Payroll koppeling
Cezanne HR DATEV koppeling: de Duitse company uit Cezanne HR naar de Steuerberater
Een koppeling tussen Cezanne HR en DATEV zet nieuwe medewerkers, salariswijzigingen, arbeidsduur en vertrek van de Duitse company uit Cezanne HR elke loonmaand klaar voor DATEV LODAS of Lohn und Gehalt. Cezanne HR heeft geen DATEV-integratie, dus KoppelHet leest de OData-API van Cezanne en levert stam- en bewegingsgegevens aan die de Steuerberater overneemt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR voor meerdere landen in Cezanne HR beheren en een Duitse company hebben met lonen bij een Steuerberater in DATEV, sturen het kantoor zonder koppeling elke maand een export. Het kantoor moet dan zelf uitzoeken welke regels nieuw zijn en welk salaris al deeltijd is.
- HR legt in Cezanne een starter, compensatie-item, FTE-wijziging of vertrek vast bij de Duitse company.
- KoppelHet leest met een koppelgebruiker die alleen de Duitse company ziet de medewerkers, dienstverbanden, werktijden en compensatie.
- KoppelHet vergelijkt met de vorige aanlevering en zet wat in de loonmaand ingaat om naar stam- en bewegingsgegevens.
- Vóór de afsluiting gaat de maand naar DATEV; de Steuerberater neemt de gegevens over.
- Correcties met terugwerkende kracht krijgen hun oorspronkelijke ingangsdatum mee, zodat het kantoor de nabetaling berekent.
Waar je op let bij Cezanne HR en DATEV
- In Cezanne hoort elk dienstverband bij een CompanyCode. KoppelHet neemt alleen dienstverbanden van de Duitse company mee, en heeft een organisatie meer dan één Duitse company, dan krijgt elke company bij het kantoor een eigen Mandant.
- Een lopend dienstverband krijgt in Cezanne als einddatum 31 december 2999. Dat is geen vertrek; KoppelHet stuurt alleen een echte einddatum als Austrittsdatum naar DATEV, zodat er bij het kantoor geen ontslag in de verre toekomst verschijnt.
- Een compensatie-item in Cezanne kan naar rato van de FTE worden berekend. Bij de start leggen we vast of het bedrag in Cezanne het voltijd- of het deeltijdbedrag is, zodat de Festbezug in DATEV het maandbedrag is dat de medewerker echt krijgt.
- De arbeidsduur staat in Cezanne in een FTE-tabel en een tabel met uren per dag. KoppelHet telt de uren per week op voor de Wochenarbeitszeit in DATEV en meldt een patroon dat per week verschilt, in plaats van een gemiddelde te sturen.
- Een salarisregel in Cezanne kan een EffectiveFrom in het verleden krijgen. KoppelHet levert zo'n correctie met de oorspronkelijke datum aan, zodat de Steuerberater de nabetaling in DATEV over de juiste maanden berekent.
- Een Cezanne-token ziet via de API precies wat de gebruiker die toestemming gaf in het scherm mag zien. KoppelHet werkt met een koppelgebruiker die alleen de Duitse company ziet, zodat salarissen van Britse of andere collega's nooit in een aanlevering voor DATEV komen.
- Webhooks zitten alleen in het pakket People PLUS+. Zonder dat pakket leest KoppelHet de Duitse company dagelijks in de week vóór de afsluiting via OData, met een filter op de company en op LastModifiedDate, en alleen de velden die DATEV nodig heeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we People PLUS+ nodig?
Nee. Met webhooks is het sneller, maar voor één Duitse loonrun per maand volstaat een dagelijkse run in de week vóór de afsluiting.
Gaat afwezigheid ook mee?
Niet in de eerste versie. Afwezigheid naar DATEV kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Cezanne HR via de OData-API (v7 dataservice.svc, JSON) met OAuth 2.0 na inloggen en toestemming van de koppelgebruiker - People, Addresses, BankDetails, Employments (CompanyCode, StartDate, TerminationDate), EmployeeWorkingTimePatternFTE, EmployeeWorkingTimePatternDetails en Compensation (CompItemCode, EffectiveFrom, EffectiveTo), met $filter en $select. Webhooks alleen bij People PLUS+.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en bewegingsgegevens via het DATEV-rekencentrum, activering in DATEV Arbeitsplatz door de Steuerberater, alleen voor geselecteerde software) of een ASCII-bestand dat het kantoor zelf in LODAS of Lohn und Gehalt inleest.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Cezanne HR | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
Employments.CompanyCode | Mandant (Beraternummer en Mandantennummer) | Eén Duitse company per Mandant |
People (namen, geboortedatum) en Addresses | Persönliche Daten en Anschrift | |
BankDetails | Bankverbindung | |
Employments.StartDate | Eintrittsdatum | |
Employments.TerminationDate | Austrittsdatum | Alleen een echte datum, niet 31-12-2999 |
EmployeeWorkingTimePatternFTE en -Details | Wochenarbeitszeit | |
Compensation (CompItemCode BASE, EffectiveFrom, EffectiveTo) | Festbezug met Lohnart |
Gerelateerd
Cezanne HR → Active Directory
Cezanne HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per werkgever en locatie
Cezanne HR → ADP iHCM
Cezanne HR ADP iHCM koppeling: compensatie, eenmalige betalingen en vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Cezanne HR → AFAS Profit
Cezanne HR koppelen met AFAS: de Nederlandse werkgever uit Cezanne in AFAS Profit Payroll
ASCezanne HR → Arbodienst (SIVI)
Cezanne HR koppelen met de arbodienst via SIVI: absence events voor ziekte als verzuimmelding