Payroll koppeling
BambooHR Sage Payroll koppeling: Britse medewerkers uit BambooHR als importbestand voor Sage 50 Payroll
Een koppeling tussen BambooHR en Sage 50 Payroll zet nieuwe en gewijzigde Britse medewerkers uit BambooHR, met NI-nummer, afdeling en loon, klaar als Employee Details-bestand dat payroll in Sage inleest. Sage 50 Payroll heeft geen REST-API, dus de koppeling levert bestanden en een lijst van vertrekkers, en payroll start de import zelf.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in BambooHR en een Britse entiteit die in Sage 50 Payroll wordt verloond, typen nieuwe medewerkers, adreswijzigingen en loonsverhogingen elke maand opnieuw in Sage.
- KoppelHet maakt in BambooHR een API-gebruiker die alleen de Britse medewerkers ziet, met een webhook op de afgesproken velden.
- Wijzigingen worden verzameld tot de afgesproken leverdatum van de periode.
- KoppelHet maakt het Employee Details-bestand en, bij een nieuw tarief, het Hours and Rates-bestand, met de datum in de bestandsnaam.
- Payroll maakt een back-up en leest de bestanden in via File, Data Import.
- Vertrekkers staan op een aparte lijst die payroll in Sage verwerkt.
Waar je op let bij BambooHR en Sage Payroll
- BambooHR heeft een eigen veld nin voor het NI-nummer. KoppelHet zet een Britse starter alleen in het Employee Details-bestand als dat veld gevuld is; zonder NI-nummer komt de starter op een lijst voor HR.
- Het loon staat in BambooHR als payRate met paidPer, van per uur tot per jaar. Het Hours and Rates-sjabloon van Sage past alleen het uurloon of tarief aan van betalingen die al bij een bestaande medewerker horen, en werkt niet voor factored payments. Een nieuw soort betaling zet KoppelHet daarom op de lijst voor handmatige invoer.
- Sinds versie 1.1 van de BambooHR-API is terminationDate alleen-lezen en komt het einde uit de tabel employmentStatus. KoppelHet leest vertrek uit die tabel en zet het op een aparte lijst, omdat payroll een leaver in Sage zelf afrondt.
- Webhooks van BambooHR werken voor velden, ook eigen velden, maar niet voor velden in eigen tabellen. Staat bijvoorbeeld de Britse pensioenkeuze in zo'n tabel, dan haalt KoppelHet die op in een ronde over gewijzigde tabeldata vóór elke leverdatum.
- Sage 50 Payroll leest bestanden alleen in als een gebruiker de import start. Het RTI Payroll ID is na de import niet meer te wijzigen; KoppelHet laat het leeg, zodat Sage het zelf maakt, en zet het BambooHR-personeelsnummer in de referentie.
- Een API-key van BambooHR heeft de rechten van de gebruiker die hem maakt, en webhooks via de API zien alleen wat die gebruiker mag zien. Met een gebruiker die alleen de Britse vestiging ziet, komen salarissen uit andere landen nooit in een Sage-bestand.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft BambooHR een koppeling met Sage 50 Payroll?
Wij vonden er geen. BambooHR noemt voor het Verenigd Koninkrijk onder meer Xero en PayFit.
Kan het bestand automatisch in Sage worden ingelezen?
Niet zonder de SDK uit het betaalde Sage Developers Programme. Payroll start de import, na een back-up.
Gaan uren uit een planningssysteem ook mee?
Niet in de eerste versie. Dat kan later als uitbreiding, als apart timesheetbestand.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via permissioned webhooks (ondertekend met SHA-256 HMAC in X-BambooHR-Signature, tot vijf herhalingen), de employees-API met de velden uit de veldenlijst (onder meer nin, payRate, paidPer, department) en de tabel employmentStatus; eigen tabellen via het endpoint voor gewijzigde tabeldata.
- Sage 50 Payroll via File, Data Import met CSV-sjablonen Employee Details en Employee Payments (Hours and Rates), of Advanced Data Import met eigen CSV- of XLS-bestanden en een veldmapping.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Sage Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | Referentie in Sage | Het RTI Payroll ID blijft leeg; Sage maakt het zelf |
firstName, lastName, dateOfBirth, gender | Persoonsgegevens in Employee Details | |
nin | NI-nummer | |
address1, address2, city, zipcode | Adresregels en postcode | |
department | Afdeling (Company Departments) | |
payRate met paidPer | Tarief van een bestaande betaling (Hours and Rates) | Alleen voor betalingen die al aan de medewerker hangen |
terminationDate (via employmentStatus) | Lijst van vertrekkers |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll