HR naar ERP
Buddee AllSolutions koppeling: medewerkers, functies en roosters uit BuddeeHR in AllSolutions
Met een koppeling tussen BuddeeHR en AllSolutions komen medewerkers uit Buddee automatisch in AllSolutions, met afdeling, functie, leidinggevende, kostenplaats en werkrooster, op de ingangsdatum die HR in Buddee vastlegt. Projecten en uren blijven in AllSolutions, zodat er één projectadministratie is en Buddee de bron blijft voor wie er werkt en hoeveel uur.
Wat de koppeling doet
Organisaties die BuddeeHR voor personeelsdossier, verlof en salarisvoorbereiding gebruiken en AllSolutions voor projecten, planning en financiën, voeren nieuwe medewerkers in beide systemen apart in. Een gewijzigd rooster komt pas in de planning als de planner het toevallig hoort, en projecten in Buddee lopen uit de pas met AllSolutions.
- HR voert de nieuwe medewerker in Buddee in, met dienstverband, functieregel en rooster.
- KoppelHet haalt de gewijzigde medewerkers op, met hun lopende functieregel en rooster.
- In AllSolutions komt of verandert de medewerker met afdeling, functie, leidinggevende, kostenplaats en uren per week.
- Een functieregel of rooster met een datum in de toekomst gaat pas op die datum naar AllSolutions.
- Na het einde van het dienstverband krijgt de medewerker in AllSolutions een einddatum; uren en projecten blijven staan.
Waar je op let bij BuddeeHR en AllSolutions
- Buddee bewaart functie, afdeling, leidinggevende en kostenplaats als regels met een begin- en einddatum. AllSolutions krijgt steeds de regel die vandaag geldt; een overplaatsing per de eerste van volgende maand verandert de medewerker in AllSolutions pas op die dag.
- Een rooster in Buddee kan om de week wisselen, met een eigen urenpatroon voor week één en week twee. AllSolutions rekent met uren per week; KoppelHet geeft dan het gemiddelde van beide weken door en meldt het rooster aan de planner.
- Buddee heeft zelf projecten, klanten en urenregistratie. Naast AllSolutions geeft dat twee projectlijsten. De koppeling stuurt alleen medewerkers en organisatie; uren schrijven gebeurt in AllSolutions, en Buddee-projecten gaan niet mee.
- Zowel Buddee als AllSolutions laat een koppeling inloggen met een gewoon gebruikersaccount. We vragen in beide een apart account voor de koppeling, met alleen de rechten die nodig zijn en een wachtwoord van minstens zestien tekens, zodat de koppeling niet stopt als een collega vertrekt.
- Buddee kent per medewerker een keuze voor het naamgebruik, zoals eigen naam of naam van de partner, met een apart voorvoegsel. KoppelHet neemt de samengestelde naam zoals Buddee die toont, zodat projectrapporten in AllSolutions dezelfde naam laten zien als het personeelsdossier.
- Een gearchiveerde medewerker in Buddee is niet altijd uit dienst. KoppelHet kijkt naar de einddatum van het dienstverband, niet naar het archief, voordat er in AllSolutions een einddatum komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen projecten uit AllSolutions naar Buddee?
Dat kan later als uitbreiding, als jullie uren toch in Buddee willen schrijven. Voor de start houden we uren in AllSolutions en sturen we alleen medewerkers.
Gaan verlof en verzuim naar de planning in AllSolutions?
Dat kan later als uitbreiding. Buddee blijft dan de plek voor het verzuimdossier; AllSolutions krijgt alleen dat iemand afwezig is, zonder reden.
We draaien de salarissen via Buddee in Nmbrs. Verandert daar iets aan?
Nee. Deze koppeling leest alleen uit Buddee en raakt de salarisverwerking niet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Buddee wordt gelezen via de REST API op api.buddee.nl (employees met include voor het actieve of toekomstige dienstverband, employments, positions met start_date en end_date, work-schedules met week_1 en week_2, is_biweekly en hours_per_week). Inloggen met e-mailadres en wachtwoord via Basic Auth op /auth/token; daarna een JWT-accesstoken, te vernieuwen met het refreshtoken.
- AllSolutions via de REST API - POST /api/v1/Login met SHA1-signature, medewerkers met POST of PUT op het browserlabel dat de klant instelt (bij PUT alleen gewijzigde velden), één record per aanroep. Gratis tot 20.000 aanroepen per maand.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BuddeeHR | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
number | Personeelsnummer | Vaste sleutel |
first_name, last_name_prefix, last_name | Naam | Volgens de naamgebruikkeuze in Buddee (composed_last_name) |
work_email | E-mailadres | |
positions: department_id, job_id, location_id | Afdeling, functie en vestiging | Via vertaaltabellen; de regel die op de datum geldt |
positions: manager_id | Leidinggevende | Als personeelsnummer van de leidinggevende |
positions: cost_center_id | Kostenplaats | |
work-schedules: hours_per_week | Uren per week | Bij een tweewekenrooster het gemiddelde van beide weken |
employments: start_date en end_date | Datum in dienst en datum uit dienst |
Gerelateerd
BuddeeHR → Active Directory
BuddeeHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit dienstverband en positie in Buddee
ASBuddeeHR → Arbodienst (SIVI)
BuddeeHR arbodienst koppeling via SIVI: geverifieerde verzuimregistraties uit Buddee naar de arbodienst
BuddeeHR → Microsoft Entra ID
BuddeeHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account uit het dienstverband in Buddee
BuddeeHR → Exact Online
BuddeeHR Exact Online koppeling: kostenplaatsen, kostendragers en medewerkers uit Buddee kloppend in Exact