Accounts in applicaties
Deel HubSpot koppeling: HubSpot-gebruikers voor commerciële teams in elk land, met de tijdzone van het contract
Met een koppeling tussen Deel en HubSpot krijgt iedereen die via Deel in een sales-, marketing- of serviceafdeling start automatisch een HubSpot-gebruiker, met rechtenset, team en de tijdzone van zijn contract, of hij nu eigen werknemer, EOR of contractor is. Na de laatste werkdag van zijn laatste contract in Deel verdwijnt de HubSpot-gebruiker, en verlof uit Deel staat als afwezigheid in HubSpot.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die commerciële teams in meerdere landen via Deel aannemen en met HubSpot werken, richten elke HubSpot-gebruiker met de hand in. Tijdzones staan vaak verkeerd, waardoor afspraakpagina's de verkeerde tijden tonen, en een contractor van wie het contract afloopt, houdt zijn seat.
- Deel meldt een nieuw of gewijzigd contract via een ondertekende webhook.
- Valt de persoon onder een commerciële afdeling, dan maakt KoppelHet op de startdatum een HubSpot-gebruiker met rechtenset en team.
- De tijdzone uit het contract komt in het HubSpot-profiel.
- Goedgekeurd verlof uit Deel wordt afwezigheid in HubSpot.
- Na de laatste werkdag van het laatste contract, en na een overdrachtslijst voor de manager, verwijdert KoppelHet de gebruiker.
Waar je op let bij Deel en HubSpot
- Deel geeft per contract een tijdzone mee. HubSpot gebruikt de tijdzone van de gebruiker voor afspraakpagina's en wil die hebben voordat werktijden kunnen worden ingesteld. KoppelHet neemt de tijdzone uit het contract over, zodat een verkoper in Singapore vanaf de eerste dag de goede tijden aanbiedt.
- In Deel werken eigen werknemers, mensen via employer of record en contractors naast elkaar, elk met een eigen hiring type. Per hiring type kiezen jullie welke rechtenset iemand krijgt; een extern bureau kan zo marketingrechten krijgen zonder toegang tot alle deals.
- Een persoon kan in Deel meerdere contracten hebben, bijvoorbeeld een afgelopen contractorcontract en een nieuw EOR-contract. KoppelHet gebruikt het worker ID als sleutel en verwijdert de HubSpot-gebruiker pas na de laatste werkdag van het laatste lopende contract, zodat een overstap geen klanten en deals laat verdwijnen.
- Bij een afdeling in Deel staat de bovenliggende afdeling als naam. KoppelHet bouwt daarmee de teamboom in HubSpot na en houdt per afdeling een vaste sleutel bij, zodat een hernoemde afdeling hetzelfde HubSpot-team blijft.
- Deel meldt verlof met begin, einde, halve dagen en status. Alleen goedgekeurd verlof zet KoppelHet als afwezigheid in HubSpot; een ingetrokken aanvraag haalt de afwezigheid weer weg.
- Deel kent de status NOT_STARTED voor iemand die getekend heeft maar nog niet begonnen is. KoppelHet wacht met de HubSpot-gebruiker tot de startdatum, zodat er geen seat wordt betaald voor een contract dat misschien nog wordt ingetrokken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgen contractors een HubSpot-gebruiker?
Als jullie dat willen. Per hiring type en afdeling kiezen jullie of iemand een gebruiker krijgt en met welke rechtenset.
Ziet HubSpot het soort verlof?
Nee. Alleen de periode gaat naar HubSpot. Reden en saldo blijven in Deel.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel REST API (versie 2026-01-01) met een API-token of OAuth2. GET /rest/people met fields; per persoon worker_id, preferred_first_name, department (name, parent), person_status en employments met work_email, job_title, timezone, hiring_type en termination_last_day. Verlof via de time-off-webhooks (created, reviewed, updated, deleted). Webhooks ondertekend met x-deel-signature (HMAC-SHA256).
- Naar HubSpot via de user provisioning API (settings/v3/users, opzoeken met idProperty=EMAIL; aanmaken, wijzigen met rechtenset en team, verwijderen), de Teams API en de Users-objecten (hs_standard_time_zone, hs_out_of_office_hours, hs_job_title). Rechtensets eerst in HubSpot aanmaken; betaalde seats vragen de scope billing-write.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in HubSpot | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | Koppeltabel naar de HubSpot-gebruiker | Blijft gelijk over contracten heen |
preferred_first_name of first_name, last_name | firstName, lastName | |
employments[].work_email | email | |
employments[].job_title en hiring_type | roleId | Via een tabel; contractors eventueel met een beperktere rechtenset |
department (name, parent) | primaryTeamId en parentTeamId | |
employments[].timezone | hs_standard_time_zone | |
time off (start_date, end_date, status) | hs_out_of_office_hours | |
employments[].termination_last_day | Verwijderen na de laatste werkdag |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie