HR naar ERP
BambooHR Unit4 koppeling: medewerkers uit BambooHR in Unit4 ERP, met afdeling, functie en einddatum
Met een koppeling tussen BambooHR en Unit4 ERP wordt elke nieuwe medewerker in BambooHR een medewerker in Unit4, met afdeling en functie vanaf de datum uit de functiehistorie van BambooHR. Een vertrek in BambooHR beëindigt de medewerker in Unit4 zonder iets te verwijderen, zodat uren en declaraties gekoppeld blijven.
Wat de koppeling doet
Organisaties met BambooHR voor HR en Unit4 ERP voor finance, projecten en tijdschrijven zetten nieuwe medewerkers vaak met de hand in Unit4. Overplaatsingen komen dan pas aan als iemand uren op de verkeerde afdeling heeft geschreven, en vertrekkers blijven actief in Unit4.
- BambooHR meldt een nieuwe of gewijzigde medewerker; KoppelHet haalt de functie- en statushistorie op.
- KoppelHet controleert de medewerker eerst bij Unit4 en maakt hem daarna aan in het juiste Unit4-bedrijf.
- Afdeling en functie gaan met hun datum naar Unit4; de vorige afdeling sluit op de dag ervoor.
- De leidinggevende wordt via zijn e-mailadres als relatie gezet.
- Een status beëindigd in BambooHR beëindigt de medewerker in Unit4 per de einddatum.
Waar je op let bij BambooHR en Unit4 ERP
- De webhook van BambooHR voor een gewijzigde medewerker gaat alleen af op velden die je als bewaakt veld kiest, en geeft de namen van gewijzigde velden zonder de nieuwe waarden. KoppelHet laat alleen afdeling, functie, status en leidinggevende bewaken en haalt daarna de waarden op, zodat een nieuw adres geen aanroep naar Unit4 oplevert.
- Afdeling en functie zijn in BambooHR de huidige waarde, tenzij je de functiehistorie opvraagt; daar heeft elke regel een datum. Unit4 bewaart relaties met een datum vanaf en tot. KoppelHet bouwt de relaties uit de functiehistorie op, zodat een overplaatsing per de eerste van volgende maand ook dan pas ingaat.
- De datum uit dienst is in BambooHR alleen te lezen en volgt uit de tabel met dienstverbandstatussen. Unit4 verwijdert een medewerker niet, maar zet de status op beëindigd. KoppelHet beëindigt alleen bij een statusregel met beëindigd, en niet bij een verwijderd dossier in BambooHR; dat wordt een melding.
- Het personeelsnummer in BambooHR wordt door de organisatie zelf toegekend. Unit4 weigert een tweede medewerker met hetzelfde nummer binnen een bedrijf. KoppelHet gebruikt het BambooHR-nummer met de automatische nummering van Unit4 uit, en controleert bij de eerste vulling welke nummers al in Unit4 bestaan.
- BambooHR heeft standaard geen veld voor de juridische entiteit; organisaties gebruiken daar meestal divisie of locatie voor. Unit4 neemt nieuwe medewerkers per aanroep alleen aan voor één bedrijf, maximaal tweehonderd tegelijk. KoppelHet leidt het bedrijf af uit het afgesproken veld en verwerkt de eerste vulling per bedrijf.
- Een nieuwe functietitel maakt in BambooHR een nieuwe regel in de functiehistorie. In Unit4 kan de begindatum van een bestaand dienstverband niet later worden gezet. KoppelHet voegt bij een nieuwe functie een dienstverbandregel toe met de nieuwe datum en laat de oude regel ongemoeid.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salarisgegevens uit BambooHR naar Unit4?
Nee. Kostprijzen per uur beheert finance in Unit4. De API-gebruiker in BambooHR krijgt geen toegang tot beloningsvelden.
Wat als een afdeling uit BambooHR niet in Unit4 bestaat?
De controle vooraf van Unit4 meldt dat, en KoppelHet maakt de medewerker dan niet half aan. Na een regel in de vertaaltabel gaat hij alsnog door.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via de REST API met een API-key van een aparte gebruiker. Event-based webhooks (employee.created, employee.updated met monitor fields en changedFields, employee.deleted), changed table data voor jobInfo (date, department, division, location, jobTitle) en employmentStatus. terminationDate, employmentHistoryStatus en supervisorEmail zijn alleen-lezen.
- Unit4 ERPx via de Employees API met client ID en client secret - POST /v1/employees/validate, POST /v1/employees/batch (maximaal 200, één companyId), PATCH /v1/employees/batch met AddOrReplaceById op relatedValues (relationId, dateFrom, dateTo) en employments (positionId, startDate, endDate), 409 bij een bestaand personId, DELETE /v1/employees/{personId} zet de status op Terminate.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | personId | Automatische nummering in Unit4 uit |
firstName, lastName | Voornaam en achternaam | |
Divisie of locatie (per klant) | companyId | Vertaaltabel naar het Unit4-bedrijf |
jobInfo: date, department | relatedValues afdeling (dateFrom, dateTo) | |
jobInfo: date, jobTitle | employments (positionId, startDate) | |
supervisorEmail | Relatie leidinggevende | Alleen-lezen in BambooHR; opgezocht op e-mail |
hireDate | Begindatum dienstverband | |
employmentStatus (Terminated, date) | Einddatum en status Terminate |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll