Accounts in applicaties
BambooHR Simplicate koppeling: Nederlandse collega's met rooster en leidinggevende in Simplicate
Met een koppeling tussen BambooHR en Simplicate komt elke nieuwe collega op een Nederlandse locatie in BambooHR automatisch als medewerker in Simplicate, met leidinggevende, team en een rooster op basis van de uren per week. Vertrekt iemand, dan sluit KoppelHet het rooster af op de laatste werkdag en krijgt de Simplicate-beheerder een seintje om de gebruiker te blokkeren.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR voor alle landen gebruiken en in Nederland projecten en uren in Simplicate bijhouden, zetten nieuwe collega's daar met de hand klaar. Wie minder uren gaat werken, houdt in Simplicate vaak het oude rooster, waardoor de bezetting niet klopt.
- HR maakt in BambooHR een nieuwe collega aan op een Nederlandse locatie.
- BambooHR stuurt een melding; KoppelHet haalt de gegevens op.
- KoppelHet maakt eerst de persoon en daarna de medewerker aan in Simplicate, met leidinggevende en team.
- De uren per week worden een rooster vanaf de startdatum.
- De beheerder nodigt de collega uit als gebruiker in Simplicate.
- Bij andere uren of vertrek sluit KoppelHet het rooster af; bij vertrek krijgt de beheerder een taak om de gebruiker te blokkeren.
Waar je op let bij BambooHR en Simplicate
- BambooHR bewaart de werktijd als één getal, de standaarduren per week. Een Simplicate-rooster wil uren per dag. KoppelHet verdeelt de weekuren over de werkdagen volgens een vaste regel die jullie kiezen, en HR past afwijkende dagen daarna in Simplicate aan.
- Een globale melding in BambooHR volgt een vaste lijst velden. KoppelHet maakt via de API een eigen melding die ook de uren per week en de locatie volgt, zodat een urenwijziging direct een nieuw rooster in Simplicate oplevert.
- In BambooHR wijst supervisorId naar het personeelsnummer van de leidinggevende en supervisorEId naar het interne id. KoppelHet gebruikt het interne id om de leidinggevende in Simplicate te vinden. Werkt die leidinggevende buiten Nederland en staat hij niet in Simplicate, dan blijft het veld leeg en ziet de beheerder dat op een lijst.
- De dienstverbandstatus in BambooHR kent waarden als Contractor, Full-Time en Part-Time. Elke Simplicate-gebruiker kost een licentie. Per status spreken we af wie in Simplicate komt, zodat een freelancer die geen uren schrijft er niet in belandt.
- Simplicate heeft in de openbare API geen gebruikers-endpoint. KoppelHet zet persoon, medewerker en rooster klaar; de beheerder nodigt uit en blokkeert. Vertrekt iemand in BambooHR, dan krijgt de beheerder op de laatste werkdag een taak om de gebruiker te blokkeren.
- Een nieuwe collega kost in Simplicate minstens drie aanroepen, voor persoon, medewerker en rooster. Simplicate belooft minimaal zestig aanroepen per minuut. Bundelt BambooHR veel medewerkers in één melding, dan verdeelt KoppelHet het werk over de tijd, zodat Simplicate geen aanroepen weigert.
- Een Nederlandse achternaam als van Dijk staat in BambooHR vaak in één veld. De Simplicate-persoon heeft een apart veld voor het tussenvoegsel. KoppelHet zet het voorvoegsel daar, zodat de collega in Simplicate op Dijk wordt gesorteerd.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wordt de nieuwe collega ook gebruiker in Simplicate?
De koppeling zet alles klaar, maar de beheerder nodigt uit. De openbare API van Simplicate kan geen gebruikers aanmaken of blokkeren.
Gaat het salaris mee voor het kostprijstarief?
Nee. De BambooHR-gebruiker van de koppeling ziet geen compensatie, en tarieven zijn in de Simplicate-API niet te schrijven. De controller stelt ze in.
Kan verlof uit BambooHR ook naar Simplicate?
Dat kan later als uitbreiding. We beginnen met medewerkers en roosters.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via een permissioned webhook (alleen HTTPS; payload met employees, changedFields en fields; HMAC-SHA256 met X-BambooHR-Timestamp en X-BambooHR-Signature; tot vijf herhalingen in ruim een uur; geen velden uit custom tables) en de Employees API voor id, firstName, preferredName, lastName, workEmail, location, department, supervisorEId, employmentStatus, standardHoursPerWeek, hireDate en terminationDate. API-key van een gebruiker met alleen deze velden, zonder compensatie.
- Simplicate REST API v2 (Authentication-Key en Authentication-Secret; minimaal 60 verzoeken per minuut, daarboven 429): POST /crm/person (first_name, family_name_prefix, family_name, email, teams), POST en PUT /hrm/employee (alleen person_id, supervisor, status en custom_fields), POST en PUT /hrm/timetable (employee_id, even_week, odd_week, has_odd_weeks, start_date, end_date). Teams alleen te lezen; geen endpoint voor gebruikers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
id | Eigen veld bij de medewerker (custom_fields) | Vaste sleutel |
preferredName of firstName | first_name (persoon) | |
lastName | family_name_prefix en family_name (persoon) | Tussenvoegsel apart |
workEmail | email (persoon) | |
supervisorEId | supervisor (medewerker) | Alleen als de leidinggevende in Simplicate staat |
department | teams (persoon) | Vertaaltabel naar bestaande teams |
standardHoursPerWeek | even_week (rooster) | |
hireDate | start_date (rooster) | |
terminationDate | end_date (rooster) en status | |
location | Wel of niet naar Simplicate | Alleen Nederlandse locaties |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll