Recruitment naar HR
Carerix koppelen met AFAS: een geplaatste kandidaat start de onboarding in AFAS Profit
Met een koppeling tussen Carerix en AFAS Profit start een kandidaat die in Carerix op een plaatsingsstatus komt automatisch het onboardingproces in AFAS, met naam, voorvoegsel, geboortedatum, contactgegevens en startdatum. HR in AFAS rondt de onboarding af, en niemand neemt de kandidaat nog over uit Carerix.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun eigen werving in Carerix doen en de personeelsadministratie in AFAS Profit voeren, sturen na een plaatsing een mail met kandidaatgegevens naar HR. HR typt naam, adres en startdatum opnieuw in AFAS, en een voorvoegsel of geboortedatum gaat daarbij makkelijk mis.
- De recruiter zet de match tussen kandidaat en vacature in Carerix op de plaatsingsstatus.
- KoppelHet ziet de statuswijziging en haalt match, kandidaat en vacature op.
- KoppelHet zoekt bij de vacature de functie en organisatorische eenheid in AFAS op.
- In AFAS start het onboardingproces met de persoonsgegevens en de startdatum.
- HR vult BSN, contract en salaris aan en rondt de onboarding af.
Waar je op let bij Carerix en AFAS Profit
- In Carerix bepaalt de inrichting van de matchstatus of een kandidaat geplaatst is. Een status heeft een vinkje voor een geslaagde plaatsing; KoppelHet reageert alleen op statussen met dat vinkje, zodat een gesprek of voorstel bij de klant nooit in AFAS belandt.
- Carerix bewaart het tussenvoegsel als apart veld bij de kandidaat, net als AFAS. Namen als "van der Berg" komen daardoor goed binnen, zonder dat de koppeling de achternaam hoeft te raden.
- Het afgesproken salaris staat in Carerix bij de match als vrije tekst, niet als bedrag. KoppelHet zet het daarom niet in een salarisveld van AFAS, maar als notitie bij de onboarding; HR vult het salaris zelf in.
- Carerix stuurt in zijn openbare documentatie geen melding bij een statuswijziging. KoppelHet vraagt daarom elk kwartier de matches op die sinds de vorige keer van status zijn veranderd, op de datum die Carerix daarvoor apart bijhoudt.
- Een kandidaat kan in Carerix op meerdere vacatures tegelijk een match hebben. KoppelHet onthoudt in AFAS welke match de onboarding startte; wordt dezelfde persoon later via een andere vacature opnieuw geplaatst, dan gaat het medewerkernummer uit AFAS mee als herintreding.
- AFAS heeft een eigen ingang voor kandidaten uit een extern wervingssysteem die de onboardingworkflow start. Daardoor beslist HR in AFAS nog over elke plaatsing, en kan HR een plaatsing die in Carerix werd teruggedraaid in de workflow afwijzen.
- Carerix geeft een koppeling een eigen client met een serviceaccount en rechten per onderdeel. KoppelHet krijgt alleen leesrechten op matches, kandidaten en vacatures, en kan in Carerix niets wijzigen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke status in Carerix telt als plaatsing?
Elke matchstatus die jullie in Carerix als geslaagde plaatsing hebben ingericht. Bij de start lopen we die lijst samen na.
Gaat het salaris mee naar AFAS?
Als notitie, niet als bedrag. Carerix bewaart het afgesproken salaris als vrije tekst, en HR legt het salaris in AFAS vast.
Werkt dit ook voor uitzendkrachten die we via Carerix plaatsen?
Deze koppeling gaat over eigen medewerkers die in AFAS in dienst komen. Plaatsingen van flexkrachten bij klanten horen in de verloning van het intermediair en vragen een andere opzet.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen geplaatste kandidaten gaan naar AFAS, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Carerix wordt gelezen via de GraphQL API (https://api.carerix.io/graphql/v1/graphql) met een confidential client en client credentials uit Identity Access, scope urn:cx/cx5Wrapper:data/crmatch:read. crMatchPage met een qualifier op statusInfoModificationDate en pageable (standaard 20 per pagina); statusInfo.isSuccessfullyFilled bepaalt de plaatsing. Velden uit CRMatch (jobStartDate, agreedSalary als String, toVacancy, toEmployee) en CREmployee (firstName, initials, lastNamePrefix, lastName, birthDate, emailAddress, mobileNumber). De oude REST API staat in de Carerix-help als verouderd.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector HrOnboarding, die de workflow Onboarden start voor nieuwe medewerkers, herintreders en kandidaten uit een extern wervingssysteem. Bij een herintreder gaat de medewerkercode mee.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Carerix | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
CRMatch _id | Kenmerk in het onboardingproces | Om een tweede plaatsing van dezelfde match te herkennen |
CREmployee firstName en initials | Voornaam en voorletters | |
CREmployee lastNamePrefix | Voorvoegsel | Los veld in beide systemen, geen splitsing nodig |
CREmployee lastName | Achternaam | |
CREmployee birthDate | Geboortedatum | |
CREmployee emailAddress en mobileNumber | Privé e-mail en mobiel | |
CRMatch jobStartDate | Datum in dienst | |
CRVacancy (functie en afdeling) | Functie en organisatorische eenheid | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
Carerix → ADP Workforce Now
Carerix ADP Workforce Now koppeling: plaatsing in Noord-Amerika als in-progress hire
Carerix → BambooHR
Carerix BambooHR koppeling: geslaagde plaatsing als medewerker met dienstverbandstatus in BambooHR
Carerix → Dayforce
Carerix Dayforce koppeling: geslaagde plaatsing als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel