Accounts in applicaties
Buddee Simplicate koppeling: medewerkers, leidinggevende en rooster uit Buddee in Simplicate
Met een koppeling tussen BuddeeHR en Simplicate komt elke nieuwe medewerker uit Buddee automatisch in Simplicate, met naam, werkadres, functie, leidinggevende en werkrooster. Een nieuw rooster of een andere leidinggevende in Buddee gaat mee naar Simplicate, en na de einddatum van het dienstverband staat de medewerker in Simplicate op inactief.
Wat de koppeling doet
Wie personeelsdossier, verlof en verzuim in Buddee vastlegt en projecten, uren en facturen in Simplicate voert, voert nieuwe collega's twee keer in. Een leidinggevende die van team wisselt, blijft in Simplicate uren goedkeuren voor zijn oude team.
- HR maakt de nieuwe medewerker aan in Buddee, met dienstverband, functie, leidinggevende en werkrooster.
- KoppelHet maakt in Simplicate de persoon met naam en werkadres aan en daaraan de medewerker, met de leidinggevende uit Buddee.
- Het rooster uit Buddee komt in Simplicate, met uren en begin- en eindtijden per dag, voor één week of om de week verschillend.
- Bij een nieuwe functie, leidinggevende of een nieuw rooster in Buddee werkt KoppelHet de medewerker of het rooster in Simplicate bij.
- Na de einddatum van het dienstverband zet KoppelHet de medewerker op inactief en meldt het aan de Simplicate-beheerder.
Waar je op let bij BuddeeHR en Simplicate
- Buddee bewaart het rooster als week 1 en week 2 met uren én begin- en eindtijden per dag, met een vinkje of het om de week wisselt. Simplicate kent even en oneven weken met dezelfde drie gegevens per dag. KoppelHet legt bij de start vast welke Buddee-week bij de even weken hoort, zodat een vrije woensdag om de week in de goede week valt.
- Buddee legt per functieperiode de leidinggevende vast, Simplicate gebruikt de leidinggevende voor goedkeuring van uren. Een nieuwe leidinggevende in Buddee gaat mee naar Simplicate, zodat uren na een teamwissel bij de nieuwe leidinggevende ter goedkeuring komen.
- Buddee heeft zelf ook projecten, klanten en urenregistratie. Met Simplicate ernaast zijn dat twee plekken voor dezelfde uren. De koppeling neemt geen projecten of uren uit Buddee mee; uren schrijven gebeurt in Simplicate.
- Buddee kent een samengestelde achternaam volgens het naamgebruik, met een eigen voorvoegsel. Simplicate heeft voor een persoon een apart veld voor het voorvoegsel. KoppelHet vult die met het voorvoegsel van de gebruikte naam, zodat iemand die de naam van de partner gebruikt, in Simplicate onder die naam staat.
- Simplicate laat via de API de functie en de uurtarieven van een medewerker niet invullen. De functie uit Buddee komt daarom in een eigen veld; kosten- en verkooptarieven blijven in Simplicate, waar ze toch per medewerker worden bepaald.
- Buddee geeft toegang via een gewoon gebruikersaccount met e-mail en wachtwoord, en geeft per gegeven terug wat dat account mag. KoppelHet gebruikt een eigen account dat alleen medewerkers, functies en roosters hoeft te lezen, zodat salarissen en verzuim buiten beeld blijven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan goedgekeurd verlof uit Buddee ook in Simplicate komen?
Dat kan later als uitbreiding. Simplicate kan verlof via de API ontvangen, zodat de planning weet wie afwezig is. We beginnen met medewerkers, leidinggevende en rooster.
Krijgt de nieuwe medewerker ook een Simplicate-login?
De medewerker staat klaar, maar een gebruiker met licentie maakt de beheerder in Simplicate aan; de API heeft daar geen veld voor. KoppelHet meldt elke nieuwe medewerker, zodat dat op tijd gebeurt.
Buddee koppelt al met Nmbrs en Loket. Is dit dan nodig?
Die koppelingen gaan naar de salarisadministratie. Simplicate staat niet in de lijst met koppelingen van Buddee; deze koppeling vult dat gat, naast wat Buddee zelf naar payroll stuurt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Buddee wordt gelezen via de REST API op api.buddee.nl met een JWT-token na Basic Auth op /auth/token. Resources employees (number, first_name, composed_last_name, composed_last_name_prefix, work_email, manager_id, archived_at), employments (start_date, end_date), positions (job_id, department_id, manager_id met begin- en einddatum) en work-schedules (week_1 en week_2 per dag met hours, start_time en end_time, is_biweekly). Paginering per 200.
- Naar Simplicate schrijven we via API v2 (Authentication-Key en Authentication-Secret) op crm/person, hrm/employee (person_id, supervisor, status, custom_fields) en hrm/timetable (even_week, odd_week met start_time, end_time en hours per dag, start_date, end_date). Verwijderen van medewerkers kan niet via de API; Simplicate begrenst op minimaal 60 verzoeken per minuut.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BuddeeHR | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
employees.number | Eigen veld personeelsnummer | Vaste sleutel om de medewerker terug te vinden |
first_name | person.first_name | |
composed_last_name_prefix | person.family_name_prefix | Volgens het naamgebruik in Buddee |
composed_last_name | person.family_name | |
work_email | person.email | |
positions.job_id | employee.custom_fields (functie) | |
positions.manager_id | employee.supervisor | Alleen als de leidinggevende zelf al in Simplicate staat |
work-schedules week_1 en week_2 | timetable.odd_week en even_week | Uren, begin- en eindtijd per dag |
work-schedules start_date en end_date | timetable.start_date en end_date | |
employments.end_date | employee.status | Inactief na de einddatum |
Gerelateerd
BuddeeHR → Active Directory
BuddeeHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit dienstverband en positie in Buddee
BuddeeHR → AllSolutions
Buddee AllSolutions koppeling: medewerkers, functies en roosters uit BuddeeHR in AllSolutions
ASBuddeeHR → Arbodienst (SIVI)
BuddeeHR arbodienst koppeling via SIVI: geverifieerde verzuimregistraties uit Buddee naar de arbodienst
BuddeeHR → Microsoft Entra ID
BuddeeHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account uit het dienstverband in Buddee