Identity en access management
Deel Okta koppeling: medewerkers, EOR en contractors uit Deel in Okta
Met een koppeling tussen Deel en Okta krijgt iedereen die via Deel voor jullie werkt, eigen medewerker, EOR-medewerker of contractor, een Okta-gebruiker met functie, team, land en leidinggevende, en stopt de toegang als het contract eindigt. KoppelHet leest de mensen uit Deel, past per soort arbeidsrelatie eigen regels toe en houdt bij een overstap tussen contractvormen hetzelfde Okta-account.
Wat de koppeling doet
Organisaties met eigen personeel, EOR-medewerkers en contractors in Deel en toegang via Okta geven contractors vaak dezelfde apps als vaste medewerkers. Wie van contractor naar EOR overstapt, krijgt een nieuw account en verliest zijn bestanden.
- In Deel wordt een contract getekend; de persoon staat daar als nog niet gestart.
- KoppelHet zet de gebruiker klaar in Okta, met de soort arbeidsrelatie en het land van het contract.
- Op de startdatum wordt de gebruiker actief; groepen per soort arbeidsrelatie bepalen welke apps er zijn.
- Stapt iemand over van contractor naar EOR of naar jullie eigen bv, dan blijft het dezelfde Okta-gebruiker met nieuwe groepen.
- Na de laatste dag van het laatste contract deactiveert KoppelHet de gebruiker.
Waar je op let bij Deel en Okta
- Voor een salarisadministratie tellen alleen eigen werknemers, maar voor Okta telt iedereen die in jullie systemen werkt. De soort arbeidsrelatie uit Deel gaat mee, zodat een contractor in Okta andere apps en een eigen einddatum kan hebben dan een vaste medewerker.
- Stapt iemand over van contractor naar EOR of naar jullie eigen bv, dan maakt Deel een nieuw contract. KoppelHet koppelt de Okta-gebruiker aan de persoon en niet aan het contract, zodat de collega zijn account en toegang houdt.
- Wie in Deel nog niet is begonnen, staat daar als niet gestart. KoppelHet zet de Okta-gebruiker dan al klaar zonder dat die kan inloggen, en activeert hem op de startdatum.
- Deel geeft bij elke persoon het werkadres van de directe leidinggevende mee. KoppelHet zoekt daarmee de Okta-gebruiker van de manager op, ook als die bij een andere entiteit of in een ander land werkt.
- Deel zet de meldingen naar een adres stil na tien mislukte pogingen, na ongeveer een etmaal. KoppelHet bewaakt dat en vergelijkt elke dag alle actieve mensen in Deel met Okta, zodat een einde van een contract nooit aan één melding hangt.
- Een leidinggevende moet al in Okta bestaan voordat een medewerker naar hem kan verwijzen. Komen een nieuwe manager en zijn nieuwe teamlid tegelijk uit Deel, dan maakt KoppelHet eerst beide gebruikers aan en zet de managerrelatie in een tweede ronde.
- Deel raadt aan een gebruiker bij het einde van een contract te deactiveren en niet te verwijderen, voor de audit en een eventuele herintreding. KoppelHet deactiveert de Okta-gebruiker daarom en verwijdert hem niet.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgen contractors ook een Okta-account?
Als jullie dat willen. De soort arbeidsrelatie gaat mee naar Okta, zodat contractors in een eigen groep met eigen apps en een eigen einddatum vallen.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst; alleen de velden uit het ontwerp gaan over en salarisgegevens uit Deel blijven buiten de koppeling. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Deel via de HRIS People API (worker_id, hiring_type, person_status ACTIVE, NOT_STARTED of INACTIVE, employments met client_legal_entity en termination_last_day, direct_manager.work_email) en webhooks zoals Worker V2 Created, Updated en Deleted, ondertekend met x-deel-signature (HMAC-SHA256), idempotent op event_id.
- Naar Okta schrijven we via de Users API met een OAuth 2.0 service app (aanmaken zonder activatie, activeren, deactiveren) of via een Custom Identity Source met de Identity Sources API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Okta | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | employeeNumber | |
preferred_first_name of first_name | firstName | |
last_name | lastName | |
Naamgevingsregel | login en email | |
job_title | title | |
department | department | |
hiring_type | userType | Eigen medewerker, EOR of contractor |
country | countryCode | |
direct_manager.work_email | managerId en manager | |
person_status en termination_last_day | status (STAGED, ACTIVE, DEPROVISIONED) |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie