Payroll koppeling
Cezanne HR Loket koppeling: Nederlandse dienstverbanden, werktijden en salaris met ingangsdatum naar Loket
Met een koppeling tussen Cezanne HR en Loket gaan nieuwe dienstverbanden van de Nederlandse werkgever uit Cezanne HR als conceptwerknemer naar Loket, en volgen werktijdpatroon, salaris en bankrekening met dezelfde ingangsdatum als in Cezanne. De salarisadministratie in Loket werkt zo met wat HR in Cezanne heeft besloten, zonder overtypen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR voor meer landen in Cezanne HR voeren en de Nederlandse salarissen in Loket laten verwerken, leggen wijzigingen vaak vooruit vast met een ingangsdatum. Zonder koppeling typt de salarisadministratie die over zodra ze ingaan, en een wijziging met terugwerkende kracht valt dan buiten de loonrun.
- HR maakt in Cezanne een dienstverband aan bij de CompanyCode van de Nederlandse werkgever.
- KoppelHet leest persoon, adres, bankrekening, werktijdpatroon en compensatie en maakt een conceptwerknemer in Loket.
- De salarisadministratie vult cao, loonheffingskorting en pensioen aan en zet het concept om.
- Een nieuwe regel in Cezanne met een latere ingangsdatum wordt een nieuw record in de datumketen van Loket.
- Een echte einddatum van het dienstverband beëindigt het dienstverband in Loket.
Waar je op let bij Cezanne HR en Loket
- Elk Nederlands bedrijf hoort in Cezanne bij een eigen CompanyCode en in Loket bij een eigen werkgever. KoppelHet legt die paren vast, zodat een medewerker die van de ene Nederlandse bv naar de andere gaat in Loket bij de nieuwe werkgever een nieuw dienstverband krijgt.
- Loket weigert een loon- of arbeidstijdrecord waarvan de startdatum niet later ligt dan het vorige record. Cezanne staat wel regels met een eerdere EffectiveFrom toe. KoppelHet schrijft zo'n correctie met terugwerkende kracht daarom niet zelf, maar legt haar als taak bij de salarisadministratie.
- Cezanne vult bij een lopend dienstverband als einddatum 31 december 2999 in. Loket kent dan geen einddatum; KoppelHet stuurt alleen een echte einddatum door als beëindiging, zodat niemand in Loket een vertrek in de verre toekomst krijgt.
- Het werktijdpatroon in Cezanne bestaat uit een FTE-tabel en een tabel met uren per dag. Loket kan een werkpatroon van twee weken vastleggen, met aparte uren voor even en oneven weken; KoppelHet vult dat vanuit Cezanne, zodat een wisselend patroon in Loket niet tot een gemiddelde wordt platgeslagen.
- Een compensatie-item in Cezanne kan pro rata op de FTE zijn. Loket vraagt bij elk loon of het bedrag een voltijdloon is. KoppelHet stuurt het voltijdbedrag uit Cezanne en zet die vlag, zodat Loket het deeltijdloon zelf uitrekent met de arbeidstijd.
- Een Cezanne-token ziet alleen wat de gebruiker die toestemming gaf in het scherm mag zien. Een koppelgebruiker met alleen de Nederlandse werkgever zorgt dat salarissen uit andere landen nooit bij Loket in de buurt komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als HR in Cezanne een salaris met terugwerkende kracht aanpast?
Dan krijgt de salarisadministratie een taak met het oude en nieuwe bedrag en de ingangsdatum. Zij verwerkt de correctie in Loket, zodat de herberekening klopt.
Hebben we People PLUS+ nodig?
Nee. Zonder webhooks leest KoppelHet elk uur; voor salarissen is dat ruim op tijd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Cezanne HR via OData (v7 dataservice.svc, JSON) met OAuth 2.0 na inloggen en toestemming - People, Addresses, BankDetails, Employments (CompanyCode, StartDate, TerminationDate), EmployeeWorkingTimePatternFTE, EmployeeWorkingTimePatternDetails en Compensation (CompItemCode, EffectiveFrom, EffectiveTo). Webhooks alleen bij People PLUS+.
- Naar Loket via de Loket REST API met OAuth - PostConceptEmployeeByEmployerId, PostWageByEmploymentId (isGrossWageFullTime, grossWageType) en PostWorkingHoursByEmploymentId (deviatingHoursPerWeek, workPattern met oddWeeks en evenWeeks), met ketenvalidatie op de startdatum, en PatchTerminateByEmploymentId. Loket heeft een acceptatieomgeving.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Cezanne HR | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
Id van de persoon | Vrij veld bij de werknemer | Vaste sleutel |
People (FirstName, FamilyName) | Voornaam en achternaam | |
Addresses (EffectiveFrom) | Adres conceptwerknemer | |
BankDetails (IBAN) | IBAN zonder spaties | |
Employments.CompanyCode | Werkgever in Loket | Eén code per werkgever |
Employments (StartDate) | Begindatum dienstverband | |
EmployeeWorkingTimePatternFTE en Details | Afwijkende uren per week en tweewekelijks werkpatroon | |
Compensation (CompItemCode BASE, EffectiveFrom) | Loon met ingangsdatum | |
TerminationDate (niet 2999-12-31) | Einde dienstverband |
Gerelateerd
Cezanne HR → Active Directory
Cezanne HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per werkgever en locatie
Cezanne HR → ADP iHCM
Cezanne HR ADP iHCM koppeling: compensatie, eenmalige betalingen en vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Cezanne HR → AFAS Profit
Cezanne HR koppelen met AFAS: de Nederlandse werkgever uit Cezanne in AFAS Profit Payroll
ASCezanne HR → Arbodienst (SIVI)
Cezanne HR koppelen met de arbodienst via SIVI: absence events voor ziekte als verzuimmelding