HR naar ERP
BuddeeHR Unit4 koppeling: functieperiodes uit Buddee als gedateerde relaties in Unit4
Met een koppeling tussen BuddeeHR en Unit4 ERP komt elke medewerker uit Buddee in het juiste Unit4-bedrijf, en worden afdeling, kostenplaats en kostendrager uit elke Buddee-functieperiode relaties met dezelfde begin- en einddatum in Unit4. Zo boekt Unit4 uren en kosten ook achteraf op de afdeling die op die dag gold.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in Buddee en financiën en projecten in Unit4 ERP passen een teamwissel met terugwerkende kracht wel in Buddee aan, maar in Unit4 staat de medewerker nog op de oude kostenplaats. Finance corrigeert de uren daarna met memoriaalboekingen.
- HR legt in Buddee een medewerker of een nieuwe functieperiode vast, met afdeling, kostenplaats, kostendrager en ingangsdatum.
- KoppelHet vergelijkt Buddee met Unit4 en laat Unit4 een nieuwe medewerker eerst controleren zonder op te slaan.
- Is alles compleet, dan komt de medewerker in het Unit4-bedrijf dat bij zijn Buddee-bedrijf hoort.
- Elke functieperiode wordt een set relaties met dezelfde begin- en einddatum; een periode met terugwerkende kracht komt op de juiste datums.
- Na de einddatum van het dienstverband beëindigt KoppelHet de medewerker in Unit4.
Waar je op let bij BuddeeHR en Unit4 ERP
- Buddee legt elke functie vast als periode met een begin- en einddatum, en Unit4 legt relaties van een medewerker ook met een begin- en einddatum vast. KoppelHet zet elke Buddee-periode een op een over, zodat Unit4 ook voor een datum in het verleden weet bij welke afdeling iemand hoorde.
- In Buddee volstaan bedrijf, voornaam, achternaam en datum in dienst om een medewerker aan te maken. Unit4 vraagt meestal meer, zoals afdeling en kostenplaats. KoppelHet laat Unit4 eerst controleren zonder op te slaan, en meldt aan HR welk gegeven in Buddee nog ontbreekt.
- Buddee houdt kostenplaats en kostendrager apart per functieperiode bij. In Unit4 worden dat twee aparte relaties, elk met hun eigen datums, zodat een wissel van kostendrager zonder nieuwe afdeling ook goed in Unit4 staat.
- Eén Buddee-omgeving kan meerdere bedrijven bevatten, en Unit4 werkt met bedrijven die elk een eigen administratie hebben. Elk Buddee-bedrijf hoort bij één Unit4-bedrijf. Gaat iemand over naar het andere bedrijf, dan beëindigt KoppelHet hem in het ene en maakt hem aan in het andere.
- Unit4 weigert een personeelsnummer dat in hetzelfde bedrijf al bestaat. Omdat het Buddee-personeelsnummer de sleutel is, kan een herhaalde aanvraag na een storing nooit een tweede medewerker opleveren.
- Wordt een startdatum in Buddee naar achteren geschoven, dan laat Unit4 de begindatum van het dienstverband niet later zetten. De koppeling haalt het dienstverband dan weg en zet het met de nieuwe datum terug.
- Een gearchiveerde medewerker zonder einddatum in Buddee beëindigt KoppelHet niet in Unit4. Alleen een einddatum op het dienstverband leidt tot een beëindiging; een archivering zonder einddatum gaat als melding naar HR.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salaris en bankrekening mee naar Unit4?
Nee. De koppeling stuurt alleen wat Unit4 voor tijdschrijven, projecten en goedkeuring nodig heeft. Betaalt Unit4 declaraties uit aan medewerkers, dan kan het rekeningnummer later als uitbreiding.
Wat als een afdeling uit Buddee niet in Unit4 bestaat?
Dan wijst Unit4 de relatie af en krijgt finance een melding met de code. Na het aanmaken in Unit4 zet de koppeling de relatie alsnog met de juiste datums.
Werkt dit ook met een goedkeuringsworkflow in Unit4?
Ja. Een nieuwe medewerker staat dan eerst klaar voor goedkeuring in Unit4, en KoppelHet toont hem als wachtend tot hij is goedgekeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Buddee via de REST API op api.buddee.nl - employees (number, company_id, work_email, archived_at), positions (department_id, cost_center_id, cost_unit_id, start_date, end_date) en employments (start_date, end_date), met paginering tot 200 per pagina. Een eigen Buddee-gebruiker voor de koppeling; JWT via /auth/token met refreshtoken.
- Unit4 ERPx via de Employees API - POST /v1/employees/validate, POST /v1/employees (409 bij een bestaand personId), PATCH /v1/employees/batch met AddOrReplaceById en RemoveById op relatedValues (relationId, dateFrom, dateTo) en employments (positionId, startDate, endDate), DELETE /v1/employees/{personId} voor beëindiging. Client ID en client secret.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in BuddeeHR | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
number | personId | Buddee-personeelsnummer als vaste sleutel; automatische nummering in Unit4 uit |
company_id | companyId | Vaste tabel per Buddee-bedrijf |
first_name, last_name_prefix, last_name | nameInformation.firstName, surname | |
work_email | contactPoints (e-mail) | |
employments.start_date, end_date | employments (startDate, endDate) | |
positions.department_id | relatedValues (afdeling, dateFrom, dateTo) | |
positions.cost_center_id | relatedValues (kostenplaats, dateFrom, dateTo) | Welke relationId per Unit4-inrichting |
positions.cost_unit_id | relatedValues (kostendrager, dateFrom, dateTo) |
Gerelateerd
BuddeeHR → Active Directory
BuddeeHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit dienstverband en positie in Buddee
BuddeeHR → AllSolutions
Buddee AllSolutions koppeling: medewerkers, functies en roosters uit BuddeeHR in AllSolutions
ASBuddeeHR → Arbodienst (SIVI)
BuddeeHR arbodienst koppeling via SIVI: geverifieerde verzuimregistraties uit Buddee naar de arbodienst
BuddeeHR → Microsoft Entra ID
BuddeeHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account uit het dienstverband in Buddee