ASVerzuimmelding (SIVI)
Deel koppelen met de arbodienst via SIVI: ziekte van eigen Nederlandse medewerkers automatisch gemeld
Met een koppeling tussen Deel en de Arbodienst gaat goedgekeurde ziekte van medewerkers die jullie Nederlandse BV zelf in dienst heeft, automatisch uit Deel naar de arbodienst, als SIVI-ziek-, wijzigings- of betermelding. Staat de einddatum in Deel nog als geschat, dan blijft het verzuimgeval bij de arbodienst open tot die datum vaststaat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Deel als HR-systeem gebruiken voor hun eigen medewerkers, en in Nederland een arbodienst hebben, melden ziekte nu in Deel en nog een keer bij de arbodienst. Omdat in dezelfde Deel-omgeving ook contractors en EOR-medewerkers staan, moet HR telkens nagaan voor wie de arbodienst eigenlijk geldt.
- Bij de start kiezen we de time off-beleidsregels in Deel die ziekte zijn, en voegen we aan dat beleid een vraag voor het vangnet toe.
- Deel stuurt een webhook bij een nieuwe, beoordeelde, gewijzigde of verwijderde aanvraag. KoppelHet haalt de aanvraag op en controleert of het om een eigen medewerker van de Nederlandse entiteit gaat.
- Na goedkeuring krijgt de arbodienst de ziekmelding, met het verzuimpercentage uit Deel.
- Wordt de einddatum definitief, dan volgt de betermelding; een ander percentage gaat als wijziging.
- De retourmelding van de arbodienst staat in het KoppelHet platform. Een verwijderde aanvraag of een afkeuring wordt een taak voor HR.
Waar je op let bij Deel en Arbodienst (SIVI)
- In Deel staan eigen medewerkers, EOR-medewerkers en contractors door elkaar. Een EOR-medewerker is in dienst van een werkgever van Deel, en een contractor is geen werknemer. KoppelHet stuurt daarom alleen ziekte van eigen medewerkers van de Nederlandse entiteit naar jullie arbodienst.
- Bij een aanvraag kan Deel aangeven dat de einddatum een schatting is. Zo begint langdurig verzuim vaak. KoppelHet stuurt dan wel de ziekmelding, maar de betermelding pas als de schatting eraf is.
- Deel kan per aanvraag een percentage vastleggen. Dat percentage gaat rechtstreeks als verzuimpercentage naar de arbodienst. Zonder percentage rekent KoppelHet het uit met de halve dagen en het werkrooster uit Deel.
- Een aanvraag in Deel heeft de statussen aangevraagd, goedgekeurd, afgewezen, opgenomen en geannuleerd. Goedgekeurd en opgenomen gaan naar de arbodienst; een aanvraag die nog wacht niet, tenzij jullie ziekte zonder goedkeuring inrichten.
- Een beleid in Deel kan eigen vragen hebben, waarvan de antwoorden bij de aanvraag staan. Daar leggen we het vangnet vast en, als dat nodig is, of het om een arbeidsongeval gaat. Zo komt de vangnetvraag bij de ziekmelding zelf, en niet in een los veld dat niemand bijhoudt.
- De webhooks van Deel voor time off verwijzen naar het contract, niet naar de persoon. Iemand met twee contracten bij de Nederlandse entiteit krijgt daardoor bij de arbodienst twee dienstverbanden onder één werknemernummer.
- Een aanvraag in Deel kan een reden en een omschrijving in vrije tekst hebben. Daar kan een klacht in staan, dus die velden gaan nooit naar de arbodienst.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Geldt dit ook voor onze EOR-medewerkers in Nederland?
Nee. Zij zijn in dienst van een werkgever van Deel, die hun verzuimbegeleiding regelt. De koppeling gaat over medewerkers die jullie eigen Nederlandse entiteit in dienst heeft.
Gaat de reden uit Deel naar de arbodienst?
Nee. Reden en omschrijving blijven in Deel. De arbodienst krijgt datums, percentage en het vangnet.
Wat als iemand een ziekmelding in Deel verwijdert?
Dan krijgt HR een taak. Een melding bij de arbodienst intrekken spreken we liever af met de arbodienst dan dat de koppeling het stil doet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de webhooks time-off.created, time-off.reviewed, time-off.updated en time-off.deleted (payload met contract_id, start_date, end_date, start_date_is_half_day, end_date_is_half_day en status), en GET /rest/time_offs/profile/{hris_profile_id} met status (REQUESTED, APPROVED, REJECTED, USED, CANCELED) en updated_start_date voor de dagelijkse controle. Velden onder meer id, contract_oid, time_off_type_id, time_off_percentage, is_end_date_estimated en custom_field_values. Werkrooster via GET /rest/time_offs/dailies. Filter op hiring type direct employee en de Nederlandse legal entity. Scope time-off:read.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met Vangnet J/N (verplicht), organisatie-eenheid en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
HRIS-profiel (worker ID) | Identificatie werknemer | Geen BSN |
contract_oid | Identificatie dienstverband | |
id (time off) | Verzuimgeval identificatie | |
start_date | Datum eerste verzuimdag | |
time_off_percentage, of halve dagen tegen het werkrooster | Percentage verzuim | |
end_date + 1 dag, alleen als is_end_date_estimated onwaar is | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
custom_field_values van het ziektebeleid | Vangnet J/N | Vraag die we aan het beleid toevoegen |
Afdeling in het HRIS-profiel | Organisatie-eenheid, code |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie