Recruitment naar HR
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Met een koppeling tussen Ashby en Deel wordt een kandidaat die in Ashby wordt aangenomen voor de eigen juridische entiteit een direct employee in Deel, met team, entiteit, functie, startdatum en salaris uit Ashby. KoppelHet maakt persoon en contract in één keer aan, zonder dat Deel de nieuwe werknemer weken voor de start al uitnodigt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Ashby werven en Deel gebruiken voor mensen in meerdere landen, zetten wie bij de eigen entiteit begint, en in Deel alleen als HR-record staat, nog met de hand in Deel, met team en senioriteit erbij.
- Het aanbod wordt geaccepteerd en de kandidaat gaat in Ashby op aangenomen.
- KoppelHet kijkt naar de juridische entiteit op het aanbod en neemt alleen aannames voor de eigen entiteit over.
- Team, afdeling en senioriteit worden opgezocht in Deel.
- KoppelHet maakt de direct employee aan, met een contract en zonder uitnodiging.
- Het Deel-ID wordt bij de sollicitatie bewaard; fouten komen als melding bij HR.
Waar je op let bij Ashby en Deel
- Volgens de huidige gids van Deel maak je een eigen werknemer, betaald via je eigen salarisadministratie, met één aanroep die persoon en contract tegelijk aanmaakt. Team, juridische entiteit, nationaliteit, land, senioriteit, functie, startdatum en salaris met valuta zijn daarbij verplicht.
- Ashby heeft geen vast veld voor nationaliteit, en de juridische entiteit staat er niet standaard bij een aanbod. We voegen beide als eigen velden aan het aanbodformulier toe; ontbreekt een van de twee, dan maakt KoppelHet niets aan en krijgt HR een melding.
- Een salaris in Ashby is een bedrag met valuta, zonder periode. Deel neemt aan dat een salaris per jaar is als je geen periode meegeeft. KoppelHet stuurt daarom altijd een periode mee, per opening afgesproken, zodat een maandbedrag niet als jaarsalaris in Deel komt.
- De opening in Ashby kent FullTime, PartTime, Intern, Contract en Temporary. Deel maakt een direct employee alleen als voltijd of deeltijd, en deeltijd vraagt een percentage. KoppelHet neemt alleen FullTime en PartTime over en leest het percentage uit een eigen aanbodveld; de rest blijft bij HR.
- Een locatie in Ashby heeft het land als naam, zoals United States, niet als code. KoppelHet zet die naam om naar de landcode voor Deel en stopt bij een onbekende naam, zodat een aanname niet in het verkeerde land komt.
- Laat je de uitnodiging weg, dan stuurt Deel de nieuwe werknemer direct een uitnodiging. KoppelHet zet de uitnodiging uit, zodat iemand niet weken voor de startdatum al mail van Deel krijgt; HR nodigt uit wanneer het past.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Doet Deel dan ook de salarisverwerking?
Nee. Een direct employee wordt volgens Deel betaald via jullie eigen salarisadministratie; Deel is dan het HR-systeem.
Gaat de aanbiedingsbrief mee naar Deel?
Niet in de eerste versie. Bestanden meenemen kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Ashby via de webhook candidateHire (Ashby-Signature; data.offer.latestVersion met startDate, salary met value en currencyCode, customFields en openingId) en de API voor opening (employmentType, locationIds) en location (address.postalAddress.addressCountry).
- Naar Deel via POST /rest/people (versie 2026-01-01, scope people:write) met data.client (team.id, legal_entity.id, department.id), data.employee (email, country, first_name, last_name, nationality, external_id), data.employment (type FULL_TIME of PART_TIME, job_title, seniority, start_date, part_time_percentage), data.compensation_details (salary, currency, scale) en data.invitation.action DISABLE. Seniority uit GET /lookups/seniorities, team uit GET /teams.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Ashby | Veld in Deel | Toelichting |
|---|---|---|
candidate.name | employee.first_name en employee.last_name | |
candidate.primaryEmailAddress | employee.email | |
location addressCountry (opening) | employee.country | Landnaam omgezet naar een code |
Eigen aanbodveld nationaliteit | employee.nationality | |
offer.latestVersion.startDate | employment.start_date | |
job.title | employment.job_title | |
opening employmentType (FullTime, PartTime) | employment.type (FULL_TIME, PART_TIME) | |
offer salary (value, currencyCode) | compensation_details.salary en currency | |
Eigen aanbodveld juridische entiteit | client.legal_entity.id | Vertaaltabel |
application.id | employee.external_id |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker