ShVerlof, verzuim en uren
BambooHR Shiftbase koppeling: medewerkers en contracten uit BambooHR in het Shiftbase-rooster
Met een koppeling tussen BambooHR en Shiftbase komen nieuwe medewerkers uit BambooHR automatisch in Shiftbase, met afdeling, contracturen, uurloon en startdatum. Verandert in BambooHR de locatie, het aantal uren of de status, dan krijgt de medewerker in Shiftbase een nieuw contract vanaf die datum en eindigt het oude, zodat plus- en minuren over het verleden kloppen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR als personeelsdossier gebruiken en in Shiftbase roosteren, typen elke nieuwe kracht twee keer in. Past HR in BambooHR de uren aan, dan rekent Shiftbase nog wekenlang met het oude contract, en kloppen de plus- en minuren niet meer.
- HR maakt in BambooHR een medewerker aan op een locatie die in Shiftbase wordt gepland, met uren per week en employment status.
- Na de melding uit BambooHR zoekt KoppelHet de afdeling en het team in Shiftbase op via de vertaaltabel van locaties.
- De medewerker komt in Shiftbase met een contract vanaf de startdatum, met uren per dag en het uurloon.
- Bij een nieuwe regel in job info, compensatie of status sluit KoppelHet het lopende contract af en opent een nieuw contract vanaf de ingangsdatum.
- Bij vertrek krijgt het laatste contract de einddatum uit de employment status-tabel van BambooHR.
Waar je op let bij BambooHR en Shiftbase
- Shiftbase heeft in een contract geen veld voor uren per week, alleen contracturen per dag. BambooHR levert juist uren per week. KoppelHet deelt de weekuren door het aantal werkdagen, dat per contracttype in een tabel staat of uit een eigen BambooHR-veld komt.
- Een contract aanpassen in Shiftbase herschrijft alle uitkomsten binnen de looptijd van dat contract, ook die uit het verleden. KoppelHet wijzigt daarom nooit een lopend contract, maar sluit het af op de dag voor de ingangsdatum uit BambooHR en begint een nieuw contract.
- Job info en compensatie zijn in BambooHR tabellen met een ingangsdatum per regel. Dat past bij Shiftbase, waar een andere locatie of een loonsverhoging een nieuw contract vraagt. Elke nieuwe tabelregel wordt in Shiftbase een contractgrens op dezelfde datum.
- In BambooHR is het urenveld een geheel getal, terwijl Shiftbase uren per dag met decimalen aanneemt. Een contract van 30 uur over vier dagen wordt zo netjes 7,5 uur per dag. Wie in BambooHR halve weekuren nodig heeft, legt die in een eigen veld vast; dat veld leest de koppeling dan.
- BambooHR kent de status Furloughed naast Full-Time en Part-Time. Wie op die status staat, hoort niet in het rooster. KoppelHet sluit het Shiftbase-contract op de ingangsdatum van die status en opent een nieuw contract als de medewerker terugkomt.
- Shiftbase gebruikt het uurloon in rooster en rapportages om loonkosten te schatten. KoppelHet neemt het tarief uit BambooHR alleen over als payType op hourly staat; bij een maandsalaris laten we het uurloon leeg, of rekenen we het om als jullie daar een vaste regel voor hebben.
- Afdelingen in Shiftbase zijn niet te verwijderen, alleen te deactiveren, en eerst moeten alle medewerkers eruit. Sluit in BambooHR een locatie, dan verhuist KoppelHet de medewerkers naar hun nieuwe afdeling via nieuwe contracten; het deactiveren doet de planner zelf.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komt verlof uit BambooHR ook in Shiftbase?
Niet in deze eerste stap. Verlof kan later als uitbreiding, als we bij de start hebben gecontroleerd hoe Shiftbase afwezigheid via de API aanneemt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via de REST API met een API-key van een aparte gebruiker. Event-based webhooks voor gewijzigde velden en het endpoint voor gewijzigde tabeldata (job info, compensation, employment status) als vangnet. Velden onder meer preferredName, employeeNumber, workEmail, location, jobTitle, standardHoursPerWeek (integer), payRate, payType, employmentStatus en terminationDate (alleen-lezen, via de employmentStatus-tabel).
- Naar Shiftbase via de Shiftbase API met een API-token uit het App center (Instellingen, App center, Public API). Contracten met afdeling, contracttype, functie, van- en totdatum, uurloon en contracturen per dag.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Shiftbase | Toelichting |
|---|---|---|
id (BambooHR) | Personeelsnummer of externe referentie in Shiftbase | Vaste sleutel, ook bij een nieuw employeeNumber |
preferredName of firstName, lastName | Voornaam en achternaam | |
workEmail | E-mailadres (uitnodiging app) | |
location (job info) | Contractafdeling en team | Via een tabel van BambooHR-locaties naar Shiftbase-afdelingen |
employmentStatus | Contracttype | |
jobTitle | Functie | |
standardHoursPerWeek of eigen veld, gedeeld door werkdagen | Contracturen per dag | |
payRate met payType hourly | Uurloon | |
Ingangsdatum van de tabelregel | Contract vanaf (from) | |
terminationDate | Contract tot (up to) |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll