Payroll koppeling
Cezanne HR koppelen met AFAS: de Nederlandse werkgever uit Cezanne in AFAS Profit Payroll
Met een koppeling tussen Cezanne HR en AFAS Profit gaan medewerkers van de Nederlandse werkgever in Cezanne automatisch naar AFAS, met dienstverband, werktijdpatroon, basissalaris en bankrekening op hun ingangsdatum. HR beheert iedereen in Cezanne; de salarisadministratie verloont in AFAS zonder over te typen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Cezanne HR als HR-systeem voor meerdere landen gebruiken en in Nederland met AFAS Profit verlonen, voeren elke nieuwe medewerker in beide systemen in. Omdat Cezanne alles met ingangsdatums bijhoudt en AFAS ook, loopt de historie zonder koppeling snel uit elkaar.
- HR legt in Cezanne een dienstverband aan bij de Nederlandse werkgever.
- KoppelHet leest persoon, dienstverband, werktijdpatroon, salaris en bankrekening via de Cezanne API.
- AFAS ontvangt de nieuwe medewerker via het onboardingproces; HR vult loonheffing, cao en pensioen aan.
- Nieuwe regels in Cezanne gaan met hun ingangsdatum naar contract, rooster, salaris of bankrekening in AFAS.
- Krijgt het dienstverband in Cezanne een echte einddatum, dan zet KoppelHet de datum uit dienst in AFAS.
Waar je op let bij Cezanne HR en AFAS Profit
- Elk dienstverband in Cezanne hoort bij een bedrijf via een CompanyCode. KoppelHet neemt alleen dienstverbanden met de code van de Nederlandse werkgever mee, ook als dezelfde persoon eerder in een ander land werkte.
- Cezanne zet de einddatum van een lopend dienstverband op 31 december 2999. KoppelHet leest dat als geen einddatum, zodat niemand in AFAS met een uitdiensttreding in de verre toekomst komt te staan.
- De Cezanne API werkt met een token dat een gebruiker na inloggen goedkeurt, en die token ziet alleen wat die gebruiker in Cezanne mag zien. We maken daarom een koppelgebruiker die alleen de Nederlandse werkgever ziet; andere landen blijven zo buiten bereik.
- Webhooks zitten in Cezanne alleen in het pakket People PLUS+. Zonder dat pakket leest KoppelHet de tabellen elk uur met een OData-filter op de Nederlandse werkgever.
- Werktijdpatronen in Cezanne komen uit een sjabloon, zoals Full Time, met een ingangsdatum. De FTE en de uren per dag staan in aparte tabellen; KoppelHet combineert die tot het rooster met uren en dagen in AFAS.
- Salaris staat in Cezanne als compensatie-item met een code, zoals BASE. Alleen dat item gaat naar AFAS als salaris; toeslagen en benefits uit Cezanne worden pas een looncomponent als we dat samen afspreken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We hebben het pakket People, zonder PLUS+. Kan het dan ook?
Ja. De API zit in beide pakketten. Zonder webhooks leest KoppelHet elk uur, en voor de salarisrun altijd volledig.
Staat het BSN in Cezanne?
Dat kan, als identificatie met een eigen documentsoort. Leggen jullie het niet in Cezanne vast, dan vult HR het in AFAS aan tijdens de onboarding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Cezanne HR via de OData API (v7 dataservice.svc) met OAuth 2.0 - People, Employments, EmploymentContracts, EmployeeWorkingTimePattern, EmployeeWorkingTimePatternFTE, EmployeeWorkingTimePatternDetails, Compensation, BankDetails en LegalIdentifiers, gefilterd op PersonCode en CompanyCode. Webhooks per trigger (toevoegen, wijzigen, verwijderen) bij People PLUS+.
- AFAS via HrOnboarding voor de eerste keer en daarna KnEmployee met AfasContract, AfasTimeTable, AfasSalary en AfasBankInfo, met een app connector die alleen deze connectoren bevat.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Cezanne HR | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
PersonCode | Vrij veld bij de medewerker | Sleutel |
People (FirstName, FamilyName, DateOfBirth, Gender) | KnPerson | |
Employments.CompanyCode | Werkgever | Alleen de Nederlandse CompanyCode |
Employments.HireDate | Datum in dienst | |
Employment Contracts (EffectiveFrom, EffectiveTo) | AfasContract | |
Employee WTP en WTP - FTE | AfasTimeTable | |
Compensation met CompItemCode BASE | AfasSalary | |
BankDetails (EffectiveFrom, AccountNumber) | AfasBankInfo | |
LegalIdentifiers met documentsoort BSN | BSN | |
Employments.TerminationDate | Datum uit dienst | 31-12-2999 betekent open |
Gerelateerd
Cezanne HR → Active Directory
Cezanne HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per werkgever en locatie
Cezanne HR → ADP iHCM
Cezanne HR ADP iHCM koppeling: compensatie, eenmalige betalingen en vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
ASCezanne HR → Arbodienst (SIVI)
Cezanne HR koppelen met de arbodienst via SIVI: absence events voor ziekte als verzuimmelding
Cezanne HR → DATEV
Cezanne HR DATEV koppeling: de Duitse company uit Cezanne HR naar de Steuerberater