HR naar ERP
BuddeeHR Dynamics 365 koppeling: medewerkers en dimensies uit Buddee in Business Central
Met een koppeling tussen BuddeeHR en Microsoft Dynamics 365 Business Central komt elke medewerker uit Buddee als employee in het juiste Business Central-bedrijf, met de naam die hij gebruikt, functie, datum in dienst en afdeling, kostenplaats en kostendrager als standaarddimensies. Bij het einde van het dienstverband in Buddee krijgt de employee in Business Central de status beëindigd, zodat er geen uren of declaraties meer op geboekt worden.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in Buddee doen en financiën, projecten of declaraties in Business Central, voeren elke nieuwe medewerker twee keer in. Buddee biedt zelf geen koppeling met Business Central, en een overstap naar een ander team staat in Business Central vaak nog op de oude afdeling.
- HR legt in Buddee een medewerker vast, met functieperiode, afdeling, kostenplaats en eventueel kostendrager.
- KoppelHet bepaalt het Business Central-bedrijf bij het Buddee-bedrijf en zoekt de employee op nummer.
- Een nieuwe employee wordt aangemaakt met de samengestelde achternaam die de medewerker gebruikt.
- Afdeling, kostenplaats en kostendrager uit de functieperiode die vandaag geldt, worden de standaarddimensies.
- Na de einddatum van het dienstverband zet KoppelHet de datum uit dienst en de status beëindigd.
Waar je op let bij BuddeeHR en Microsoft Dynamics 365
- Buddee legt vast welke achternaam iemand gebruikt, eigen naam, naam van de partner of een combinatie, en levert de samengestelde naam met tussenvoegsel. Business Central toont de naam op documenten en in overzichten. KoppelHet gebruikt de samengestelde naam, zodat een declaratie op naam staat die de medewerker zelf herkent.
- Business Central heeft een veld voor een middelste naam, maar dat is niet bedoeld voor een Nederlands tussenvoegsel. KoppelHet zet het tussenvoegsel uit Buddee daarom voor de achternaam, en laat het veld voor de middelste naam leeg.
- Elke functieperiode in Buddee heeft een begin- en einddatum, maar een employee in Business Central heeft standaarddimensies zonder datum. KoppelHet zet de dimensies van de periode die vandaag geldt, en past ze aan op de dag dat een nieuwe periode ingaat, niet eerder.
- In Buddee kan een kostendrager alleen samen met een kostenplaats. In Business Central worden het twee aparte dimensies. Dimensiewaarden zijn via de standaard-API alleen te lezen; ontbreekt een waarde, dan zet KoppelHet de employee zonder die dimensie en krijgt finance een melding.
- Business Central kent naast actief en beëindigd ook inactief. Een gearchiveerde medewerker zonder einddatum in Buddee wordt niet beëindigd; die zet KoppelHet op inactief en meldt het aan HR, omdat aan de employee al boekingen kunnen hangen.
- Business Central kan een IBAN per employee bewaren, en Buddee heeft het rekeningnummer van de medewerker. KoppelHet stuurt het IBAN alleen mee als finance in Business Central declaraties aan medewerkers uitbetaalt; anders blijft het in Buddee.
- Buddee biedt zelf Microsoft-koppelingen voor inloggen en de agenda, maar geen voor Business Central. De Business Central-API werkt per bedrijf, net als de bedrijven in Buddee. Elk Buddee-bedrijf hoort bij één Business Central-bedrijf, zodat een medewerker niet in de verkeerde administratie belandt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook met Dynamics 365 Finance and Operations?
Deze pagina beschrijft Business Central. Finance and Operations heeft andere API's; dat bekijken we apart.
Gaat salaris mee naar Business Central?
Nee. De koppeling leest geen salarisgegevens uit Buddee. Een journaalpost van de salarisrun kan later als uitbreiding.
Wat als finance een kostenplaats nog niet als dimensiewaarde heeft?
Dan komt de employee zonder die dimensie in Business Central en krijgt finance een melding met de waarde. Na het aanmaken zet de volgende ronde de dimensie alsnog.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Buddee via de REST API op api.buddee.nl met een eigen Buddee-gebruiker (JWT via /auth/token). employees (number, company_id, first_name, last_name_composition, composed_last_name, composed_last_name_prefix, work_email, employment_date, bank_account_iban, archived_at), positions (job_id, department_id, cost_center_id, cost_unit_id, start_date, end_date) en employments (start_date, end_date), tot 200 per pagina.
- Business Central via API v2.0 per company - employees (GET, POST, PATCH; number, givenName, middleName, surname, displayName, jobTitle, email, employmentDate, terminationDate, status Active, Inactive of Terminated, iban) en defaultDimensions met parentType Employee; dimensionValues alleen GET. OAuth 2.0 met een Entra ID-app.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BuddeeHR | Veld in Microsoft Dynamics 365 | Toelichting |
|---|---|---|
number | number | Code-veld; Business Central zet het in hoofdletters |
company_id | Business Central-bedrijf | Vaste tabel per Buddee-bedrijf |
first_name | givenName | |
composed_last_name_prefix + composed_last_name | surname en displayName | Naamgebruik volgens last_name_composition |
work_email | email | |
positions.job_id (functienaam) | jobTitle | |
employment_date | employmentDate | |
employments.end_date | terminationDate en status Terminated | |
positions.department_id, cost_center_id, cost_unit_id | defaultDimensions (parentType Employee) | |
bank_account_iban | iban | Alleen als Business Central declaraties uitbetaalt |
Gerelateerd
BuddeeHR → Active Directory
BuddeeHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit dienstverband en positie in Buddee
BuddeeHR → AllSolutions
Buddee AllSolutions koppeling: medewerkers, functies en roosters uit BuddeeHR in AllSolutions
ASBuddeeHR → Arbodienst (SIVI)
BuddeeHR arbodienst koppeling via SIVI: geverifieerde verzuimregistraties uit Buddee naar de arbodienst
BuddeeHR → Microsoft Entra ID
BuddeeHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account uit het dienstverband in Buddee