HR naar ITSM

BuddeeHR TOPdesk koppeling: personen, onboardingmeldingen en uit te leveren middelen in TOPdesk

Met een koppeling tussen BuddeeHR en TOPdesk staat elke medewerker uit Buddee als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en krijgt de servicedesk een onboardingmelding met de eerste werkdag en een offboardingmelding met de middelen die terug moeten. Wijzigt iemands functie of locatie in Buddee, dan past KoppelHet de persoon in TOPdesk aan op de ingangsdatum.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Organisaties die HR in BuddeeHR doen en hun IT- en facilitaire vragen in TOPdesk afhandelen, horen van een nieuwe collega vaak via een e-mail van HR. Laptops en telefoons staan in Buddee bij de medewerker, maar bij vertrek weet de servicedesk niet wat er terug moet komen.

HR maakt een nieuwe medewerker aan in Buddee, met positie, afdeling en locatie.
KoppelHet ziet de nieuwe medewerker bij de volgende vergelijking en maakt de persoon aan in TOPdesk.
Binnen de afgesproken termijn vóór de eerste werkdag komt er een onboardingmelding voor de behandelaarsgroep van de vestiging.
Een nieuwe positie met een latere ingangsdatum verandert afdeling, functie of vestiging in TOPdesk op die datum.
Krijgt de medewerker een einddatum, dan komt er een offboardingmelding met de middelen die in Buddee op zijn naam staan; na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de persoon.

Heen: Persoon met naam, tussenvoegsel, werkmail en personeelsnummer · Afdeling, functie en vestiging uit de actuele positie · Leidinggevende · Onboardingmelding met eerste werkdag en buddy · Offboardingmelding met de middelen uit Buddee

Waar je op let bij BuddeeHR en TOPdesk

Buddee kent naast de datum in dienst een aparte eerste werkdag. Die kunnen verschillen, bijvoorbeeld bij een contract dat ingaat op een feestdag. KoppelHet gebruikt de eerste werkdag als streefdatum van de onboardingmelding, zodat de laptop klaarligt op de dag dat iemand echt komt.
Buddee registreert middelen zoals laptops en telefoons per medewerker, met een soort en een einddatum. Bij een vertrek zet KoppelHet de middelen die nog op naam van de medewerker staan in de offboardingmelding, zodat de servicedesk weet wat er terug moet komen.
Buddee bewaart het tussenvoegsel apart en houdt bij welke achternaam iemand wil gebruiken, de eigen naam of die van de partner. KoppelHet neemt de samengestelde naam met het bijbehorende tussenvoegsel over, zodat TOPdesk dezelfde naam toont als Buddee.
Afdeling, locatie en leidinggevende hangen in Buddee aan een positie met een begin- en einddatum. Een overplaatsing per volgende maand is dus een nieuwe positie die HR vooruit vastlegt. KoppelHet past de vestiging in TOPdesk pas aan op de begindatum van die positie.
Buddee kent zes soorten dienstverband, onder meer stagiair, uitzendkracht, zzp'er en vrijwilliger. Per soort spreken we af of er een persoon en een onboardingmelding in TOPdesk komt, zodat een vrijwilliger niet automatisch een laptop krijgt.
In de openbare Buddee-documentatie vonden we geen webhooks. KoppelHet vergelijkt daarom meerdere keren per dag de medewerkers en posities met de vorige stand. Een medewerker die in Buddee is gearchiveerd zonder einddatum, komt op een lijst in plaats van stil uit TOPdesk te verdwijnen.
Buddee legt bij elke nieuwe medewerker een buddy vast. KoppelHet zet de naam van de buddy in de onboardingmelding, zodat de servicedesk weet wie de nieuwe collega op de eerste dag opvangt.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Komen de middelen uit Buddee ook als assets in TOPdesk?

Niet in de eerste versie. We zetten ze in de offboardingmelding; middelen als assets in TOPdesk beheren kan later als uitbreiding.

Wat als HR een einddatum weer intrekt?

Dan staat de persoon nog niet gearchiveerd, en krijgt de servicedesk een wijzigingsmelding dat de offboarding vervalt.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

BuddeeHR via de REST API (api.buddee.nl) met JWT-tokens die een eigen Buddee-gebruiker via Basic Auth op /auth/token ophaalt. GET /employees (number, first_name, composed_last_name, composed_last_name_prefix, work_email, employment_date, first_day_at_work_date, buddy_id, archived_at), /positions (job_id, department_id, location_id, manager_id, start_date, end_date), /employments (type, start_date, end_date) en /assets (naam, soort, employee_id, end_date). Paginering per 200; _permissions per record volgen de rechten van de gebruiker. Geen webhooks gevonden.
Naar TOPdesk via de TOPdesk REST API: personen, afdelingen en vestigingen (Supporting Files), meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate, externalNumber) of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon. KoppelHet bewaart per medewerker welke melding al is gemaakt, per indiensttreding en per einddatum.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in BuddeeHR	Veld in TOPdesk	Toelichting
`number`	`employeeNumber`
`first_name`	`firstName`
`composed_last_name_prefix`	`prefixes`	Volgt de naamkeuze van de medewerker
`composed_last_name`	`surName`
`work_email`	`email`
`positions: job_id`	`jobTitle`	Naam via een vertaaltabel
`positions: department_id`	`department`
`positions: location_id`	`branch`
`positions: manager_id`	`manager`
`first_day_at_work_date`	`targetDate van de onboardingmelding`
`buddy_id`	`request (tekst van de onboardingmelding)`
`assets met employee_id`	`request (tekst van de offboardingmelding)`
`Einddatum van het dienstverband`	`employmentTerminationDate en archiveren`

Bronnen

BuddeeHR TOPdesk koppeling: personen, onboardingmeldingen en uit te leveren middelen in TOPdesk

Wat de koppeling doet

Waar je op let bij BuddeeHR en TOPdesk

Hoe we het bouwen en beheren

Implementatie en prijs

Veelgestelde vragen

Komen de middelen uit Buddee ook als assets in TOPdesk?

Wat als HR een einddatum weer intrekt?

Technische details voor IT

Welke velden overgaan

Gerelateerd

BuddeeHR → Active Directory

BuddeeHR → AllSolutions

BuddeeHR → Arbodienst (SIVI)

BuddeeHR → Microsoft Entra ID

Welke systemen wil je koppelen?