Identity en access management
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Active Directory maakt KoppelHet voor elke nieuwe medewerker uit ADP een account in de juiste OU, met functie, afdeling en leidinggevende. Een vertrek in ADP zet de vervaldatum op het account, en bij een herindiensttreding krijgt de medewerker zijn oude account terug.
Wat de koppeling doet
Organisaties met ADP Workforce Now als HR- en salarissysteem en een eigen Active Directory-domein laten de helpdesk accounts vaak aanmaken op basis van een mail van HR. Wie na een jaar terugkomt krijgt een tweede account, en een vertrekker die in ADP al vooruit is ingevoerd, kan tot de laatste dag van IT gewoon inloggen en daarna soms ook nog.
- De organisatie registreert de koppeling in ADP, met leesrecht op medewerkers en de meldingen, en schrijfrecht op het zakelijke e-mailadres.
- Een agent in het eigen netwerk legt een uitgaande verbinding met KoppelHet en krijgt alleen rechten op de beheerde OU's.
- Bij een indiensttreding maakt KoppelHet het account in de OU die bij het bedrijf of de afdeling in ADP hoort; bij een herindiensttreding zoekt KoppelHet eerst het oude account.
- Een vertrek in ADP zet de vervaldatum op het account; na de laatste werkdag verhuist het naar de OU voor vertrokken medewerkers.
- Elke nacht vergelijkt KoppelHet alle medewerkers in ADP, ook gearchiveerde, met het domein.
Terug: Het e-mailadres dat bij het account hoort, schrijft KoppelHet terug als zakelijk e-mailadres in ADP Workforce Now.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Active Directory
- ADP stuurt een aparte melding als iemand opnieuw in dienst komt. KoppelHet zoekt dan op het ADP-nummer naar het uitgeschakelde account in de OU voor vertrokken medewerkers en zet het terug, zodat de medewerker zijn oude inlognaam, mappen en groepen niet kwijt is.
- Bij een vertrek met een datum in de toekomst staat de positie in ADP al op beëindigd, terwijl de medewerker actief blijft. KoppelHet zet die datum direct als vervaldatum op het account, zodat Active Directory het account zelf sluit, ook als de nachtelijke run een keer niet draait.
- Een medewerker kan in ADP meer dan één positie hebben. KoppelHet gebruikt de hoofdpositie voor OU, afdeling en leidinggevende, en schakelt het account pas uit als de laatste positie stopt.
- ADP meldt ook als iemand met verlof gaat. Wil de organisatie accounts tijdens langdurig verlof uitschakelen, dan doet KoppelHet dat op die melding en zet het account terug bij de terugkeer; standaard laten we het account aan.
- Oud-medewerkers geeft ADP alleen terug als de koppeling daar met een eigen header om vraagt. KoppelHet doet dat in de nachtelijke vergelijking, zodat een gemiste vertrekmelding toch tot een uitgeschakeld account leidt.
- Het zakelijke e-mailadres is in ADP via de API te schrijven. Zodra het account en de mailbox bestaan, zet KoppelHet het adres in ADP, zodat loonstroken en ADP-meldingen naar het werkadres gaan.
- Een foto uit ADP kan groter zijn dan de 100 kB die Active Directory voor thumbnailPhoto toestaat. KoppelHet verkleint hem eerst, en ververst hem als ADP meldt dat er een nieuwe foto is geüpload.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet er een poort open in de firewall?
Nee. De agent maakt zelf een uitgaande verbinding; de meldingen van ADP komen bij het platform van KoppelHet binnen, niet bij de server.
Werken we ook met Entra ID?
Ja. Wordt het domein gesynchroniseerd naar Entra ID, dan volgt het Microsoft-account vanzelf. Zonder eigen domein schrijft KoppelHet direct naar Entra ID.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers (50 per pagina, $top en $skip; $orderby en count met filter niet ondersteund), Content-Type application/json;archived=true voor gearchiveerde medewerkers. Meldingen worker.hire, worker.rehire, worker.onLeave, worker.terminate, worker.workAssignment.modify en worker.photo.upload. Terugschrijven met /events/hr/v1/worker.business-communication.email.add en .email.change.
- Active Directory wordt beschreven door een agent in het netwerk van de klant met een uitgaande verbinding. Attributen employeeID, sAMAccountName (maximaal 20 tekens), userPrincipalName, givenName, sn, displayName, title, department, manager, accountExpires en thumbnailPhoto (maximaal 100 kB). Het serviceaccount heeft alleen rechten op de beheerde OU's.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Active Directory | Toelichting |
|---|---|---|
associateOID | employeeID | Vaste sleutel, ook na herindiensttreding |
Preferred name en family name | givenName, sn, displayName | |
Achternaam en voornaam | sAMAccountName | Maximaal 20 tekens |
Job title | title | |
Department (homeOrganizationalUnits) | department en OU | |
reportsTo | manager | |
Termination date van de positie | accountExpires | |
Corporate contact photo | thumbnailPhoto | Verkleind tot maximaal 100 kB |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions
DyADP Workforce Now → Dyflexis
ADP Workforce Now Dyflexis koppeling: medewerkers en contracten van de Europese vestigingen in de planning