HR naar ERP
Deel NetSuite koppeling: eigen werknemers uit Deel als employee bij de juiste subsidiary
Met een koppeling tussen Deel en Oracle NetSuite wordt elke eigen werknemer en EOR-medewerker uit Deel een employee in NetSuite, bij de subsidiary van zijn primaire juridische entiteit, met department, functie en supervisor. De NetSuite-app van Deel zelf boekt facturen als vendor bills en maakt vendors aan; deze koppeling vult de employees die die app niet aanmaakt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die mensen via Deel in dienst nemen en NetSuite OneWorld voor finance gebruiken, hebben de NetSuite-app van Deel vaak al voor facturen. Employees voor declaraties, goedkeuringen en projecten zetten ze daarnaast met de hand in NetSuite, en vertrekkers houden daar hun toegang.
- Deel meldt een nieuw of gewijzigd contract; KoppelHet haalt de persoon op met alleen de benodigde velden.
- KoppelHet neemt alleen eigen werknemers en EOR-medewerkers; contractors blijven bij de Deel-app als vendor.
- De primaire juridische entiteit bepaalt de subsidiary, en de afdeling wordt het department van die subsidiary.
- De employee wordt aangemaakt of bijgewerkt, met de directe leidinggevende als supervisor.
- Na een afgeronde beëindiging vult KoppelHet de einddatum en de vertrekvelden, en trekt de toegang in.
Waar je op let bij Deel en Oracle NetSuite
- De NetSuite-app van Deel zoekt vendors op e-mailadres en kan ze ook aanmaken, ook voor werknemers. Staat dezelfde persoon als vendor én als employee in NetSuite, dan ontstaan twee records met hetzelfde e-mailadres. KoppelHet beperkt zich tot employees, en bij de start bepalen we per hiring type welk record leidend is.
- Deel kent voor eigen werknemers volgens de huidige documentatie de hiring types hris_direct_employee en direct_employee, naast eor en contractor. KoppelHet filtert op die eerste twee en eor, zodat contractors alleen via de Deel-app als vendor in NetSuite komen.
- Een persoon in Deel kan contracten bij meerdere juridische entiteiten hebben, maar Deel geeft ook één primaire entiteit per persoon. Een employee in NetSuite hoort bij één subsidiary. KoppelHet gebruikt de primaire entiteit voor de subsidiary en meldt personen met contracten bij meerdere entiteiten aan finance.
- Gebruikt NetSuite het bijhouden van vertrekredenen, dan moeten categorie, reden, toelichting en regretted gevuld zijn. Deel geeft per contract of iemand vrijwillig is vertrokken. KoppelHet vult daarmee de categorie, en reden en toelichting met een vaste waarde die finance kiest, zodat de uitdiensttreding niet blijft hangen.
- Een beëindiging in Deel kan nog mislukken of worden geannuleerd. NetSuite zet een employee niet vanzelf inactief en trekt rollen niet vanzelf in. KoppelHet wacht op de status afgerond, vult dan de einddatum, zet de employee inactief en neemt de toegang weg.
- Deel geeft de afdeling als naam met de bovenliggende afdeling, en die structuur geldt voor de hele organisatie. In NetSuite is een department alleen bruikbaar bij de subsidiaries waaraan het is gekoppeld. KoppelHet vertaalt afdeling plus entiteit naar een department dat bij de juiste subsidiary hoort, zodat een collega bij de Duitse entiteit niet op een Amerikaans department komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We hebben de NetSuite-app van Deel al. Waarom nog deze koppeling?
Die app boekt facturen en maakt vendors. Voor declaraties, goedkeuringen en projecten heeft NetSuite employees nodig; die vult deze koppeling.
Gaan loonkosten uit Deel naar NetSuite?
Facturen gaan via de app van Deel. Een loonjournaal per entiteit kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via webhooks en GET /rest/people met fields (client_legal_entity als primaire entiteit, employments[0].client_legal_entity, employments[0].hiring_type, employments[0].employee_number, employments[0].voluntarily_left, employments[0].termination_last_day, department, direct_manager, job_title, work_email) en filter hiring_types (hris_direct_employee, direct_employee, eor). active_worker_termination_status met COMPLETED, FAILED en CANCELED.
- NetSuite via SuiteTalk REST web services (employee-record) met OAuth 2.0 en een integratierol. Subsidiary op de parent niet te wijzigen; department per subsidiary; met Termination Reason Tracking zijn categorie, reden, toelichting en regretted verplicht; rollen en toegang apart intrekken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Oracle NetSuite | Toelichting |
|---|---|---|
work_email | Email | |
employments[].employee_number | Employee ID | |
client_legal_entity (primair) | Subsidiary | Vertaaltabel |
department.name en parent | Department | Per subsidiary |
job_title | Job Title | |
direct_manager.work_email | Supervisor | |
termination_last_day (COMPLETED) | Termination Date en Inactive | |
employments[].voluntarily_left | Termination Category | Vrijwillig of onvrijwillig |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie