VSVerzuimmelding (SIVI)
BambooHR koppelen met de verzuimverzekeraar via SIVI: ziekte uit time off per polis gemeld
Met een koppeling tussen BambooHR en de Verzuimverzekeraar gaat goedgekeurd ziekteverlof van Nederlandse medewerkers in BambooHR automatisch naar de verzekeraar, als SIVI-bericht van werkgever naar verzekeraar. Omdat BambooHR geen loonheffingennummer kent, legt KoppelHet bij de start vast welke medewerkers onder welke polis vallen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BambooHR voor HR gebruiken en voor hun Nederlandse medewerkers een verzuimverzekering hebben, zetten ziekte en herstel nu met de hand in het portaal van de verzekeraar. BambooHR is niet op Nederlandse werkgevers ingericht, dus moet iemand ook bijhouden onder welke polis een medewerker valt.
- Bij de start bepalen we welk veld in BambooHR de Nederlandse werkgever aangeeft en koppelen we elke waarde aan het loonheffingennummer van de polis.
- KoppelHet haalt elk uur de gewijzigde ziekteaanvragen op, met een overlap zodat een late wijziging niet wegvalt.
- Goedgekeurde ziekte wordt een nieuwe melding met percentage en oorzaakcode.
- Per afgesproken periode gaan nieuwe, gewijzigde, gecorrigeerde en vervallen meldingen in één bericht naar de verzekeraar.
Waar je op let bij BambooHR en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- BambooHR heeft geen veld voor een Nederlandse werkgever of een loonheffingennummer. KoppelHet gebruikt een veld dat jullie al bijhouden, zoals locatie of divisie, en vertaalt dat met een vaste tabel naar het nummer van de eenheid met de polis.
- Voor de oorzaakcode heeft BambooHR geen eigen veld. Wie ongevallen apart wil melden, maakt naast het gewone ziektetype een type voor ziekte door een ongeval op het werk. KoppelHet maakt daar oorzaakcode 10 van; al het andere wordt 99.
- Wordt een aanvraag in behandeling aangepast, dan vervangt BambooHR haar door een nieuwe met een ander nummer. Verschuift daarbij de eerste dag, dan stuurt KoppelHet de verzekeraar een correctie met de oude eerste verzuimdag, onder het verzuimnummer van de eerste aanvraag.
- Een verwijderde aanvraag verdwijnt uit de lijst met gewijzigde aanvragen van BambooHR. De dagelijkse vergelijking vindt haar toch, en dan gaat ze als vervallen melding naar de verzekeraar.
- Zonder rechten op een medewerker of op het ziektetype geeft BambooHR een lege lijst terug, niet een fout. Daarom testen we bij de start met een bekende ziekmelding of de koppelgebruiker haar ziet, voordat de eerste periode naar de verzekeraar gaat.
- BambooHR legt per datum vast hoeveel uur of dagen iemand afwezig is. KoppelHet maakt daar het verzuimpercentage van, zodat de verzekeraar bij een halve dag ziek niet een volle dag loon vergoedt.
- Notities van medewerker en manager worden bij het ophalen al weggelaten, zodat ze nooit bij KoppelHet of de verzekeraar komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we in BambooHR iets aanpassen?
Alleen als jullie ongevallen apart willen melden: dan komt er een extra ziektetype bij.
Wat als we meerdere Nederlandse bv's hebben?
Elke bv met een eigen loonheffingennummer wordt een eigen werkgever in het bericht. De tabel bij de start legt vast wie waar hoort.
Gaan de notities mee?
Nee. De koppeling haalt ze niet eens op.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- BambooHR via GET /api/v1/time_off/requests met updatedSince (met overlap), type (ziektetypes, inclusief het ongevaltype), status en excludeNote; dagelijks met start en end. Velden id, employeeId, start, end, updated, status.status (approved, denied, superceded, requested, canceled), type.id, amount.unit en dates. Types via GET /api/v1/meta/time_off/types. Werkgeversveld via de employee-API.
- Bericht Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar, bestandsnaam met prefix WV-), verwerkingscodes 01 nieuw, 02 gewijzigd, 03 vervallen, 04 ter informatie en 05 correctie, oorzaakcodes 10, 11 en 99. Transport per verzekeraar af te spreken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BambooHR | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Locatie, divisie of eigen veld (via tabel) | Werkgever: loonheffingennummer | |
employeeId | Identificatie werknemer | |
id van de eerste aanvraag | Verzuimgeval identificatie | Blijft gelijk als BambooHR de aanvraag vervangt |
start | Datum eerste verzuimdag | |
dates (hoeveelheid per dag) en amount.unit | Percentage verzuim | |
end + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
type.id | Oorzaak verzuim (10, 11 of 99) | Apart type voor een ongeval |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
BambooHR → 4PS Construct
BambooHR 4PS Construct koppeling: medewerkers uit BambooHR in de 4PS-administratie van hun vestiging
BambooHR → Active Directory
BambooHR koppelen met Active Directory: accounts in je eigen domein vanuit HR
BambooHR → ADP iHCM
BambooHR ADP iHCM koppeling: salaris, bonussen en commissies naar de Nederlandse payroll