de afwezigheid van het oude id en boekt die van het nieuwe, met de diensten teruggezet op de medewerker.
- BambooHR geeft per aanvraag een bedrag per dag, in uren of in dagen, afhankelijk van de verlofsoort. Een dag met minder uren dan de standaard werkdag van het bedrijf wordt in Quinyx een gedeeltelijke afwezigheid met een percentage. Een volle dag blijft een gewone afwezigheid.
- Mist de BambooHR-gebruiker achter de API-sleutel het recht om het verlof van een collega te zien, dan krijgt hij een lege lijst zonder foutmelding. Voor het rooster lijkt die collega dan nooit vrij. KoppelHet controleert bij de start met bekende aanvragen dat de sleutel alle vestigingen in Quinyx ziet.
- Quinyx weigert een afwezigheid als de time tracker te weinig saldo heeft, of als de medewerker geen geldige agreement heeft. Het verlof is in BambooHR al goedgekeurd, dus opnieuw proberen helpt niet. KoppelHet zet het saldo uit BambooHR op de tracker en meldt een weigering aan de planner met de reden van Quinyx.
- BambooHR geeft bij verlofsoorten zonder opbouw, zoals bijzonder verlof, standaard een saldo van nul terwijl ze wel aan te vragen zijn. KoppelHet zet alleen opbouwende verlofsoorten op een tracker in Quinyx, zodat medewerkers in de app geen nul zien bij verlof waar ze recht op hebben.
- Een webhook voor een gewijzigde medewerker vuurt in BambooHR alleen voor velden die in de webhook zijn aangevinkt. KoppelHet laat precies de velden volgen die Quinyx gebruikt, zoals vestiging, afdeling en uren, zodat een nieuw telefoonnummer geen ronde naar Quinyx oplevert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom elk kwartier en niet direct?
BambooHR geeft geen melding bij verlof. Een vraag per kwartier op de laatste wijzigingstijd is snel genoeg voor de planning en belast BambooHR nauwelijks.
Kunnen medewerkers verlof ook in Quinyx aanvragen?
Wij raden één plek aan: BambooHR, omdat daar het verlofbeleid en de saldi staan. Quinyx toont het verlof en het saldo.
Gaan gewerkte uren terug naar BambooHR?
Niet in deze koppeling. Uren gaan meestal van Quinyx naar de salarisverwerking. Dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via de REST API met een API-sleutel van een gebruiker met rechten op verlof. Medewerkers via event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields, employee.deleted; herhaling bij 5xx tot vijf keer, niet bij 4xx). Verlof via GET /api/v1/time_off/requests met updatedSince en status (approved, denied, superceded, requested, canceled); per aanvraag amount met unit hours of days en dates per dag. Verlofsoorten en de standaard uren per dag via /api/v1/meta/time_off/types; saldi via Get Time Off Balance met policyType accruing of discretionary.
- Naar Quinyx schrijven we medewerkers via de Employees API v3 (POST /hr/v3/employees met badgeNumber, homeGroupId en employmentStartDate) en rollen via /hr/v3/role-assignments. Afwezigheid via de v2 Absences API: POST /v2/schedule/groups/{groupId}/absences en /absences/part-time (absenceRate, absenceRateDirection, splitType), DELETE met reassignBackShifts. Weigeringen zoals ACCRUAL_BALANCE_EXCEEDED en MISSING_AGREEMENT gaan naar de planner. Agreements via wsdlUpdateAgreementsV2, saldi via wsdlUpdateTimeTrackers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Quinyx | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | badgeNumber | Vaste sleutel in Quinyx |
firstName, lastName | personalInformation.firstName, lastName | |
workEmail | email | |
location | employment.homeGroupId | Via een tabel van BambooHR-vestigingen naar Quinyx-units |
hireDate | employment.employmentStartDate | |
standardHoursPerWeek | Agreement (contracturen) | Hele uren per week |
Time off request (approved), type.id | Absence, absenceTypeId | Per verlofsoort een afwezigheidstype |
dates (bedrag per dag) | Absence part-time (absenceRate) | Bij minder dan een volle dag |
Time off balance (accruing) | Time tracker |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll