HR naar ERP
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie
Met een koppeling tussen Deel en 4PS Construct komt elke eigen werknemer van een Nederlandse legal entity in Deel automatisch in de 4PS-administratie van die entiteit, met functie, werkmail, datum in dienst en afdeling en kostenplaats als standaarddimensie. Is de beëindiging in Deel afgerond, dan krijgt de medewerker in 4PS de laatste werkdag als einddatum.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een Nederlandse bouw- of installatie-entiteit in 4PS Construct en HR voor de hele groep in Deel, maken nieuwe monteurs en uitvoerders met de hand aan in 4PS. In Deel staan ook EOR-medewerkers en contractors, en die horen niet als werknemer in 4PS.
- Bij de start koppelen we elke Nederlandse legal entity die met 4PS werkt aan een 4PS-administratie.
- Deel meldt een nieuwe eigen werknemer; KoppelHet maakt hem aan in de 4PS-administratie van zijn entiteit.
- Afdeling en kostenplaats gaan als standaarddimensie mee, als de waarde in 4PS al bestaat.
- Bij een afgeronde beëindiging zet KoppelHet de einddatum, en na de laatste werkdag de status op beëindigd.
Waar je op let bij Deel en 4PS Construct
- Deel kent eigen werknemers, EOR, PEO en contractors. In 4PS horen alleen eigen werknemers van de bouw- of installatie-entiteit, omdat hun uren op projecten en kostenplaatsen worden geboekt. Een EOR-medewerker in Nederland staat bij een werkgever van Deel op de loonlijst en blijft buiten 4PS.
- In de standaard API van Business Central, waar 4PS op draait, heeft een medewerker geen veld voor afdeling of leidinggevende. Afdeling en kostenplaats uit Deel gaan daarom als standaarddimensie op de medewerker. De leidinggevende uit Deel gaat niet mee.
- Deel houdt kostenplaatsen per legal entity bij, met een nummer en een naam. Dimensiewaarden zijn in de Business Central-API alleen te lezen. Staat een kostenplaatsnummer uit Deel nog niet in 4PS, dan maakt KoppelHet de medewerker zonder die dimensie aan en krijgt finance een melding met het ontbrekende nummer.
- Een beëindiging in Deel kan nog worden geannuleerd zolang ze in behandeling is. KoppelHet zet de einddatum in 4PS pas als de beëindiging is afgerond, en de status pas na de laatste werkdag op beëindigd. Tot die dag kan de monteur in 4PS uren schrijven.
- Een groep in Deel heeft vaak meerdere legal entities, en niet elke Nederlandse entiteit werkt met 4PS. Een holding of een kantoor zonder projecten blijft buiten de koppeling. Elke entiteit die wel meedoet, heeft in 4PS een eigen administratie, en KoppelHet schrijft per medewerker in de administratie van zijn entiteit.
- De medewerker in Business Central heeft ook velden voor adres, geboortedatum en bankrekening. KoppelHet vult die niet vanuit Deel. Voor uren en projecten in 4PS zijn ze niet nodig, en zo staat er niet meer persoonsgegevens in 4PS dan het werk vraagt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan contractors uit Deel naar 4PS?
Niet als werknemer. Onderaanneming en inhuur lopen in 4PS via inkoop. Een koppeling daarvoor kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de REST API (versie 2026-01-01) met een API-token of OAuth2. GET /rest/people met hiring_type, client_legal_entity, department, job_title, work_email, employments[] met employee_number, active_worker_termination_status (PENDING tot COMPLETED of CANCELED) en direct_employee_termination_last_day. Kostenplaatsen via GET /rest/legal-entities/{legal_entity_id}/cost-centers. Webhooks per soort aanmaak en voor wijzigingen.
- Naar 4PS via de Business Central API v2.0 per company - employees (POST en PATCH; number, givenName, surname, jobTitle, email, employmentDate, terminationDate, status Active, Inactive of Terminated; geen afdeling of manager) en defaultDimensions met parentType Employee (dimensionCode, dimensionValueCode). dimensionValues is alleen te lezen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
employments[].employee_number | number | |
first_name | givenName | |
last_name | surname | |
job_title | jobTitle | |
work_email | email | |
start_date | employmentDate | |
direct_employee_termination_last_day | terminationDate en status | |
department en cost_center_number | defaultDimensions | Alleen bestaande dimensiewaarden |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → Active Directory
Deel koppelen met Active Directory: domeinaccounts per soort medewerker