HR naar ERP
BambooHR SAP S/4HANA koppeling: medewerkers uit BambooHR als workforce person met bedrijfscode en kostenplaats
Met een koppeling tussen BambooHR en SAP S/4HANA wordt elke medewerker uit BambooHR een workforce person met werkovereenkomst in SAP S/4HANA, met de bedrijfscode uit de divisie, een standaardkostenplaats en de uren per week uit BambooHR. Wijzigingen in de job info gaan in op hun eigen datum, en een uitdiensttreding sluit de werkovereenkomst af.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR als HR-systeem gebruiken en SAP S/4HANA Cloud voor finance, inkoop en declaraties, laden medewerkers vaak met een sjabloon in S/4HANA. Overplaatsingen tussen divisies en vertrekken komen dan te laat, en wie later op de API overstapt, loopt het risico op dubbele personeelsnummers.
- BambooHR meldt een gewijzigde medewerker; KoppelHet leest de tabellen job info en employment status met hun datums.
- KoppelHet bouwt daaruit perioden met bedrijfscode, kostenplaats en uren.
- De perioden gaan via de replicatie-API naar S/4HANA.
- KoppelHet controleert of ook de zakenpartner is bijgewerkt en meldt fouten per medewerker.
- Een regel Terminated in employment status sluit de werkovereenkomst af op die datum.
Waar je op let bij BambooHR en SAP S/4HANA
- BambooHR laat het personeelsnummer door de organisatie zelf toekennen; het is een vrij tekstveld. S/4HANA neemt als externe persoons-ID maximaal twintig tekens aan. KoppelHet controleert bij de eerste vulling elk nummer op lengte en uniekheid en zet afwijkers op een lijst voor HR, voordat er iets naar S/4HANA gaat.
- Een divisie in BambooHR wordt een bedrijfscode in S/4HANA, en een wissel van bedrijfscode levert daar een nieuw personeelsnummer op. BambooHR legt de divisie per regel in job info vast met een eigen datum. KoppelHet stuurt de overstap pas op die datum en meldt finance welk oud personeelsnummer is blijven staan.
- De datum van uitdiensttreding is in BambooHR alleen-lezen en ontstaat uit een regel Terminated in de tabel employment status. KoppelHet leest die tabel met datum, zodat een uitdiensttreding die vooruit is ingevoerd pas op de juiste dag de werkovereenkomst in S/4HANA afsluit.
- BambooHR kent het betaaltype contract en de status Contractor voor mensen die niet in loondienst zijn. In S/4HANA is dat een dienstverlener, en die vraagt een werkorder met leverancier. KoppelHet stuurt alleen medewerkers in loondienst en zet contractors op een lijst voor inkoop.
- SAP waarschuwt dat een nieuw integratiekanaal dubbele personeelsnummers of zakenpartners kan maken voor mensen die al in S/4HANA staan. Organisaties met BambooHR hebben medewerkers vaak eerder met een sjabloon geladen. KoppelHet vergelijkt bij de eerste vulling de bestaande workforce in S/4HANA met BambooHR en gebruikt dezelfde externe ID, zodat niemand dubbel ontstaat.
- Een webhook van BambooHR voor een gewijzigde medewerker gaat alleen af op velden die vooraf als te volgen velden zijn gekozen. KoppelHet volgt divisie, afdeling, functie, uren en status, en haalt daarnaast dagelijks de gewijzigde tabeldata op, zodat een wijziging buiten die velden toch wordt gezien.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat salaris uit BambooHR naar S/4HANA?
Nee. De API-gebruiker in BambooHR krijgt geen rechten op compensatie.
Werkt dit ook met S/4HANA on-premise?
Deze pagina gaat uit van S/4HANA Cloud Public Edition. Voor on-premise kiezen we bij de start de passende interface.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields en changedFields, employee.deleted) en de endpoints voor gewijzigde tabeldata (jobInfo met date, division, department, jobTitle; employmentStatus met date). terminationDate en employmentHistoryStatus zijn alleen-lezen. API-key van een aparte gebruiker zonder rechten op compensatie.
- SAP S/4HANA Cloud Public Edition via de SOAP-API Replicate Basic Master Data for Workforce from External HR Systems (WORKFORCEPERSONMASTERDATAREPLI, scope item 1FD, SAP_COM_0301). Replicatie in twee stappen: workforce-gegevens en daarna synchronisatie naar de zakenpartner; fouten in het antwoord of in Message Monitoring Overview. PersonExternalID maximaal 20 tekens; dienstverlener vraagt een WorkOrder met Supplier.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in SAP S/4HANA | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | PersonExternalID | Maximaal twintig tekens |
firstName, lastName | Voornaam en achternaam | |
workEmail | E-mailadres | |
jobInfo.division (met date) | Bedrijfscode | Vertaaltabel |
jobInfo.department | Standaardkostenplaats | Tabel van finance |
standardHoursPerWeek | WeeklyWorkinghours en WorkingTimePercentage | |
employmentStatus Terminated (date) | Einddatum werkovereenkomst |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll