In dienst, overplaatsing en vertrek
Overplaatsingen en ingangsdatums van HR naar het ERP
Een overplaatsing die HR vooruit invoert in Workday, HiBob of Personio komt pas op de ingangsdatum in het ERP, omdat Business Central, NetSuite en Exact Online per medewerker alleen de huidige stand tonen. Een nieuwe collega komt juist al vóór de startdatum in het ERP, zodat de projectleider hem kan inplannen en hij op dag één uren kan schrijven.
Wat het is
HR-systemen leggen wijzigingen vast met een ingangsdatum, vaak weken of maanden vooruit. De meeste ERP-systemen hebben voor een medewerker geen historie: er is één afdeling en één kostenplaats, die van vandaag.
Zet een koppeling een vooruit ingevoerde overplaatsing direct door, dan schrijft iemand al weken uren op de nieuwe kostenplaats. Ziet ze een indiensttreding pas op de eerste werkdag, dan kan de nieuwe collega nog niets.
Hoe de koppeling het regelt
- KoppelHet houdt een vooruit ingevoerde overplaatsing vast en zet de nieuwe afdeling en kostenplaats pas op de ingangsdatum in het ERP.
- Een nieuwe medewerker komt direct met zijn toekomstige startdatum in het ERP. Visma.net kent daarvoor de status in de wacht, die op de startdatum actief wordt.
- Unit4 bewaart relaties wel met een begin- en einddatum. Daar zet KoppelHet de wijziging direct met haar datum, zodat een reorganisatie op de eerste van de maand vanzelf ingaat.
- Een vertrek wordt een einddatum of een beëindiging, nooit een verwijdering. Uren, declaraties en projectboekingen uit het verleden blijven gekoppeld.
- Een beëindiging met een datum in de toekomst gaat direct naar het ERP; de status wordt pas na de laatste werkdag beëindigd, zodat de medewerker tot en met die dag uren kan schrijven.
- Wil het ERP de volledige historie, zoals AllSolutions bij een overstap op YouForce, dan zet de koppeling elke historische regel met zijn eigen ingangsdatum over.
Randgevallen die we meenemen
- Schuift HR de startdatum naar achteren, dan laat Unit4 de begindatum van het dienstverband niet later zetten. KoppelHet haalt het dienstverband weg en zet het met de nieuwe datum terug.
- Workday legt een kostenplaatswijziging soms met terugwerkende kracht vast. In 4PS is er geen historie; KoppelHet meldt aan finance welke uren nog op de oude kostenplaats staan.
- HiBob laat vooruit ingevoerde regels alleen zien als de koppeling de hele werkhistorie mag lezen. Zonder dat recht ziet ze een overplaatsing pas als die al is ingegaan.
- Een einddatum van een tijdelijk contract in Personio is geen vertrek. KoppelHet beëindigt pas als HR het vertrek vastlegt.
- S/4HANA weigert perioden die elkaar overlappen. Bij een correctie achteraf bouwt KoppelHet de perioden opnieuw op vanuit de ingangsdatums in Workday.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet plant toekomstige wijzigingen in het platform en voert ze op de dag zelf uit, en controleert daarna of het ERP ze heeft verwerkt. Een periodieke vergelijking laat zien welke medewerker met de hand in het ERP is aangemaakt of afwijkt. Een koppeling van HR naar ERP valt in onze klasse basis; reken als indicatie op twee tot vier weken.
Veelvoorkomende koppelingen
Workday → Microsoft Dynamics 365
Workday Dynamics 365 koppeling: medewerkers en kostenplaatsen uit Workday in het ERP
HiBob → Microsoft Dynamics 365
HiBob Dynamics 365 koppeling: medewerkers uit Bob in Business Central, met afdeling en goedkeurder
Workday → Oracle NetSuite
Workday NetSuite koppeling: workers per company als employee op de subsidiary in NetSuite
Workday → Unit4 ERP
Workday Unit4 koppeling: workers uit Workday als medewerkers in Unit4 ERP, op de ingangsdatum
BuddeeHR → AllSolutions
Buddee AllSolutions koppeling: medewerkers, functies en roosters uit BuddeeHR in AllSolutions
Workday → 4PS Construct
Workday 4PS Construct koppeling: workers van de Nederlandse bedrijven als medewerker in 4PS
Visma Raet YouForce → AllSolutions
YouForce AllSolutions koppeling: medewerkers, verlof en verzuim met historie in het ERP
Workday → AllSolutions
Workday AllSolutions koppeling: Nederlandse workers als medewerker in AllSolutions, in het juiste bedrijf
Klantcases
Waterschap Drents Overijsselse Delta en Waterschap Vechtstromen
Publieke sector
Beide waterschappen namen op 1 januari 2024 Visma Raet YouForce in gebruik. KoppelHet brengt medewerkergegevens met volledige historie, verlof en verzuim dagelijks naar AllSolutions, en rekent roosters per dag om naar roosters per week.
“Vooral de korte lijntjes en het meedenken in nieuwe ideeën heb ik als erg prettig ervaren in de samenwerking met KoppelHet.”
Waterschap Noorderzijlvest
Publieke sector
Waterschap Noorderzijlvest gebruikt dezelfde koppeling als Drents Overijsselse Delta en Vechtstromen. Medewerkers, verlof en verzuim gaan van Visma Raet YouForce naar AllSolutions, met een eigen vertaling van afdelingen, thuisafdelingen en verlofsoorten.
Veelgestelde vragen
Waarom komt een overplaatsing niet meteen in het ERP?
Omdat de meeste ERP-systemen geen historie per medewerker hebben. Zou de koppeling de wijziging direct zetten, dan schrijft iemand weken te vroeg uren op de nieuwe kostenplaats.
Kan een nieuwe collega al vóór zijn startdatum worden ingepland?
Ja. De medewerker komt in het ERP zodra HR de indiensttreding heeft afgerond, met de toekomstige startdatum.
Wordt een vertrokken medewerker uit het ERP verwijderd?
Nee. Aan de medewerker hangen uren, declaraties en projectboekingen. Hij krijgt een einddatum of de status beëindigd.
Verder lezen
Meer over HR naar ERP
In dienst, overplaatsing en vertrek
- Ingangsdatums en overplaatsingenEen overplaatsing per volgende maand pas op die dag in het ERP, een nieuwe collega al vooraf.
- Entiteiten, inhuur en herintredersWie als medewerker, resource of contractor in welke administratie komt.