Verlof, verzuim en uren
BambooHR UKG Dimensions koppeling: medewerkers met leidinggevende in UKG, goedgekeurd verlof als paycode edit
Met een koppeling tussen BambooHR en UKG Dimensions komt elke medewerker uit BambooHR automatisch in UKG, op de juiste plek in de organisatiestructuur, onder de juiste leidinggevende en met een loonregel die past bij uurloon of vast salaris. Verlof dat in BambooHR is goedgekeurd, zet KoppelHet als paycode edit in het UKG-rooster, zodat de planner geen dienst meer inroostert op een vrije dag.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun personeelsdossier in BambooHR bijhouden en ploegen of winkels plannen in UKG Dimensions, voeren nieuwe medewerkers twee keer in. Een andere leidinggevende of functie in BambooHR komt pas weken later in UKG, en goedgekeurd verlof zien planners alleen als iemand het doorgeeft.
- HR maakt een medewerker aan in BambooHR, met locatie, functie, leidinggevende en soort beloning.
- BambooHR meldt de nieuwe of gewijzigde medewerker via een webhook op de velden die UKG gebruikt.
- KoppelHet zoekt de plek in de UKG-structuur, zorgt dat de leidinggevende eerst bestaat en maakt de persoon aan met loonregel en licenties.
- Een leidinggevende keurt verlof goed in BambooHR.
- KoppelHet haalt gewijzigde aanvragen op en zet per dag een paycode edit in het UKG-rooster; bij annuleren of bewerken haalt het de oude weg.
Waar je op let bij BambooHR en UKG Dimensions
- Het veld voor de leidinggevende in BambooHR bestaat ook als personeelsnummer van die leidinggevende. UKG koppelt iemand aan een leidinggevende via diens personNumber. Omdat KoppelHet het BambooHR-personeelsnummer als personNumber gebruikt, past de relatie zonder extra vertaaltabel.
- BambooHR kent als soort beloning onder meer uurloon en salaris, plus een veld of iemand exempt is van overwerkregels. In UKG rekent de loonregel de tijdkaart door. KoppelHet kiest de loonregel uit die twee BambooHR-velden, zodat een uurloner nooit onder de regel voor vaste salarissen valt.
- In de veldenlijst van BambooHR staat geen tijdzone, terwijl UKG per persoon een tijdzone wil om diensten aan de juiste dag toe te rekenen. KoppelHet leidt de tijdzone af van de locatie in BambooHR, via een tabel die bij de start per vestiging wordt gevuld.
- BambooHR geeft verlof per dag als bedrag in uren of in dagen, afhankelijk van de verlofsoort. Een paycode edit in UKG neemt een duur in dagen of in minuten aan. KoppelHet stuurt dagenverlof als duur in dagen en urenverlof als minuten, per datum uit de aanvraag.
- Wordt een openstaande aanvraag in BambooHR bewerkt, dan krijgt die een nieuw id en blijft de oude als vervangen staan. UKG documenteert voor paycode edits importeren en verwijderen, geen wijziging. KoppelHet verwijdert daarom de edits van het oude id en importeert die van het nieuwe.
- UKG kan bij het boeken van een paycode edit het verlofsaldo controleren, en waarschuwingen als fout behandelen. Het saldo wordt in BambooHR bijgehouden en het verlof is daar al goedgekeurd. KoppelHet laat de saldocontrole in UKG daarom overslaan, zodat goedgekeurd verlof niet alsnog wordt geweigerd.
- BambooHR raadt aan om bij het ophalen van gewijzigd verlof te overlappen met de vorige ronde, omdat een wijziging iets later kan worden vastgelegd dan het tijdstip dat erbij staat. KoppelHet doet dat, en herkent een aanvraag die het al heeft verwerkt aan het id, zodat UKG geen dubbele edit krijgt.
- UKG zet een nieuwe medewerker alleen op een plek die als functie in de organisatiestructuur bestaat. BambooHR heeft locatie, afdeling en functietitel als losse keuzelijsten. KoppelHet vertaalt de combinatie van locatie en functietitel naar een UKG-pad en meldt een combinatie die nog niet in de tabel staat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan geklokte uren terug naar BambooHR?
Niet in deze koppeling. Uren voor de salarisverwerking kunnen later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met verlof dat in BambooHR wordt geannuleerd?
KoppelHet verwijdert de paycode edits van die aanvraag in UKG, zodat de dag weer open staat in het rooster.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via de REST API met een API-sleutel van een gebruiker met rechten op verlof en de gebruikte velden. Medewerkers via event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields) en velden employeeNumber, location, jobTitle, supervisorId, payType, exempt, hireDate en terminationDate. Verlof via GET /api/v1/time_off/requests met updatedSince (oplopend op updated), status approved, canceled en superceded, amount met unit hours of days en dates per dag.
- Naar UKG via de UKG Pro Workforce Management API. Personen met POST /v1/commons/persons of /persons/multi_create (personNumber, employmentStatusList, primaryLaborAccounts.organizationPath, payRuleName, timeZoneName, supervisorPersonNumber, personLicenseTypes). Verlof met POST /v1/scheduling/schedule/pay_code_edits/apply_import (payCodeEdit met employee, startDate, payCodeRef en durationInDays of durationInMinutes; shiftOverrideOptions met NO_OVERRIDE, WHOLE_OVERRIDE of PARTIAL_OVERRIDE; bypassAccrualValidation). Deze operatie vervangt het oudere pay_code_edits/import.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in UKG Dimensions | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | personNumber | Vaste sleutel |
firstName, lastName | firstName, lastName, fullName | |
location en jobTitle | primaryLaborAccounts.organizationPath | Via een tabel naar een functie in de UKG-structuur |
supervisorId | supervisorPersonNumber | Personeelsnummer van de leidinggevende |
payType en exempt | payRuleName | Via een vertaaltabel |
location (tijdzone uit tabel) | timeZoneName | BambooHR heeft geen tijdzoneveld |
hireDate en terminationDate | employmentStatusList met effectiveDate en expirationDate | |
Time off request (approved), dates per dag | Paycode edit met durationInDays of durationInMinutes |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll