Identity en access management
Daywize Active Directory koppeling: accounts uit het HR-dossier, ook voor de inlog in Daywize
Met een koppeling tussen Daywize en Active Directory krijgt een nieuwe medewerker in Daywize automatisch een account in Active Directory, met functie, afdeling, leidinggevende en de juiste groepen. Na de laatste werkdag in Daywize wordt het account uitgeschakeld, en omdat Daywize zelf via ADFS kan inloggen, regelt hetzelfde account ook de toegang tot Daywize.
Wat de koppeling doet
Wie Daywize Cloud gebruikt voor HR-dossier, verlof en declaraties en medewerkers via ADFS met hun Active Directory-account laat inloggen, maakt die accounts vaak met de hand aan na een mail van HR. Een vertrekker die IT vergeet uit te schakelen, kan dan ook nog in Daywize.
- IT installeert eenmalig een klein programma van KoppelHet op een server in het domein; Daywize en de servicepartner geven KoppelHet toegang tot de Daywize-gegevens.
- HR voert een nieuwe medewerker in in Daywize. KoppelHet bepaalt aan de hand van BV, functie en afdeling waar het account komt en welke groepen erbij horen.
- Voor de eerste werkdag staat het account klaar, met personeelsnummer, functie, afdeling en leidinggevende. Met dat account logt de medewerker ook in Daywize in.
- Bij een nieuwe functie of afdeling in Daywize werkt KoppelHet de gegevens bij en wisselt de groepen.
- Na de laatste werkdag wordt het account uitgeschakeld en apart gezet. IT krijgt een melding, zodat mailbox en bestanden kunnen worden overgedragen.
Waar je op let bij Daywize en Active Directory
- Daywize kan inloggen via SAML op de ADFS-server van de organisatie. Het account in Active Directory is dan ook de sleutel tot Daywize. Uitschakelen na vertrek sluit dus in één keer het netwerk, de mail en het eigen HR-dossier in Daywize af.
- Na de invoering is Daywize volgens de leverancier leidend voor vrijwel alle medewerkermutaties, en het salarissysteem volgt via een export. KoppelHet leest daarom Daywize en niet Nmbrs of Loket, zodat een account niet hoeft te wachten tot de mutatie in de salarisadministratie is verwerkt.
- Een nieuwe BV in Nmbrs of Loket komt bij de nachtelijke synchronisatie met al haar medewerkers in Daywize. Voor Active Directory lijkt dat op tientallen indiensttredingen tegelijk. KoppelHet zoekt bij zo'n nieuwe BV eerst naar bestaande accounts en legt de lijst aan IT voor, in plaats van direct nieuwe accounts te maken.
- Daywize wordt vaak ingericht en ondersteund door een accountants- of HR-dienstverlener, en maatwerkkoppelingen bouwt volgens Daywize de klant of een partner. KoppelHet is die partner voor de accounts. De servicepartner houdt het HR-dossier, het programma in het eigen netwerk voert alleen de accountwijzigingen uit.
- Personeelsnummers komen bij Daywize mee uit de salarisadministratie, waar ze per BV worden uitgegeven. Met twee BV's zet KoppelHet een code voor het nummer op het account, zodat medewerker 45 van de ene BV niet het account van 45 uit de andere BV overneemt.
- Daywize registreert ook bedrijfsmiddelen zoals laptop en telefoon bij de medewerker. Bij een vertrek kan de melding aan IT de lijst met uit te leveren spullen uit Daywize meekrijgen. Dat kan later als uitbreiding.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan een vertrekker na zijn laatste dag nog een declaratie indienen in Daywize?
Niet met zijn eigen account als Daywize via ADFS inlogt, want dat is dan uitgeschakeld. Spreek af dat declaraties voor de laatste werkdag binnen zijn, of dat HR ze namens de medewerker invoert.
Moet er iets open in onze firewall?
Nee. Het programma van KoppelHet legt zelf een uitgaande verbinding met het platform. Daywize en Active Directory hoeven elkaar niet rechtstreeks te bereiken.
Werkt dit ook als we later naar Entra ID gaan?
Ja. Dan schrijft de koppeling rechtstreeks naar Entra ID, en logt Daywize in via Entra ID in plaats van ADFS als Daywize dat voor jullie inricht. De afspraken over naamgeving en groepen blijven staan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Daywize wordt gelezen via de API's en webservices die Daywize voor maatwerkkoppelingen beschikbaar stelt. Daar is geen openbare documentatie van; welke interface en welke velden we gebruiken, stemmen we per klant af met Daywize en de servicepartner. Daywize ondersteunt single sign-on via SAML 2.0 met authenticatie op de ADFS-server van de klant.
- Een KoppelHet-agent op een Windows-server in het domein voert de wijzigingen uit via een uitgaande verbinding. AD-attributen onder meer employeeID (maximaal 16 tekens), sAMAccountName (maximaal 20 tekens), userPrincipalName, mail, givenName, sn, displayName, title, department, company, manager en accountExpires; OU per BV of afdeling.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Daywize | Veld in Active Directory | Toelichting |
|---|---|---|
BV + personeelsnummer | employeeID | Maximaal 16 tekens; vaste koppelsleutel |
Roepnaam | givenName | |
Achternaam volgens naamgebruik | sn en displayName | |
Naamgevingsregel | sAMAccountName | Maximaal 20 tekens, met volgnummer bij dubbelen |
Naamgevingsregel | userPrincipalName en mail | Gelijk aan het adres waarmee Daywize de medewerker via ADFS herkent |
Functie | title en groepen | |
Afdeling | department en OU | |
BV | company | |
Leidinggevende | manager | Distinguished name van het account van de leidinggevende |
Datum uit dienst | accountExpires en uitschakelen |
Gerelateerd
ADP GlobalView → Active Directory
ADP GlobalView Active Directory koppeling: domeinaccounts per land uit de uitbestede payroll
ADP iHCM → Active Directory
ADP iHCM Active Directory koppeling: netwerkaccounts per land, met vervaldatum bij tijdelijke contracten
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst