Recruitment naar HR
Carerix ADP Workforce Now koppeling: plaatsing in Noord-Amerika als in-progress hire
Met een koppeling tussen Carerix en ADP Workforce Now wordt een geslaagde plaatsing in Carerix voor een Amerikaanse, Canadese of internationale ADP-werkgever een in-progress hire in Workforce Now, met naam, e-mail, mobiel nummer en startdatum. KoppelHet kiest per plaatsing het ADP-land en het sjabloon, en laat belastingnummer en bankrekening bij HR in ADP.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Carerix ook werven voor functies in de Verenigde Staten of Canada, met de salarisadministratie daarvoor in ADP Workforce Now, mailen elke plaatsing naar HR aan de andere kant van de oceaan. Die zet de nieuwe collega met de hand in de New Hire-wizard.
- De recruiter zet de match op een status voor een geslaagde plaatsing.
- KoppelHet haalt elk kwartier de gewijzigde matches op en houdt alleen vacatures voor een ADP-werkgever over.
- Uit de entiteit van de vacature volgen het ADP-land (US, CA of INT) en de payroll group of het land.
- KoppelHet haalt de geldige sjablonen op en maakt de in-progress hire aan.
- HR vult in ADP belastingnummer, bankrekening en noodcontact aan en rondt de hire af.
Waar je op let bij Carerix en ADP Workforce Now
- Workforce Now kiest de velden van een hire per land, met de waarde US, CA of INT in een header. Voor een internationaal sjabloon vraagt ADP een landcode in plaats van een payroll group. KoppelHet bepaalt beide uit de juridische entiteit op de Carerix-vacature.
- Carerix bewaart het tussenvoegsel apart van de achternaam, ADP heeft een voornaam en een familienaam. KoppelHet zet het tussenvoegsel vóór de achternaam in de familienaam, zodat een naam als van Dijk in ADP gelijk is aan het paspoort.
- Carerix heeft een veld voor het sofinummer, maar een Nederlands BSN is geen Amerikaans of Canadees belastingnummer. KoppelHet stuurt het nooit mee. HR legt in ADP het juiste nummer vast of de status aangevraagd; ADP staat die twee niet samen in één aanroep toe.
- De ADP-aanroep voor nieuwe medewerkers ondersteunt geen bankgegevens en geen noodcontacten; daarvoor heeft ADP aparte API's. De IBAN uit Carerix gaat dus niet mee, en voor een Amerikaanse rekening zou hij ook niet kloppen.
- Een verouderde sjablooncode geeft in ADP een foutmelding, en een sjabloon krijgt na een wijziging een nieuwe code. KoppelHet vraagt vóór elke plaatsing de geldige sjablonen op, zodat een aangepast sjabloon in ADP de koppeling niet stillegt.
- Carerix meldt een statuswijziging niet uit zichzelf. KoppelHet vraagt elk kwartier de matches op die sinds de vorige ronde een andere status kregen, en houdt alleen vacatures over waarvan de entiteit een ADP-werkgever is; Nederlandse plaatsingen blijven erbuiten.
- Voor Canadese werkgevers ondersteunt de ADP-aanroep geen belastingonderdelen; ADP vult dan de standaardprovincie uit de bedrijfsinstellingen in. HR controleert de provincie bij een plaatsing buiten die provincie.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Carerix een koppeling met ADP?
Die vonden we niet in de openbare documentatie van Carerix of ADP. KoppelHet bouwt op de API's van beide.
Staat de medewerker na de koppeling actief in ADP?
Nee, als in-progress hire. HR rondt de hire af in Workforce Now.
Gaat het salaris van de match mee?
Niet in de eerste versie. HR legt het loon in ADP vast; meesturen kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Carerix via de GraphQL API (https://api.carerix.io/graphql/v1/graphql), confidential client met client credentials. crMatchPage met een qualifier op statusInfoModificationDate en statusInfo.isSuccessfullyFilled; CRMatch _id en jobStartDate; CREmployee firstName, lastNamePrefix, lastName, emailAddress en mobileNumber; CRVacancy toLegalEntity.
- ADP Workforce Now via GET /hcm/v2/applicant.onboard/meta en POST /hcm/v2/applicant.onboard met header ADP-Context-ExpressionID country=US, CA of INT. Verplicht - birthName/givenName, birthName/familyName, onboardingTemplateCode, hireDate en payrollGroupCode, of countryCode bij INT. Koppeling geregistreerd met de canonicals applicant.onboard en applicant.onboard.meta.read.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Carerix | Veld in ADP Workforce Now | Toelichting |
|---|---|---|
CREmployee firstName | birthName/givenName | |
CREmployee lastNamePrefix en lastName | birthName/familyName | Tussenvoegsel vóór de achternaam |
CREmployee emailAddress | Home email | |
CREmployee mobileNumber | Persoonlijk mobiel nummer | |
CRMatch jobStartDate | hireDate | |
CRVacancy toLegalEntity | ADP-Context-ExpressionID en payrollGroupCode of countryCode | Vertaaltabel per Carerix-entiteit |
CRVacancy (functie of entiteit) | onboardingTemplateCode | Gekozen uit de meta van ADP |
Gerelateerd
Carerix → AFAS Profit
Carerix koppelen met AFAS: een geplaatste kandidaat start de onboarding in AFAS Profit
Carerix → BambooHR
Carerix BambooHR koppeling: geslaagde plaatsing als medewerker met dienstverbandstatus in BambooHR
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel