Payroll koppeling
Deel DATEV koppeling: werknemers van de eigen Duitse GmbH uit Deel naar de Steuerberater
Een koppeling tussen Deel en DATEV zet de werknemers van de eigen Duitse vennootschap uit Deel, met naam, startdatum, loon en laatste werkdag, klaar in DATEV voor de Steuerberater. Contractors en EOR-medewerkers in Deel blijven buiten DATEV, omdat Deel die zelf verloont.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Deel gebruiken voor contractors en EOR in meerdere landen, en daarnaast een eigen Duitse GmbH hebben die bij een Steuerberater in DATEV wordt verloond, beheren hun Duitse werknemers ook in Deel. Zonder koppeling gaan nieuwe Duitse collega's en vertrekkers per mail naar het kantoor.
- KoppelHet krijgt een API-token voor Deel met leesrechten op people en employments, en abonneert zich op de contractgebeurtenissen.
- Bij een melding haalt KoppelHet het dienstverband op en kijkt naar hiring type en rechtspersoon.
- Alleen werknemers van de Duitse GmbH worden omgezet naar stam- en mutatiegegevens voor DATEV.
- De aanlevering gaat via de Lohnimportdatenservice naar het rekencentrum of als ASCII-bestand naar het kantoor.
- De Steuerberater vult de Duitse belastinggegevens aan en neemt de gegevens over.
Waar je op let bij Deel en DATEV
- Deel bevat contractors, EOR-medewerkers en werknemers van eigen entiteiten door elkaar. KoppelHet filtert op het hiring type voor eigen werknemers en op de Duitse rechtspersoon, zodat een Duitse EOR-medewerker, die Deel zelf verloont, nooit ook nog in DATEV belandt.
- Deel kent voor eigen werknemers twee hiring types, hris_direct_employee en direct_employee. KoppelHet neemt bij de start vast welk type in jullie Deel-omgeving gebruikt wordt, zodat geen Duitse werknemer tussen de filters door valt.
- Het loon staat in Deel per dienstverband als bedrag met een schaal en een valuta. KoppelHet controleert dat de valuta euro is en rekent een jaarbedrag om naar het maandelijkse Festbezug dat DATEV verwacht.
- Elke Duitse vennootschap is in Deel een eigen client legal entity en heeft bij de Steuerberater een eigen Mandant-nummer. KoppelHet kiest de Mandant op basis van die rechtspersoon, niet op land of werkplek.
- Nationale nummers zoals een sociale-verzekeringsnummer geeft Deel alleen terug als die functie voor de organisatie aanstaat en de aanvraag niet is afgeschermd. Zonder die gegevens vult de Steuerberater Steuer-ID en Sozialversicherungsnummer in DATEV in, en de koppeling overschrijft ze niet.
- Stapt een medewerker over van EOR naar de eigen GmbH, dan is dat in Deel een nieuw dienstverband. In DATEV wordt dat een indiensttreding met de nieuwe startdatum; de EOR-periode is al door Deel verloond.
- Deel ondertekent zijn webhooks. KoppelHet accepteert alleen meldingen met een geldige handtekening en vergelijkt daarnaast elke dag de Duitse werknemers in Deel met wat al naar DATEV is gegaan, zodat een gemiste melding de run niet mist.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan onze Duitse EOR-medewerkers ook naar DATEV?
Nee. Die worden door Deel verloond. Alleen werknemers van de eigen Duitse vennootschap gaan naar de Steuerberater.
Wat als we Deel ook voor de Duitse loonverwerking willen gebruiken?
Dan is DATEV niet meer nodig en vervalt deze koppeling. Deze pagina is voor organisaties die de Steuerberater houden.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de REST API: GET people met hiring_types (hris_direct_employee of direct_employee) en employments (start_date, payment met rate, scale en currency, client_legal_entity, termination_last_day); additional_details met nationale nummers alleen met feature flag. Ondertekende webhooks bij contractgebeurtenissen.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en mutatiegegevens via het DATEV-rekencentrum, activering door de Steuerberater in DATEV Arbeitsplatz, toegang voor partnersoftware na onboarding) of een ASCII-bestand dat het kantoor in LODAS inleest.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
employments[].employee_number of worker_id | Personalnummer | |
first_name, last_name, birth_date | Vorname, Name, Geburtsdatum | |
addresses | Anschrift | |
employments[].start_date | Eintrittsdatum | |
employments[].payment (rate, scale, currency) | Festbezug of Stundenlohn | Scale bepaalt maand, jaar of uur |
client_legal_entity | Mandant | Elke Duitse vennootschap een eigen Mandant |
termination_last_day | Austrittsdatum |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie