Payroll koppeling
Cezanne HR ADP iHCM koppeling: compensatie, eenmalige betalingen en vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Een koppeling tussen Cezanne HR en ADP iHCM zet salariswijzigingen, eenmalige betalingen zoals bonussen en de vertrekdatum van medewerkers van het Nederlandse bedrijf in Cezanne HR door naar ADP iHCM. Payroll typt die gegevens dan niet meer over; een nieuwe medewerker aanmaken in ADP blijft werk van payroll.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Cezanne HR voor meerdere landen gebruiken en de Nederlandse lonen bij ADP iHCM hebben, halen elke maand een compensatierapport uit Cezanne en vullen ADP met de hand. Een bonus in Cezanne is vaak een jaarbedrag met een aparte betaaldatum, en wie het verkeerde getal overneemt, betaalt te veel of in de verkeerde maand.
- HR legt in Cezanne een compensatierecord, een bonus of een vertrekdatum vast.
- KoppelHet haalt de gewijzigde records op en houdt alleen employments van het Nederlandse bedrijf over.
- Het basissalaris gaat als salariswijziging naar ADP; een eenmalige betaling als variabele regel in de periode van de betaaldatum.
- Een vertrekdatum op het employment start de beëindiging in ADP.
- Afwijkingen staan in een overzicht voor payroll.
Waar je op let bij Cezanne HR en ADP iHCM
- Een compensatierecord in Cezanne kan een eenmalige betaling zijn, met een eigen betaaldatum naast de looptijd. KoppelHet stuurt zo'n record als variabele regel naar ADP in de periode van de betaaldatum, niet van de ingangsdatum, zodat een jaarbonus in de maand van uitbetaling landt.
- Cezanne bewaart bij compensatie zowel het bedrag in de betaalvaluta als in de basisvaluta van de organisatie, en daarnaast een doelbedrag en een behaald percentage. KoppelHet stuurt alleen het werkelijke bedrag in euro naar ADP; het doelbedrag gaat nooit mee.
- Compensatievoorstellen staan in Cezanne in een aparte, alleen-lezen tabel. KoppelHet negeert die en wacht tot een voorstel een echt compensatierecord is geworden, zodat een loonsverhoging die nog in de beoordelingsronde zit niet in ADP komt.
- Een employment in Cezanne hoort bij een bedrijf met een eigen code, en een medewerker kan meerdere employments hebben met één primaire. KoppelHet neemt alleen employments van het Nederlandse bedrijf mee en vertaalt die bedrijfscode naar de ADP-paygroup.
- Cezanne kent bij vertrek een vertrekdatum, een laatst gewerkte dag en een laatst betaalde dag. KoppelHet geeft ADP de vertrekdatum van het employment en zet een afwijkende laatst betaalde dag op de lijst voor payroll, omdat die invloed heeft op de eindafrekening.
- Webhooks zijn bij Cezanne alleen beschikbaar in het pakket People PLUS+. Zonder dat pakket filtert KoppelHet elk uur via OData op de wijzigingsdatum van de compensatierecords; met People PLUS+ reageert de koppeling direct op de webhook.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we People PLUS+ nodig?
Nee. Met People PLUS+ komen wijzigingen sneller binnen via webhooks; zonder werkt de koppeling met een controle per uur.
Maakt de koppeling nieuwe medewerkers aan in ADP?
Nee. Payroll maakt de medewerker in ADP aan; KoppelHet koppelt hem daarna op personeelsnummer.
Gaan vaste toeslagen mee?
In de eerste versie als melding aan payroll. Via de ADP-API voor vaste looncomponenten kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Cezanne HR via de OData-dataservice (v7, $format=json, $filter, $select, $top, $skip) met een access token: Compensation (PersonCode, CompItem, CompItemCode, CompItemType, EffectiveFrom, EffectiveTo, PaymentCurrency, BaseCurrency, PayPeriod, SinglePayment, SinglePaymentDate, CurrentAmount, AnnualAmount, TargetAmount, LastModifiedDate), CompensationProposals (alleen lezen) en Employments (CompanyCode, PrimaryEmployment, HireDate, TerminationDate, LastWorkedDate, LastPaidDate, TerminationReason).
- ADP iHCM via GET /hr/v2/workers, de Base Remuneration Change API (2416 en 2417), de Pay Data Input API voor iHCM NL en de Worker Terminate API (worker.terminate, worker-termination.cancel). Canonicals in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Cezanne HR | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
PersonCode | payrollfilenumber | Eenmalig gekoppeld en bij KoppelHet bewaard |
Employments CompanyCode | payrollGroupCode | Vertaaltabel per bedrijf |
Compensation CompItemCode basissalaris, CurrentAmount, PayPeriod | Salarisbedrag 2417 en salariscode 2416 | |
Compensation EffectiveFrom | effectiveDateTime van de salariswijziging | |
Compensation SinglePayment 1, CurrentAmount, SinglePaymentDate | Variabel veld (Vxxx) met de begin- en einddatum van de periode | Vertaaltabel per CompItemCode |
Employments TerminationDate | Beëindiging in worker.terminate |
Gerelateerd
Cezanne HR → Active Directory
Cezanne HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per werkgever en locatie
Cezanne HR → AFAS Profit
Cezanne HR koppelen met AFAS: de Nederlandse werkgever uit Cezanne in AFAS Profit Payroll
ASCezanne HR → Arbodienst (SIVI)
Cezanne HR koppelen met de arbodienst via SIVI: absence events voor ziekte als verzuimmelding
Cezanne HR → DATEV
Cezanne HR DATEV koppeling: de Duitse company uit Cezanne HR naar de Steuerberater