HR naar ITSM
BambooHR TOPdesk koppeling: Nederlandse medewerkers en onboardingtickets in de servicedesk
Met een koppeling tussen BambooHR en TOPdesk staan nieuwe Nederlandse medewerkers uit BambooHR als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. Dat werkt ook als HR op een ander continent zit: de Nederlandse servicedesk krijgt voor elke nieuwe collega een onboardingmelding met startdatum en vestiging, en een week voor vertrek een offboardingmelding.
Wat de koppeling doet
Wie medewerkers wereldwijd in BambooHR beheert en in Nederland een IT-team met TOPdesk heeft, hoort van nieuwe collega's vaak pas als een manager ernaar vraagt. Vertrekkers blijven maandenlang in TOPdesk staan.
- HR in de VS voert een nieuwe Nederlandse collega in in BambooHR.
- KoppelHet ziet de wijziging direct en controleert of de locatie in Nederland ligt. Alleen dan gaat de medewerker naar TOPdesk.
- De medewerker staat als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging, functie en leidinggevende.
- Het IT-team ziet een onboardingwijziging op basis van jullie TOPdesk-sjabloon en regelt laptop, pas en werkplek.
- Een week voor de laatste werkdag komt een offboardingmelding voor laptop, pas en toegang; na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de persoon.
- De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.
Waar je op let bij BambooHR en TOPdesk
- HR vult in BambooHR de hireDate bij het aannemen, vaak weken vooruit. KoppelHet maakt de onboardingmelding pas binnen de afgesproken termijn voor die datum, zodat een aanname voor over drie maanden niet nu al in de Nederlandse wachtrij staat.
- Een terminationDate komt in BambooHR pas als HR het vertrek verwerkt. Ligt die datum minder dan een week vooruit, dan komt de offboardingmelding meteen, met de datum als streefdatum.
- Verhuist een collega uit de VS naar een Nederlandse locatie, dan is die voor TOPdesk nieuw. Er komt een onboardingmelding voor de Nederlandse werkplek, ook al bestaat de medewerker al jaren in BambooHR.
- BambooHR meldt ook een wijziging in functie of dienstverband als wijziging. Daardoor komt een overplaatsing van een ander land naar Nederland net zo goed boven als een nieuwe medewerker.
- BambooHR kan meerdere medewerkers in één melding bundelen. KoppelHet verwerkt elke medewerker apart, zodat één fout de rest niet tegenhoudt.
- Directe meldingen uit BambooHR volgen geen zelf toegevoegde tabellen. Staat bijvoorbeeld de kostenplaats in zo'n tabel, dan pakt de periodieke controle die wijziging op.
- De standaardmeldingen van BambooHR volgen een vaste lijst velden. Moet ook de locatie worden gevolgd, dan richt KoppelHet een eigen melding in die dat veld wel volgt.
- BambooHR is vaak ingericht voor een Amerikaans hoofdkantoor. De Nederlandse medewerkers vinden we via de locatie, en alleen die locaties worden vestigingen in TOPdesk.
- Nederlandse achternamen met een tussenvoegsel staan in BambooHR vaak in één veld, zoals van den Berg. TOPdesk heeft een apart veld voor voorvoegsels; KoppelHet splitst alleen als jullie dat willen, zodat sorteren in TOPdesk klopt.
- De koppeling kijkt mee met de rechten van één BambooHR-gebruiker. We vragen een aparte gebruiker die alleen de gegevens voor TOPdesk ziet, zonder salaris.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Voor elke nieuwe Nederlandse collega komt standaard vier weken voor de hireDate een onboardingmelding of -wijziging, en een week voor de terminationDate een offboardingmelding. De melding staat op naam van de medewerker en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging.
Moet HR in de VS iets anders gaan doen?
Nee. Wel moet de locatie goed gevuld zijn, want daarop bepaalt de koppeling of iemand in de Nederlandse TOPdesk hoort.
Wat als iemand vanuit de VS naar Nederland verhuist?
Zodra de locatie in BambooHR Nederlands wordt, komt de persoon in TOPdesk, met een onboardingwijziging voor de Nederlandse werkplek.
Worden personen in TOPdesk verwijderd als BambooHR een medewerker verwijdert?
Nee. Een verwijderde medewerker in BambooHR wordt in TOPdesk gearchiveerd en komt op een lijst, want verwijderen gebeurt vaak per ongeluk of bij een dubbele invoer.
Kan de servicedesk zien waarom een persoon is gewijzigd?
Ja, in het KoppelHet platform staat per wijziging wat er uit BambooHR kwam en wat er in TOPdesk is aangepast.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR wordt gelezen via webhooks, met het changed-endpoint op tijdstempel als vangnet (inserted, updated, deleted sinds een tijdstip).
- BambooHR stuurt webhooks alleen naar HTTPS-adressen en kan meerdere medewerkers per bericht bundelen. Webhooks volgen geen velden uit custom tables. Een global webhook volgt een vaste veldenlijst; een webhook via de API kan elk veld volgen waarop de API-gebruiker rechten heeft.
- Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (personen, vestigingen, wijzigingen). Sleutel is employeeNumber; manager via supervisorId, dat het employeeNumber van de leidinggevende bevat.
- De BambooHR API-key hoort bij een gebruiker en heeft diens rechten; geen toegang tot compensation.
- Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employeeNumber | Niet het interne id van BambooHR, dat alleen in de API bestaat |
preferredName of firstName | firstName | |
lastName | surName | |
workEmail | email | |
jobTitle | jobTitle | |
department | department | |
location | branch | |
supervisorId | manager | supervisorId is het employeeNumber van de leidinggevende, supervisorEId het interne id |
hireDate | hireDate (contract) | |
terminationDate | employmentTerminationDate (contract) en archiveren | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges) | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde persoon | callerLookup of requester | De melding staat op naam van de medewerker |
hireDate of terminationDate | targetDate en briefDescription | Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam |
Functie, afdeling en leidinggevende | request (tekst van de melding) | |
Vestiging of afdeling | operatorGroup en category | Behandelaarsgroep per vestiging |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll