Payroll koppeling
Deel ADP iHCM koppeling: werknemers van de eigen Nederlandse BV uit Deel in de ADP-payroll
Met een koppeling tussen Deel en ADP iHCM NL gaan het salaris en de laatste werkdag van werknemers van de eigen Nederlandse BV uit Deel automatisch naar ADP, bij de paygroup die bij de juridische entiteit hoort. Contractors en EOR-medewerkers in Deel blijven buiten ADP, omdat Deel die zelf verloont.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die in Nederland begonnen met EOR via Deel en nu een eigen BV bij ADP iHCM laten verlonen, houden werknemers in Deel bij en geven elke loonsverhoging en elk vertrek apart door aan ADP. Bij een overstap van EOR naar de BV is vaak onduidelijk wie de laatste maand verloont.
- ADP of de salarisadministratie maakt de werknemer in iHCM aan; KoppelHet koppelt hem één keer aan de Deel-werknemer.
- Deel meldt een contractwijziging; KoppelHet haalt de werknemer op met dienstverband en betaling.
- Een nieuw salaris gaat met ingangsdatum naar het dienstverband in ADP.
- Een naamswijziging gaat naar de persoonsgegevens in ADP.
- De laatste werkdag uit Deel beëindigt het dienstverband in ADP.
Waar je op let bij Deel en ADP iHCM
- Deel kent naast werknemers van de eigen entiteit ook contractors, EOR-, PEO- en andere soorten werkenden. KoppelHet vraagt alleen de soort voor eigen werknemers op, zodat iemand die Deel zelf verloont nooit ook in ADP iHCM komt.
- Elke Nederlandse BV is in Deel een eigen juridische entiteit en in ADP iHCM een eigen paygroup. KoppelHet bepaalt de paygroup uit de entiteit van het dienstverband, niet uit het land of de werkplek van de werknemer.
- Deel bewaart de betaling als tarief met een schaal zoals per uur, week of maand, en een valuta. ADP iHCM wil een bedrag met een salariscode. KoppelHet vertaalt de schaal naar die code en houdt een betaling in een andere valuta dan euro tegen.
- Stapt iemand over van EOR naar de eigen BV, dan is dat in Deel een nieuw dienstverband. In ADP begint de werknemer pas op de startdatum van dat dienstverband; de maanden onder EOR blijven bij Deel, zodat niemand twee keer loon krijgt.
- Deel zet een webhook-abonnement uit na tien mislukte afleveringen achter elkaar. KoppelHet controleert daarom dagelijks of het abonnement nog actief is en vergelijkt de werknemers in Deel met ADP, zodat een stilgevallen melding niet pas na de run opvalt.
- Corrigeert HR in Deel de laatste werkdag, dan kan ADP een beëindiging niet wijzigen. KoppelHet annuleert hem in ADP en start hem opnieuw met de nieuwe datum, en rekent een beëindiging pas als klaar als ADP dat zelf bevestigt.
- Deel laat een koppeling per aanvraag kiezen welke velden terugkomen. KoppelHet vraagt alleen naam, entiteit, betaling en einddatum op; adres en bankrekening legt de salarisadministratie in ADP vast.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan EOR-medewerkers ook naar ADP?
Nee. Die verloont Deel. Alleen werknemers van de eigen Nederlandse BV gaan naar ADP iHCM.
Maakt de koppeling nieuwe werknemers aan in ADP?
Nee. De openbare iHCM-gidsen van ADP hebben daar geen API voor. ADP of de salarisadministratie maakt de werknemer aan, daarna houdt de koppeling hem bij.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de REST API (GET people met hiring_types hris_direct_employee of direct_employee, hiring_statuses en fields met puntnotatie; employments met client_legal_entity, payment.rate, payment.scale, payment.currency en termination_last_day) en webhooks met x-deel-signature (HMAC-SHA256), antwoord binnen 30 seconden, herhaling tot 16 uur en uitschakeling na tien opeenvolgende fouten.
- ADP iHCM via event notifications (worker.hire), worker.legalName.change (associateOID verplicht), de Base Remuneration Change API (2416 en 2417, één event per aanroep) en de Worker Terminate API (worker.terminate en worker-termination.cancel; afronding alleen via events). Elke URI in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | payrollfilenumber (via de ADP-medewerker) | Eenmalig gekoppeld aan het associateOID |
employments.client_legal_entity | payrollGroupCode | Vertaaltabel per entiteit |
employments.payment.rate | 2417 salarisbedrag | |
employments.payment.scale | 2416 salariscode | Uur, week of maand naar de ADP-code |
employments.payment.currency | Controle op euro | |
Naam | worker.legalName.change | |
employments.termination_last_day | worker.terminate |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie