Payroll koppeling
Deel Paychex Flex koppeling: eigen Amerikaanse werknemers uit Deel als worker in Paychex Flex
Een koppeling tussen Deel en Paychex Flex maakt een eigen werknemer van de Amerikaanse rechtspersoon in Deel aan als worker van het type EMPLOYEE in Paychex Flex, met naam, voltijd of deeltijd en startdatum. Paychex zet die worker op IN_PROGRESS, waarna belastinggegevens en bankrekening in Flex worden afgemaakt; PEO-, EOR- en contractorrelaties in Deel gaan niet naar Paychex.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Deel wereldwijd voor HR gebruiken en de lonen van hun eigen Amerikaanse Inc. in Paychex Flex draaien, zetten een Amerikaanse starter met de hand in Flex. Wie Deel daar ook als PEO of EOR gebruikt, moet per persoon nagaan welke partij betaalt.
- De Flex-beheerder keurt de app van KoppelHet goed onder Integrated Applications.
- HR maakt in Deel een eigen werknemer aan bij de Amerikaanse rechtspersoon.
- KoppelHet controleert hiring type en rechtspersoon en maakt een worker van het type EMPLOYEE in Paychex.
- Met het workerId zet KoppelHet het loon en het personeelsnummer bij de worker.
- De medewerker of beheerder vult belastingformulieren en bankgegevens in Flex in; KoppelHet meldt workers die te lang IN_PROGRESS blijven.
Waar je op let bij Deel en Paychex Flex
- Deel kent naast eigen werknemers ook het hiring type peo, voor wie Deel in de Verenigde Staten als co-employer de lonen verzorgt. KoppelHet stuurt alleen werknemers uit de gids voor eigen werknemers naar Paychex en laat peo, eor en contractor liggen, zodat niemand door twee partijen wordt betaald.
- Paychex maakt via de API alleen workers van het type EMPLOYEE of INDEPENDENT_CONTRACTOR aan, en elke nieuwe worker staat op IN_PROGRESS tot hij in Flex is afgemaakt. KoppelHet gebruikt alleen EMPLOYEE, omdat contractors in Deel via Deel worden betaald.
- Deel legt een dienstverband vast als FULL_TIME of PART_TIME, met een deeltijdpercentage. Paychex Flex gebruikt hetzelfde onderscheid in employmentType. KoppelHet neemt de waarde direct over; het percentage gaat als notitie naar payroll, omdat de werkuren in Flex per loonschema worden ingericht.
- Een partnerapp krijgt bij Paychex pas toegang tot een klant nadat de beheerder van die klant het verzoek in Flex goedkeurt. Het verzoek gaat met het displayId van het bedrijf. Heeft de organisatie meer Amerikaanse entiteiten in Deel, dan vraagt KoppelHet per Paychex-bedrijf toegang en legt de koppeling met de legal entity vast.
- Het Amerikaanse SSN geeft Deel alleen in additional_details terug als de feature flag aanstaat en persoonsgegevens niet worden afgeschermd. Paychex vraagt het SSN niet bij het aanmaken. KoppelHet laat het daarom weg en laat de medewerker het zelf in Flex invullen via de uitnodiging van Paychex.
- Is het Paychex-account van de klant geblokkeerd, dan geeft Paychex een 423 terug, soms met een workerId dat niet gebruikt mag worden. KoppelHet bewaart dat ID niet, zet de Deel-werknemer in de wachtrij en probeert opnieuw als het account weer open is.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat vertrek ook naar Paychex?
Niet in de eerste versie. Een laatste werkdag uit Deel kan later als uitbreiding; tot die tijd zet payroll de worker zelf op beëindigd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de HRIS-API met bearer token: webhook Employee Created Direct (legal_entity_id, contract_oid, start_date, gross_annual_salary) en GET /rest/people met hiring_type, employments en compensation; additional_details alleen met feature flag.
- Paychex via https://api.paychex.com met een partnerapp; toegang per klant via /management/requestclientaccess met het displayId. POST /companies/{companyId}/workers met givenName, familyName en workerType, daarna PATCH /workers/{workerId} en compensation op het workerId.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Paychex Flex | Toelichting |
|---|---|---|
hiring_type en legal_entity_id | Filter: alleen eigen werknemers van de Amerikaanse entiteit | peo, eor en contractor vallen af |
legal_entity_id | companyId in Paychex | |
first_name, last_name | name.givenName, name.familyName | |
Vaste waarde | workerType EMPLOYEE | |
employment.type (FULL_TIME, PART_TIME) | employmentType | |
employment.start_date | Startdatum van de worker | |
compensation_details (salary, scale) | Compensation na aanmaken | Uurloon of jaarsalaris |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie