Identity en access management
Deel koppelen met Entra ID: accounts voor werknemers, EOR en contractors
Met een koppeling tussen Deel en Microsoft Entra ID krijgt iedereen die jullie via Deel aannemen, of het nu een eigen werknemer, EOR-medewerker of contractor is, een Microsoft-account met het juiste land, de leidinggevende en passende toegang. Op de laatste werkdag in Deel wordt de aanmelding geblokkeerd, in welk land de collega ook werkte.
Wat de koppeling doet
Wie naast een eigen BV mensen in andere landen via Deel inhuurt, als EOR-medewerker of contractor, en iedereen in Microsoft 365 laat werken, hoort van een nieuwe collega vaak pas als die zich meldt. Contractors van wie het contract al is afgelopen, hebben nog maanden toegang.
- HR of de manager zet een nieuw contract op in Deel. Zodra het contract is ondertekend, meldt Deel de nieuwe persoon.
- KoppelHet maakt het Microsoft-account aan met naam, land, afdeling, leidinggevende en de soort arbeidsrelatie, klaar voor de startdatum.
- Groepen en licentie volgen uit het land en de soort arbeidsrelatie. Contractors krijgen bijvoorbeeld geen toegang tot HR-sites.
- Wijzigt de functie, afdeling of leidinggevende in Deel, dan volgen de gegevens in Entra ID.
- Op de laatste werkdag uit Deel blokkeert KoppelHet de aanmelding en haalt de persoon uit alle groepen.
Waar je op let bij Deel en Microsoft Entra ID
- Deel schrijft in de eigen documentatie dat het mensen niet zelf naar een identity provider zoals Entra ID stuurt; daarvoor is een tussenlaag nodig die Deel uitleest en het doel bijwerkt. Die tussenlaag is de koppeling van KoppelHet.
- Voor de salarisadministratie tellen alleen eigen werknemers, maar een account heeft iedereen nodig. De koppeling neemt daarom ook EOR-medewerkers en contractors mee en zet de soort arbeidsrelatie in Entra ID, zodat IT per groep andere toegangsregels kan gebruiken.
- Gaat een EOR-medewerker over naar jullie eigen BV, dan krijgt die in Deel een nieuw dienstverband. KoppelHet koppelt het account aan de persoon en niet aan het contract, zodat de collega zijn account, mailbox en bestanden houdt.
- Deel geeft bij elke persoon het werkadres van de directe leidinggevende mee. KoppelHet zoekt daarmee het account van de manager in Entra ID op, ook als de manager in een ander land of bij een andere entiteit werkt.
- Collega's via Deel werken in veel landen, en Microsoft vraagt voor elke licentie een land. Het land van het dienstverband in Deel gaat mee, zodat een licentie ook werkt voor een ontwikkelaar in Portugal of een salesmanager in Brazilië.
- Deel stopt na tien mislukte pogingen met het versturen van meldingen naar een adres, na ongeveer een etmaal. KoppelHet bewaakt dat en vergelijkt daarnaast elke dag alle actieve mensen in Deel met Entra ID, zodat een vertrek nooit afhangt van één melding.
- Iemand die in Deel nog niet is begonnen, staat daar als niet gestart. KoppelHet maakt het account wel al aan, maar zet het pas op de startdatum aan.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgen contractors dezelfde toegang als werknemers?
Alleen als jullie dat willen. De soort arbeidsrelatie uit Deel staat in Entra ID, dus groepen en toegangsregels kunnen per soort verschillen.
Wat gebeurt er als een contractor-contract eindigt maar verlengd wordt?
Een verlenging in Deel schuift de einddatum op. KoppelHet blokkeert pas op de laatste einddatum die Deel dan kent.
Ziet de koppeling salarissen of bankgegevens in Deel?
Nee. We vragen alleen de rechten op mensen en organisatiegegevens die voor een account nodig zijn.
Werkt dit ook met Active Directory in ons eigen netwerk?
Ja, die koppeling bouwen we ook.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De koppeling leest alleen de velden die Entra ID nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel wordt gelezen via de HRIS People API (onder meer worker_id, preferred_first_name, job_title, department, direct_manager.work_email, hiring_type, person_status ACTIVE, NOT_STARTED of INACTIVE, employments met client_legal_entity en termination_last_day) en de Deel SCIM API (GET /scim/Users). Wijzigingen komen binnen via webhooks zoals Worker V2 Created, Updated en Deleted, ondertekend met x-deel-signature (HMAC-SHA256).
- Deel probeert een mislukte webhook opnieuw na 1, 2, 4 tot 16 uur; na de tiende mislukte poging wordt de webhook uitgeschakeld. Meldingen kunnen dubbel binnenkomen; KoppelHet verwerkt ze idempotent op event_id.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user) met employeeId (maximaal 16 tekens), companyName, usageLocation (verplicht voor licenties), employeeType, manager en accountEnabled.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | employeeId | Per persoon, niet per contract |
preferred_first_name of first_name | givenName en displayName | |
preferred_last_name of last_name | surname | |
Naamgevingsregel of work_email | userPrincipalName en mail | |
job_title | jobTitle | |
department.name | department | |
client_legal_entity.name | companyName | Eigen entiteit of de EOR-entiteit van Deel |
direct_manager.work_email | manager | |
Land van het dienstverband | usageLocation | Verplicht voor een licentie |
hiring_type | employeeType | Werknemer, EOR of contractor |
termination_last_day | accountEnabled = false |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie