HR naar ITSM
Cezanne HR TOPdesk koppeling: locatie, organisatie-eenheid en kostenplaats op hun ingangsdatum, met meldingen bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Cezanne HR en TOPdesk staat iedere medewerker uit Cezanne HR als persoon in TOPdesk, met vestiging, afdeling, functie en kostenplaats uit zijn primaire dienstverband, en krijgt de servicedesk een melding voor elke nieuwe collega en elk vertrek. KoppelHet past locatie en afdeling in TOPdesk aan op de ingangsdatum die Cezanne bij elke toewijzing bewaart.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Cezanne HR gebruiken in meerdere landen, met een Nederlandse servicedesk in TOPdesk, krijgen wijzigingen vaak te laat of te vroeg door. HR voert een overplaatsing weken vooruit in, en de servicedesk ziet die pas als iemand op het nieuwe kantoor zonder werkplek zit.
- HR maakt de persoon en het dienstverband in Cezanne aan, met locatie, organisatie-eenheid, functie en kostenplaats.
- KoppelHet ziet het nieuwe dienstverband en zet de persoon in TOPdesk als de werkgever bij deze servicedesk hoort.
- Vier weken voor de startdatum komt een onboardingmelding bij de behandelaarsgroep van de locatie.
- Een nieuwe locatie- of afdelingstoewijzing past de persoon in TOPdesk aan op de ingangsdatum, met een wijzigingsmelding.
- Krijgt het dienstverband een echte einddatum, dan komt een week ervoor een offboardingmelding. Na die dag wordt de persoon gearchiveerd.
Waar je op let bij Cezanne HR en TOPdesk
- Locatie, organisatie-eenheid, functie en kostenplaats zijn in Cezanne elk een eigen toewijzing met een ingangsdatum. KoppelHet voert een wijziging in TOPdesk pas uit op die datum, zodat meldingen tot de laatste dag bij het oude kantoor en de oude afdeling blijven.
- Cezanne bewaart kostenplaatsen als aparte toewijzing per persoon. KoppelHet zet de kostenplaats die op de dag geldt als budgethouder in TOPdesk, zodat een bestelling via de servicedesk op de juiste kostenplaats komt.
- Een vast dienstverband staat in Cezanne met 31 december 2999 als einddatum. KoppelHet behandelt die datum als geen einde en maakt alleen bij een echte einddatum een offboardingmelding.
- Heeft iemand in Cezanne meer dan één dienstverband, bijvoorbeeld een detachering naast een vaste baan, dan bepaalt het primaire lopende dienstverband vestiging en afdeling. Zo staat dezelfde persoon niet twee keer in TOPdesk.
- Elk dienstverband hoort in Cezanne bij een werkgever met een bedrijfscode. KoppelHet neemt alleen personen over van de werkgevers die deze TOPdesk-omgeving bedient, en de koppelgebruiker in Cezanne ziet ook alleen die werkgevers.
- Webhooks zijn er in Cezanne alleen bij People PLUS+. Zonder dat pakket leest KoppelHet elk uur. Een nieuwe collega komt dan iets later in TOPdesk, maar ruim voor de onboardingmelding die vier weken voor de start komt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we People PLUS+ nodig?
Nee. Met People PLUS+ werkt de koppeling op webhooks, zonder leest KoppelHet elk uur. Voor een servicedesk die weken vooruit werkt, is dat genoeg.
Komen collega's uit andere landen in TOPdesk?
Alleen van de werkgevers die jullie kiezen. De rest blijft buiten de koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Cezanne HR API v2 (OData, dataservice.svc, JSON) met OAuth 2.0; toegang via de Customer Success-contactpersoon en met de rechten van de koppelgebruiker. Tabellen People, PeopleToEmploymentCurrentPrimary, Employments (CompanyCode, TerminationDate), JobDeployments, OrgUnitPositionDeployments, LocationDeployments en Cost Centre Deployments. Webhooks bij People PLUS+.
- Naar TOPdesk via de TOPdesk REST API met een applicatiewachtwoord: personen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens, budgetHolder, archiveren met reden), meldingen met POST /tas/api/incidents of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Cezanne HR | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
PersonCode | employeeNumber | |
FirstName en FamilyName | firstName en surName | |
Zakelijk e-mailadres (Communications) | email | |
JobDeployments | jobTitle | |
LocationDeployments | branch | |
OrgUnitPositionDeployments | department | |
Cost Centre Deployments | budgetHolder | |
CompanyCode (Employments) | Filter op werkgever | |
TerminationDate | employmentTerminationDate en targetDate van de offboardingmelding | 31-12-2999 betekent geen einde |
Gerelateerd
Cezanne HR → Active Directory
Cezanne HR koppelen met Active Directory: domeinaccounts per werkgever en locatie
Cezanne HR → ADP iHCM
Cezanne HR ADP iHCM koppeling: compensatie, eenmalige betalingen en vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Cezanne HR → AFAS Profit
Cezanne HR koppelen met AFAS: de Nederlandse werkgever uit Cezanne in AFAS Profit Payroll
ASCezanne HR → Arbodienst (SIVI)
Cezanne HR koppelen met de arbodienst via SIVI: absence events voor ziekte als verzuimmelding